Benutzeranleitung


Erste Schritte

Webling aktivieren

Nach der Anmeldung bekommst du ein Email zugesandt. Darin ist ein Aktivierungscode mit welchem das Konto freigeschaltet werden kann. Zudem werden alle benötigten Informationen sowie Links ebenfalls mit diesem Email versandt. Sollte das Email wider Erwarten nicht ankommen, bitten wir dich mit uns Kontakt aufzunehmen.

In Webling einloggen

Wenn dein Konto aktiviert ist, kannst du dich unter http://deinverein.webling.ch in dein Webling einloggen. Sobald du dich eingeloggt hast, erscheint nachfolgender Menübalken:

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Mitgliederverwaltung

Vereinsgruppen erstellen

Sofern du noch nichts daran verändert hast wird vorerst nur die Hauptgruppe angezeigt. Deren Name "Mitglieder" kann mit einem Doppelklick auf den Namen angepasst werden. Wir empfehlen, hier gleich den Namen des Vereines einzutragen.

Zur Hauptgruppe kannst du nun alle benötigten Gruppen hinzufügen. Als Beispiel ein Schachclub, der keine Altersgruppen kennt und nur aus dem Vorstand und Einzelmitgliedern besteht: In diesem Fall müssen in der Hauptgruppe nur zwei Gruppen erstellt werden, eine mit dem Namen "Vorstand" und eine mit dem Namen "Mitglieder" Der Name dieser Gruppen kann wiederum einfach mit einem Doppelklick auf den Namen angepasst werden.

Das ist eigentlich auch schon alles in Sachen Struktur erstellen. Natürlich gibt es in gewissen Vereinen etwas komplexere Strukturen, welche aber von Webling flexibel durch beliebig viele Untergruppen abgebildet werden können.

Datenfelder erstellen

Mit Webling kann man nicht nur seinen Vereinstrukturen anpassen, auch die Datenfelder sind beliebig anpassbar. In diesem Beispiel gehen wir davon aus, das wir ein Auswahlfeld für die Vereinsfunktionäre und ein Geburtstagsfeld zusätzlich brauchen. Die Verwaltung der Datenfelder ist zwar nicht in der Mitgliederverwaltung, jedoch müssen wir zuerst alle benötigten Felder einrichten.

Um zusätzliche Datenfelder zu Erstellen, öffnen wir "Administration" > "Felder bearbeiten" Falls notwendig passen wir hier mit einem Klick auf das Icon Stiftzeichen die Bezeichnung der Felder an, löschen mit einem Klick auf den Papierkorb Löschen die nicht benötigten Felder oder verschieben mit den Pfeilen Pfeil runter Pfeil hoch die Felder an die gewünschte Position.

In unserem Beispiel brauchen wir jetzt zuerst ein Auswahlfeld. Über den Link "Neues Datenfeld erstellen" am unteren Rand öffnen wir den Dialog für neue Datenfelder. Das Auswahlfeld ist ein spezielles Feld, welches man über den untersten Punkt "Mehr Felder" findet. Wenn wir das Auswahlfeld ausgewählt und auf "Erstellen" geklickt haben, sclhiesst sich der Dialog und das neu erstellte Feld erscheint in der Auflistung der Felder nun ganz unten.

Wir öffnen den Dialog zur Bearbeitung des Feldes mit einem Klick auf das Icon Stiftzeichen und passen gleich als erstes den Namen an. Da dieses Feld die Funktion der Mitglieder beschreiben soll, nennen wir es "Funktion" Unser einfaches Beispiel geht von einem Schachclub aus, der nur aus normalen Mitgliedern, Vorstandsmitgliedern und dem Präsidenten besteht. Mit einem Klick auf "Auswahlmöglichkeit hinzufügen" werden Diese nun einzeln erstellt.

Nun machen wir nochmals fast das Gleiche mit dem Geburtstagsfeld, nur dass das Geburtstagfeld noch viel einfacher zu Erstellen ist, es bietet keine weiteren Auswahlmöglichkeiten wie das Feld zuvor. Wenn wir diese beiden Felder erstellt haben und zur Mitgliederverwaltung zurück kehren, werden wir bemerken, dass alle Mitglieder nun diese zwei neuen Felder zur Verfügung haben.

Mitgliederdaten importieren

Der Datenimport ist ebenfalls nicht in der Mitgliederverwaltung zu finden. Da die Verwaltung der Mitglieder ohne bestehende Daten nicht viel Sinn macht, gehen wir hier trotzdem kurz darauf ein. Die Mitgliederdaten müssen im CSV-Format vorhanden sein. Ein Anleitung wie Du eine CSV-Datei aus Excel erstellst, findest du hier.

Wir öffnen den Mitgliederimport über "Administration" > "Daten importieren" Nachdem wir die CSV-Datei ausgewählt und hochgeladen haben, gelangen wir zu einer ersten Übersicht der Import-Daten. Nun ist es wichtig anzugeben mit welchem Zeichen (Feldtrenner) die Daten in der CSV-Datei getrennt werden. (Normalerweise ist das ein Komma, dies kann jedoch variieren.) Falls die Daten in der Tabelle nicht richtig angezeigt werden, muss der richtige Feldtrenner ausgewählt werden. Die Tabelle wird unmittelbar danach entsprechend aktualisiert. Wenn wir mit der Zuordnung der Daten zufrieden sind, bestägen wir das mit einem Klick auf "Zuordnung festlegen" und gehen zum über zum nächsten Schritt.

Zuoberst müssen wir eine Gruppe auswählen in welche wir die Dateien importieren wollen. Falls die Zuordnung der Felder nicht korrekt ist, passen wir sie an. Dazu reicht es im jeweiligen Auswahlfeld das richtige Feld zu selektieren. Sofern die Zuteilung nun OK ist, schliessen wir den Import mit mit einem Klick auf "Personen erstellen" ab. Die importierten Mitglieder sind nun in der zuvor ausgewählten Gruppe in der Mitgliederverwaltung zu Finden.

Gruppen & Mitgliederansicht

Wenn ein Gruppe ausgewählt wird, erscheint eine Übersicht. Im oberen Bereich werden weitere Untergruppen der ausgewählten Gruppe angezeigt. Gleich anschliessend werden die Mitglieder dieser Gruppe tabellarisch aufgelistet. Mit einem Klick auf die Spaltentitel kann die Sortierung der Auflistung entsprechend angepasst werden. Um mehr oder weniger Details der Mitglieder in der Liste anzeigen zu lassen, kann auf das Icon Tabellenzeichen links oben an der Tabelle geklickt werden. Für was die Icons links in den Datenzeilen der Mitglieder sind, sowie wie die Daten der Mitglieder bearbeitet werden können, wird im nächsten Abschnitt erklärt.

Mitglieder bearbeiten

Die Daten der Mitglieder können an zwei Orten bearbeitet werden. Wie auch sonst üblich in Webling kann jeder veränderbare Eintrag direkt mit einem Doppelklick bearbeitet werden. Es kann aber Sinn machen die verschiedenen Einträge eines Mitgliedes übersichtlich in einer Maske vor sich zu haben um sie besser bearbeiten zu können. Eine solche Maske öffnet sich wenn man in der tabellarischen Auflistung in der Datenzeile des gewünschten Mitgliedes auf den Stift Stiftzeichen links klickt.

In dieser Maske sind alle vorhandenen Felder aufgelistet. Hier kann mit den entsprechenden Pfeilen «» auch bequem zwischen den verschiedenen Mitgliedern in der Liste hin und her gesprungen werden.

Mitglieder suchen

Mit dieser Suche werden sämtlichen Daten der Mitglieder durchsucht und das Resultat der Suche wird tabellarisch aufgelistet. Mittels den Platzhaltern * und ? kann die Suche angepasst werden. Das Fragezeichen steht als Platzhalter für ein einzelnes Zeichen, der Stern für beliebig viele oder kein Zeichen.

Daten exportieren

Für die elektronische Weiterverarbeitung ist es notwendig die Daten aus Webling in einem Excel oder OpenOffice Format zu haben. Genau dafür ist diese Funktion gedacht. Mit Webling kann man nicht nur die einzelnen Gruppen exportieren, sondern auch Suchresultate oder natürlich den ganzen Verein. Das ermöglicht es auch in grossen Vereinen sehr spezifische Exporte zu machen und hilft den Verwaltungsaufwand zu mindern.

Serienbrief erstellen

Um einen Serienbrief zu erstellen, wähle die gewünschten Mitglieder aus und Klicke anschliessend unter der Listenansicht auf "Serienbrief erstellen". Es öffnet sich ein Assistent, welcher dich durch weiteren Schritte führen wird. Als Erstes muss ein Serienbrief hochgeladen werden. Diese Serienbriefvorlage muss als DOCX-Datei (Word-Datei) vorhanden sein. Darin müssen die Serienbrieffelder wie in unserer Vorlage mit Doppeltags (<<Serienfeld>>) eingefügt werden. Danach einfach noch die Serienbrieffeldern den entsprechenden Datenfeldern zuweisen und den Serienbrief erstellen lassen.

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Administration

Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung kannst du Berechtigungen vergeben und bestimmen wer welche Daten sehen und bearbeiten darf. Links siehts du die Benutzergruppen. Die Gruppen "Administratoren", "Kassier" und "Webmaster" haben dabei Spezialfunktionen. Diese Gruppen haben neben den normalen Berechtigungen, folgende Zugriffe:

    Administratoren
    • Unbeschränkter Zugriff auf Alles
    Kassier
    • Zugriff auf die Kasse
    Webmaster
    • Webseitenverwaltung
Ein Benutzer kann Mitglied von mehreren Gruppen sein. Dieser besitzt dann sämtliche Rechte der Gruppen welchen er zugeordnet ist. Eine Gruppe kannst du berechtigen indem du auf "Berechtigung hinzufügen" klickst und eine Mitgliedergruppe auswählst. Zunächst haben dann alle Benutzer dieser Gruppe Leserecht auf die gewählten Mitglieder. Wenn du die Checkbox "Schreibrechte?" aktivierst können die Benutzer auch neue Mitglieder erstellen oder die bestehenden bearbeiten.
Wenn du also einem Benutzer Leserecht auf alle Mitglieder geben willst dann erstellst du eine neue Benutzergruppe, gibst dieser Gruppe Leserecht auf die Mitgliedergruppe "Mitglieder" und fügst anschliessend den Benutzer der neuen Benutzergruppe hinzu.

CSV-Format

Falls die Mitgliederdaten bisher mit Excel oder einer Datenbank verwaltet wurden und somit die Daten bereits elektronisch vorhanden sind, ist es möglich diese bequem über das Datenformat CSV (Komma-getrennte Textdatei) zu importieren. Alle gängigen Tabellenkalkulationsprogramme (zB Excel) sowie nahezu alle Datenbanken bieten die Möglichkeit die Daten als CSV zur Verfügung zu stellen.

CSV Datei für Import erstellen (Aus Excel)

Wenn du deine Mitgliederdaten im Excel Format vorliegen hast kannst du diese über "Datei" > "Speichern unter..." als CSV Datei "CSV (Trennzeichen getrennt)(*.csv)" abspeichern.

Datenfelder verwalten

Unter "Felder" kann die Anzahl, die Art sowie die Reihenfolge der Datenfelder der Mitgliederverwaltung nach eigenem Geschmack eingerichtet werden. Ein Beispiel wie Datenfelder erstellt werden, wird weiter oben unter "Datenfelder erstellen" beschrieben.

Aboverwaltung

Unter der Aboverwaltung hast du jederzeit den Überblick über dein Weblingkonto. Es wird angezeigt, wieviele Mitglieder verwaltet werden, wieviel Speicherplatz verwendent wird, welches Abo verwendet wird und deine Adressdaten angezeigt.

Sollte dein Verein grösser werden, kannst du zudem hier dein Abo anpassen.

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Dokumente

In jedem Verein sammeln sich Dokumente an, die die Verantwortlichen auf ihrem eigenen Rechner pflegen und bei Bedarf verschicken. Leider hat dann nach einer Änderung nicht sofort jeder die aktuelle Version und es gibt je länger je mehr ein Durcheinander, sofern dies nicht von allen Beteiligten sehr strikt gehandhabt wird. Auch hier bietet Webling Abhilfe und zwar in dem die Dokumente zentral in Webling abgelegt werden können und bei Bedarf Jeder Benutzer auf die gewünschten Dokumente zugreifen kann. Und zwar natürlich immer auf die aktuellste Version.

Persönliche und öffentliche Dokumente

Ist die Dokumentanverwaltung ("Dokumente" im Menü oben) aktiv, so sind links die beiden Ordner Ordner "Persönliche Daten" und "Öffentliche Daten" ersichtlich. Auf die persönlichen Daten kann nur der jeweils angemeldete Benutzer zugreifen, auf die öffentlichen Daten alle Benutzer desselben Vereines.

Dokumente von Benutzergruppen

Jede Benutzergruppe hat einen Ordner für Dokumente die nur dieser Gruppe zugänglich sind. Jeder Benutzer der in dieser Benutzergruppen hinzugefügt wir, erhält unter dem Menüpunkt "Dokumente" automatisch einen Ordner mit dem Namen der Benutzergruppe, z.B. "Administratoren". So können Benutzergruppen einfach private Dokumente tauschen.

Dateien hochladen

Eine Datei kann in den jeweils links ausgewählten Ordnern sehr einfach über die im rechten Bereich zur Verfügung stehenden Formularelemente hochgeladen werden. Dazu einfach mit dem Knopf "Durchsuchen" die gewünschte Datei auswählen und mit dem Drücken auf "Datei hochladen" bestätigen. Sobald die Datei hochgeladen ist, erscheint diese in der Liste.

Dateien bearbeiten, herunterladen und löschen

In der Liste der Dateien sind auf jeder Zeile drei Icons ersichtlich. Der StiftStift ist dazu da, den Dateinamen der Datei anzupassen, die Diskette Download um die Datei herunter zu laden und der Papierkorb Löschen um die Datei zu löschen. Selbstverständlich kann auch diese Liste mit einem Klick auf die jeweiligen Spaltentitel aufsteigend oder absteigend sortiert werden.

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Kasse

Buchung erstellen

Mit einem Klick auf "Kasse" > "Neue Buchung erstellen" beginnen wir damit, eine neue Buchung zu erstellen. Wir befinden uns nun im Ersten von vier Schritten wieder. Als Erstes müssen wir entscheiden ob wir allen Mitgliedern einen fixen Mitgliederbeitrag oder ob wir, je nach Funktion des Mitgliedes, differenzierte Beträge berechnen. Bei fixen Mitgliederbeiträgen schreiben wir den gewünschten Betrag in das dafür vorgesehen Feld und gehen nach einem Klick auf "Weiter" zum übernächsten Abschnitt über.

Die Differenzierten Beiträge werden über Auswahlfelder definiert. (Oder über verschiedene Buchungen pro Gruppe, dazu weiter unten mehr.) Wenn bei den Datenfelder zum Beispiel ein Auswahlfeld "Mitgliedschaft" mit den Optionen "Aktiv" und "Passiv" vorhanden ist, können wir nun hier spezifische Mitgliederbeiträge definieren.

Wenn wir nun über "Weiter" zum zweiten Schritt gelangt sind, geht es nun darum, auszuwählen welche Mitglieder Beiträge zahlen müssen. Sehr einfach ist es natürlich dies Alle müssen, in diesem Fall springen wir bereits wieder zum nächsten Abschnitt. Wenn wir jedoch wie oben erwähnt nur auf bestimmte Gruppen ein Buchung erstellen wollen, treffen wir hier mittels einer Suchselektion eine Auswahl.

Im dritten Schritt werden uns nun die Mitglieder mit den entsprechenden Beiträgen ausgelistet. Wir empfehlen an dieser Stelle stichprobenweise einzelne Listeneinträge zu prüfen. Damit stellen wir sicher, dass die Buchung die gewänschten Daten liefert. Entspricht alles den Vorstellungen, schreiten wir mit "Weiter" zum vierten und letzten Schritt. Andernfalls kann mit dem "Zurück"Knopf jederzeit eine Anpassung vorgenommen werden. Zudem ist an dieser Stelle möglich einzelne Einträge in der Liste, mit einem Klick auf das "X" ganz rechts, aus der Buchung zu entfernen.

Der vierte und letzte Schritt lässt uns der Buchung ein Name sowie ein Datum zuordnen. Mit einem letzten Klick auf "Weiter" wird die Buchung nun erstellt und in taucht in der Buchungsübersicht auf.

Buchungsübersicht

In der Buchungsübersicht sind links die erstellten Buchungen aufgelistet. Sobald eine Buchung selektiert wird, wird die Buchung geöffnet und angezeigt. Wie bei jeder Listenansicht gibt es auch hier die Optionen die Liste zu exportieren oder Etiketten für den Rechnungsversand zu Erstellen.

Bezahlte Beiträge

Wenn ein Mitgliederbeitrag bezahlt wurde, gibt es zwei Möglichkeiten dies in der Buchung zu vermerken. Falls nur ein einzelner Beitrag vorgenommen werden muss, ist es einfach und schneller das gewünschte Mitglied über die Mitgliedersuche zu suchen, den Mitgliederdialog zu öffnen und im Tab "Finanzen" den Status auf "Bezahlt" setzen.

Wenn mehrere Einträge vorgenommen werden, macht es mehr Sinn, die Buchung in der Buchungsübersicht zu öffnen und dann in der angezeigten Liste die entsprechenden Änderungen vorzunehmen.

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Feedback

Wir freuen uns über Anregungen und Rückmeldungen und versuchen entsprechende Änderungen auch zeitnah umzusetzen. Sofern möglich passen wir auch gerne den Verlauf der Weiterentwicklung den Wünschen unseren Kunden an.

Kontakt

Das Webling Team ist über unsere Kontaktseite, das Feedback- Formular in Webling selber oder per Email (support@webling.ch) erreichbar.