Benutzeranleitung & Dokumentation

Erste Schritte

Webling registrieren und aktivieren

Sie haben sich also entschieden, ein Webling für sich oder Ihren Verein zu registrieren. Herzliche Gratulation, Sie haben eine gute Entscheidung getroffen. Nachdem Sie diesen Abschnitt gelesen haben, klicken Sie auf den Anmeldungslink weiter unten. Dort fragen wir Sie nach folgenden Daten:

Ihr Webling Abo
  • Vereinsname: Der Name Ihres Vereins, die Eingabe ist freiwillig
  • Domain: Die Domain ist wichtig, denn sie ist die zukünftige Adresse für Ihr Webling. Ihr Webling wird in Zukunft unter der Adresse domain.webling.ch erreichbar sein. Desshalb empfehlen wir eher eine kurze Domain zu verwenden. Für "FC Vereinsverwaltung Webling" zum Beispiel fcvwebling oder fcvw. Die Domain muss mindestens 3 Zeichen lang sein und darf keine Sonderzeichen enthalten. Während Sie die Domain eingeben, sehen Sie unten sofort, ob sie verfügbar ist.
  • E-Mail: Diese E-Mailadresse benötigen wir, weil wir ein Aktivierungsmail mit einem Passwort an diese Adresse senden. Mit dieser E-Mail können Sie sich später als Administrator in Webling anmelden. Die E-Mail und das Passwort können Sie später beliebig ändern.
Kontaktadresse (Nur kostenpflichtige Abos)
Die Kontaktadresse wird für Rückfragen von unserer Seite verwendet. Die Eingabe der Kontaktadresse ist freiwillig.

Rechnungsadresse (Nur kostenpflichtige Abos)
Wir senden Ihnen nach der Registrierung eines kostenpflichtigen Abos eine Rechnung an die hier angegebene Rechnungsadresse.
Sie können hier auch die Adresse Ihres Kassiers angeben.


Nachdem Sie diese Daten eingegeben haben, klicken Sie auf Anmelden und schliessen die Anmeldung ab. In Kürze erhalten Sie ein E-Mail von anmeldung@webling.ch mit Ihren Zugangsdaten. Bewahren Sie dieses E-Mail mit Ihren Daten auf. Falls Sie das E-Mail nicht bekommen, überprüfen Sie Ihren Spamordner. Sollten Sie das E-Mail dort nicht finden, schreiben Sie uns ein E-Mail an support@webling.ch. Wir schicken Ihnen dann gerne die Zugangsdaten zu.

In Webling einloggen

Wenn Ihr Konto aktiviert ist, können Sie sich unter http://ihrverein.webling.ch in Ihr Webling einloggen. Sobald Sie eingeloggt sind, erscheint folgender Menübalken mit den verschiedenen Bereichen von Webling:

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Webling einrichten

Datenfelder einrichten

Wir bei Webling wissen, dass jeder Verein einzigartig ist und von Verein zu Verein Unterschiede bestehen. Ein Unterschied bemerken wir bei unseren Kunden immer wieder: jeder Verein speichert seinen eigenen, individuellen Datensatz pro Mitglied. Als Webling Kunde können Sie aus verschiedenen Varianten von Datenfeldern auswählen. Eine Aufstellung der Datenfelder mit der Beschreibung finden Sie direkt in Webling.

In Webling hat jedes Mitglied die gleichen Datenfelder. Sie können diese Felder anpassen, indem Sie im Mitgliederbereich auf Datenfelder bearbeiten klicken.



Hier sehen Sie die Datenfelder, die bereits eingerichtet sind. Sie können neue Datenfelder erstellen, Datenfelder anpassen, Datenfelder löschen, Datenfelder neu sortieren und Kategorien erstellen sowie Kategorien löschen.

Um neue Datenfelder zu erstellen, klicken Sie auf "Neues Datenfeld erstellen". Nun erscheint ein Fenster in dem Sie einen Typ auswählen können. Die verschiedenen Typen sind z.B. Name, Vorname, Geburtstag oder Textfeld und viele andere mehr. Die Typen sind praktischerweise gleich im Fenster beschrieben.

Bereits erstellte Datenfelder können Sie anpassen, indem Sie auf das Stiftzeichen klicken Stiftzeichen und Sie können die Datenfelder mit Klick auf den Papierkorb löschen Löschen. Dabei gehen die gespeicherten Daten definitv verloren.
Um die Reihenfolge der Datenfelder zu ändern, klicken Sie auf das Drag and Drop Symbol Drag and Drop und ziehen Sie das Feld an die gewünschte Position, während Sie die Maustaste gedrückt halten.

Mitgliedergruppen erstellen

Zu Beginn gibt es in Webling erst eine Mitgliedergruppe. Sie können neue Gruppen erfassen, indem Sie auf den Button "Erfassen" klicken und dann "Neue Gruppe" auswählen.



Nun können Sie beliebig viele Gruppen erstellen. Sie können die Gruppen beliebig verschachteln und in einer Gruppe eine weitere Gruppe erstellen und in dieser eine weitere Gruppe und so weiter.
In der Praxis hat sich bewährt, z.B. für Mannschaften oder einzelne Gruppen eigenen Gruppen zu machen. Was nur selten Sinn macht, ist für Funktionen einzelne Gruppen zu machen, die Funktionen sind meist besser in Auswahlfeldern (siehe Datenfelder) aufgehoben.

Mitgliederdaten importieren

Mit der Importfunktion können Sie Ihre bisherigen Mitgliederdaten mit wenig Arbeit in Webling importieren. Das Dateiformat für den Import heisst CSV-Format, dieses Format wird von sehr vielen Programmen unterstützt. Sie können z.B. Daten aus Microsoft Excel und vielen anderen Programmen verwenden. Wir haben eine kurze Anleitungen geschrieben, wie Sie Ihre Daten im CSV-Format abspeichern können. Nachdem Sie dies getan haben, lesen Sie hier weiter.

Öffnen Sie den Mitgliederimport über "Mitglieder" > "Daten importieren". Wählen Sie die CSV Datei aus, die Sie vorher abgespeichert haben und klicken Sie auf Datei Hochladen.



Anschliessend gelangen Sie zu einer Übersicht über die Daten. Normalerweise erkennt Webling auf Anhieb das richtige Trennzeichen und Sie müssen in diesem Schritt gar nichts anpassen. Wenn Ihre Daten unten in der Tabelle nicht richtig angezeigt werden, passen Sie das Trennzeichen so lange an, bis die Daten unten schön tabellarisch erscheinen. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie ganz unten auf Weiter.



Jetzt sind die Daten in einer geeigneten Form und Sie können auswählen, in welche Mitgliedergruppe Sie die Mitglieder importieren wollen. Sie können die Mitglieder anschliessend einfach auf weitere Gruppen aufteilen.

Unten hat Webling schon soweit möglich die Spalten Ihrer Importdaten den Datenfeldern in Webling zugeordnet. Korrigieren Sie die Zuorndung wenn nötig und ordnen Sie die restlichen Spalten den passenden Datenfeldern zu. Nicht zugeordnete Spalten werden ignoriert und nicht importiert. Sobald die Zuordnung gut ist, Schliessen Sie den Import mit "Personen erstellen" ab.

CSV Datei für Import erstellen (Aus Excel)

Falls die Mitgliederdaten bisher mit Excel oder einer Datenbank verwaltet wurden und somit die Daten bereits elektronisch vorhanden sind, ist es möglich, diese bequem über das Datenformat CSV (Komma-getrennte Textdatei) zu importieren. Alle gängigen Tabellenkalkulationsprogramme (z.B. Excel) sowie nahezu alle Datenbanken bieten die Möglichkeit, die Daten als CSV zur Verfügung zu stellen.

Wenn Sie deine Mitgliederdaten im Excel Format vorliegen, können Sie diese über "Datei" > "Speichern unter..." als CSV Datei "CSV (Trennzeichen getrennt)(*.csv)" abspeichern.



Weiter zum Abschnitt Mitgliederdaten importieren.

Benutzer einrichten

Eine wichtige Funktion von Webling sind Benutzerrechte, die sicherstellen, dass Ihre Daten gegen unberechtigte Zugriffe geschützt sind. Benutzerrechte regeln, welche Daten ein Benutzer lesen und bearbeiten darf. Sie können die Rechte jeder einzelnen Mitgliedergruppe genau festlegen.
Die Benutzerrechte werden in Webling mit Hilfe von Benutzergruppen vergeben. Sie sehen die Benutzergruppen auf der linken Seite in der Administration. Folgende Gruppen haben eine spezielle Funktion:

    Administratoren
    • Unbeschränkter Zugriff auf Alles
    Kassier
    • Zugriff auf die Buchhaltung und Leserechte auf alle Mitglieder
    Webmaster
    • Webseitenverwaltung
    Materialwart
    • Material
    SMS
    • Versenden von SMS
Ein Benutzer kann Mitglied von mehreren Gruppen sein. Dieser besitzt dann sämtliche Rechte der Gruppen, welchen er zugeordnet ist. Eine Gruppe können Sie berechtigen, indem Sie auf "Berechtigung hinzufügen" klicken und eine Mitgliedergruppe auswählen. Zunächst haben dann alle Benutzer dieser Gruppe Leserecht auf die gewählten Mitglieder. Wenn Sie die Checkbox "Schreibrechte?" aktivieren, können die Benutzer auch neue Mitglieder erstellen oder die bestehenden bearbeiten. Wenn Sie also einem Benutzer Leserecht auf alle Mitglieder geben wollen, dann erstellen Sie eine neue Benutzergruppe, geben dieser Gruppe Leserecht auf die Mitgliedergruppe "Mitglieder" und fügen anschliessend den Benutzer der neuen Benutzergruppe hinzu.

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Mitgliederverwaltung

Gruppen & Mitgliederansicht

Wenn ein Gruppe ausgewählt wird, erscheint eine Übersicht. Im oberen Bereich werden weitere Untergruppen der ausgewählten Gruppe angezeigt. Gleich anschliessend werden die Mitglieder dieser Gruppe tabellarisch aufgelistet. Mit einem Klick auf die Spaltentitel kann die Sortierung der Auflistung entsprechend angepasst werden. Um mehr oder weniger Details der Mitglieder in der Liste anzeigen zu lassen, kann auf das Icon Tabellenzeichen links oben an der Tabelle geklickt werden. Für was die Icons links in den Datenzeilen der Mitglieder sind, sowie wie die Daten der Mitglieder bearbeitet werden können, wird im nächsten Abschnitt erklärt.

Mitglieder bearbeiten

Die Daten der Mitglieder können an zwei Orten bearbeitet werden. Wie auch sonst üblich in Webling kann jeder veränderbare Eintrag direkt mit einem Doppelklick bearbeitet werden. Es kann aber Sinn machen die verschiedenen Einträge eines Mitgliedes übersichtlich in einer Maske vor sich zu haben um sie besser bearbeiten zu können. Eine solche Maske öffnet sich wenn man in der tabellarischen Auflistung in der Datenzeile des gewünschten Mitgliedes auf das Icon Mitgliederansicht klickt.

In dieser Maske sind alle vorhandenen Felder aufgelistet.

Mitglieder verschieben

Um ein Mitglied in eine neue Gruppe zu verschieben, klicken Sie auf in der Liste ganz links neben die Checkbox und ziehen das Mitglied auf die gewünschte Gruppe. Wenn Sie nun mit der Maus über eine Gruppe fahren, erscheinen die möglichen Optionen: "Kopieren" oder "Verschieben". Die Option "Verschieben" verschiebt das Mitglied in die neue Gruppe und entfernt es aus der aktuellen. Die Option "Kopieren" fügt das Mitglied zusätzlich in die neue Gruppe ein. Das Mitglied wird dadurch nicht dupliziert, sondern lediglich einer zweiten Gruppe zugewiesen.
Wenn Sie mehrere Mitglieder auf einmal verschieben möchten, wählen Sie alle gewünschten Mitglieder mit der Checkbox aus und verschiebt die Mitglieder auf die selbe Art wie vorher. Es werden damit automatisch alle gewählten Mitglieder verschoben.

Mitglieder suchen

Mit dieser Suche werden sämtliche Daten der Mitglieder durchsucht und das Resultat der Suche wird tabellarisch aufgelistet. Mittels den Platzhaltern * und ? kann die Suche angepasst werden. Das Fragezeichen steht als Platzhalter für ein einzelnes Zeichen, der Stern für beliebig viele oder kein Zeichen.

Daten exportieren

Für die elektronische Weiterverarbeitung ist es notwendig die Daten aus Webling in einem Excel oder OpenOffice Format zu haben. Genau dafür ist diese Funktion gedacht. Mit Webling kann man nicht nur die einzelnen Gruppen exportieren, sondern auch Suchresultate oder natürlich den ganzen Verein. Das ermöglicht es auch in grossen Vereinen sehr spezifische Exporte zu machen und hilft den Verwaltungsaufwand zu minimieren.

Externe Schnittstelle

Falls die Mitgliederdaten extern automatisch weiter verarbeitet werden sollen, bietet Webling die Möglichkeit die Daten per externen Schnittstelle automatisch abzurufen. Über die Adresse "http://beispiel.webling.ch/export/member.csv" werden alle Mitgliederdaten auf welche man Zugriff hat, als CSV-Datei exportiert. Die Authentifizierung erfolgt per Basic Authentification und ist nur notwendig, falls man nicht eingeloggt ist in Webling.

Hinweis: Diese Funktion steht erst ab dem Webling Abo Plus zur Verfügung.

Nachfolgendes Beispiel zeigt eine mögliche Implementierung in PHP:
<?php $host = "beispiel.webling.ch"; $username = "demo"; $password = "webling"; $data = file_get_contents("http://" . $host . "/export/member.csv", false, stream_context_create(array("http"=>array( "method" => "GET", "header" => "Authorization: Basic " . base64_encode($username . ":" . $password) . "\r\n" )))); // Daten für Excel in UTF-16 konvertieren $data = mb_convert_encoding($data, "UTF-16", "UTF-8"); file_put_contents("members.csv", $data); ?>

Tipp: Der Export umfasst immer sämtliche Mitgliederdaten auf welcher der eingetragene Benutzer Leserechte hat. Es macht vielfach Sinn, einen speziellen Benutzer für diese Exporte zu Erstellen.

Serienbrief erstellen

Um einen Serienbrief zu erstellen, wähle die gewünschten Mitglieder aus und Klicke anschliessend auf "Serienbrief erstellen" oberhalb der Liste. Es öffnet sich ein Assistent, welcher Sie durch weiteren Schritte führen wird. Falls Sie eine eigene Word-Vorlage verwenden wollen, so kann diese hochgeladen und verwendet werden. Allerdings muss die Datei als DOCX-Datei zur Verfügung stehen. Darin müssen die Serienbrieffelder wie in unserer Vorlage mit Doppeltags (<<Serienfeld>>) eingefügt werden. Danach einfach noch die Serienbrieffelder den entsprechenden Datenfeldern zuweisen und den Serienbrief erstellen lassen.

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Administration

Einstellungen

In den Einstellungen findet man Optionen um die Landeseinstellungen von Webling zu konfigurieren:

Land
Diese Einstellung wird unter anderem für den SMS Versand verwendet. Die Landesvorwahl wird automatisch ergänzt, wenn diese nicht angegeben ist. Wenn hier also z.B. "Schweiz" ausgewählt ist, wird jede Nummer ohne Landesvorwahl automatisch um die entsprechende Vorwahl ergänzt (z.B: +41 .. ... .. ..).

Währung
Die Währung wird für die Darstellung in der Buchhaltung verwendet. Hier kann definiert werden, ob die Buchhaltung in Euro oder Schweizer Franken verwendet werden soll.

Aboverwaltung

Unter der Aboverwaltung hast du jederzeit den Überblick über Dein Weblingkonto. Es wird angezeigt, wieviele Mitglieder verwaltet werden, wieviel Speicherplatz verwendet wird, welches Abo verwendet wird und Deine Adressdaten angezeigt. Auch Informationen über die zu Verfügung stehenden SMS sind hier aufgelistet.

Sollte Dein Verein grösser werden, kannst du zudem hier dein Abo anpassen.

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Webseiten

Einstellungen für Webseiten

Um die eigene Webseite zu aktivieren, muss zuerst das gewünschte Design ausgewählt werden. Dazu klicken wir unter dem Menüpunkt "Webseite" links auf "Einstellungen". Neben dem Design kann man hier auch den Titel der Webseite bestimmen und das Vereinslogo hochgeladen werden.

Webseiten Bearbeiten

Um Webseiten zu Bearbeiten bietet Webling einen komfortablen Editor. Dazu wählt man die entsprechende Seite (z.B. "Startseite") links im Menü aus. Mit einem Klick auf "Seite bearbeiten" wird nun der Editor geöffnet. In diesem Editor ist nun möglich Ihre Webseiten mit Text und Bildern zu füllen.

Falls diese Seite bis zur Fertigstellung noch nicht öffentlich sichtbar sein soll, muss lediglich der Haken oberhalb des Editors entfernt werden. Hier kann auch der Titel dieser Seite angepasst werden.

Unterseiten Erstellen

Meistens besteht eine Webseite aus mehreren Seiten und Unterseiten. Webling bietet auch dafür fast uneingeschränkte Möglichkeiten. Auf jeder Seite kann mit einem Klick auf "Neue Seite Erstellen" dieser Seite eine neue Unterseite hinzugefügt werden. Um auf der ersten Ebene neue Seiten zu Erstellen wählt man links im Menü die oberste Seite aus und fügt dieser eine neue Seite hinzu.

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Dokumente

Dokumente online verwalten

In jedem Verein sammeln sich Dokumente an, die die Verantwortlichen auf ihrem eigenen Rechner pflegen und bei Bedarf verschicken. Leider hat dann nach einer Änderung nicht sofort jeder die aktuelle Version und es gibt je länger je mehr ein Durcheinander, sofern dies nicht von allen Beteiligten sehr strikt gehandhabt wird. Auch hier bietet Webling Abhilfe und zwar in dem die Dokumente zentral in Webling abgelegt werden können und bei Bedarf Jeder Benutzer auf die gewünschten Dokumente zugreifen kann. Und zwar immer auf die aktuellste Version.

Persönliche und öffentliche Dokumente

Ist die Dokumentenverwaltung ("Dokumente" im Menü oben) aktiv, so sind links die beiden Ordner Ordner "Persönliche Daten" und "Öffentliche Daten" ersichtlich. Auf die persönlichen Daten kann nur der jeweils angemeldete Benutzer zugreifen, auf die öffentlichen Daten alle Benutzer desselben Vereines.

Dokumente von Benutzergruppen

Jede Benutzergruppe hat einen Ordner für Dokumente die nur dieser Gruppe zugänglich sind. Jeder Benutzer der in dieser Benutzergruppen hinzugefügt wir, erhält unter dem Menüpunkt "Dokumente" automatisch einen Ordner mit dem Namen der Benutzergruppe, z.B. "Administratoren". So können Benutzergruppen einfach private Dokumente tauschen.

Spezielle Ordner

Es gibt zwei Spezielle Ordner in Webling: "Dokumente Webseite" und "Bilder Webseite". Diese werden verwendet, um Dateien zu speichern, die auf der Webseite veröffentlicht werden. Wenn während dem Bearbeiten einer Webseite also Bilder oder Dateien hochgeladen werden, tauchen diese in einem dieser Ordner auf. Dateien können auch direkt von in diese Ordner hochgeladen werden.
In diesen Ordnern können keine Unterordner erstellt werden.

Die Ordner "SMS" und "E-Mails" speichern alle versendeten Nachrichten.

Dateien hochladen

Eine Datei kann in den jeweils links ausgewählten Ordnern sehr einfach über die im rechten Bereich zur Verfügung stehenden Formularelemente hochgeladen werden. Dazu einfach mit dem Knopf "Durchsuchen" die gewünschte Datei auswählen und mit dem Drücken auf "Datei hochladen" bestätigen. Sobald die Datei hochgeladen ist, erscheint Diese in der Liste.

Dateien bearbeiten, herunterladen und löschen

In der Liste der Dateien sind auf jeder Zeile drei Icons ersichtlich. Das erste Icon zeigt de Dateityp an. Mit einem Klick darauf kann man die Datei bearbeiten. Mit dem Verschieben Icon Verschieben kann man die Datei in einen anderen Ordner verschieben und der Papierkorb Löschen wird verwendet um die Datei zu löschen. Mit einem Klick auf den Dateinamen kann die Datei heruntergeladen werden. Selbstverständlich kann auch diese Liste mit einem Klick auf die jeweiligen Spaltentitel aufsteigend oder absteigend sortiert werden.

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Buchhaltung

Einleitung

Die doppelte Buchführung erlaubt zusammen mit der Debitorenverwaltung eine einfache und komfortable Verwaltung der Vereinskasse. Debitoren können auch ohne eine komplette doppelte Buchführung verwalten werden. Damit ist es möglich Rechnungen ohne grossen Aufwand zu Erstellen. Allerdings ist es üblich und sinnvoll eine doppelte Buchhaltung zu führen, auch wenn ein Verein vielfach ehrenamtlich geführt wird. Weitere Informationen zur doppelten Buchführung bieten folgende Links:

Kontenrahmen

Der Kontenrahmen zeigt eine Übersicht der aktuellen Saldi der verschiedenen Konten. Das Total gibt zudem eine Live-Bilanz der verschiedenen Konti. Mit den beiden Knöpfen unterhalb des Kontenrahmen kann eine Bilanz- und Erfolgsrechnung erstellt, sowie der Kontenrahmen selbst bearbeitet werden.

Debitoren

Debitoren sind nach Ihren Stati unterteilt. Beim Erstellen neuer Debitoren ist es zudem möglich, direkt Rechnungen zu Drucken. Sofern man eine ESR-Teilnehmernummer besitzt, können auch die orangen Einzahlungsscheine ausgedruckt werden (Schweiz, Postfinance). Das Drucken von roten Einzahlungsscheinen der Schweizer Banken befindet sich zudem bereits in Entwicklung.

Kategorien:
Die Kategorien sind zur Einteilung der Debitoren. Beim Erstellen der Debitoren kann eine Kategorie ausgewählt werden. Zum Beispiel kann eine Kategorie "Mitgliederbeiträge" oder "Spenden" gebraucht werden. Dies hilft bei den Debitoren die Übersicht zu wahren.

Buchungsperioden

Eine Buchungsperiode entspricht einem Rechnungsjahr Ihres Vereins. Sie enthält alle Konti, Buchungen und Debitoren dieses Rechnungsjahres. Jede Buchungsperiode ist von den anderen Buchungsperioden unabhängig.
Nach Abschluss des Rechnungsjahres können Sie eine Buchungsperiode abschliessen. Sie wählen die Folgeperiode und das Eigenkapitalkonto aus. Die Bilanz wird in die Folgeperiode übertragen und ins Eigenkapitalkonto wird der Gewinn verbucht. Anschliessend erstellen sie die Zuordnung der Konti. Dies ist normalerweise schon richtig, ausser Sie haben die Bezeichnungen der Konti gewechselt. Dabei werden die aktuellen Saldi aus der alten Buchungsperiode angezeigt. Am Schluss wird die alte Buchungsperiode als abgeschlossen markiert und die neue Buchungsperiode ist nun aktiv.

Rechnungen drucken

Sie können Rechnungen wie Serienbriefe erstellen. Nachdem Sie den Menupunkt ausgewählt haben, sehen Sie drei Eingabeflächen: Absender, Empfängeradresse und Brieftext. Geben Sie Ihre Adresse als Absender an und nutzen Sie Platzhalter (z.B. <<Vorname>> für das Feld Vorname) für die Empfängeradresse. Die Platzhalter werden von Webling automatisch verarbeitet.
In den Brieftext schreiben Sie Ihren Brief, nutzen Sie die verschiedenen Möglichkeiten wie Fett, Schriftgrösse etc. um Ihren Brief übersichtlicher zu gestalten. Seien Sie sich dabei bewusst, dass der Brief im PDF nicht genau gleich aussieht wir auf dem Bildschirm, kontrollieren Sie den Brief vor dem Abschicken. Im Brieftext können Sie Platzhalter verwenden, zum Beispiel <<Betrag>> für den Rechnungsbetrag oder <<Text>> für den Buchungstext. Mit Vorlagen können Sie Briefe speichern, die Sie häufig verwenden.

Fallbeispiel

Folgendes Beispiel zeigt wie man die wichtigsten Funktionen der Buchhaltung in Webling benutzt. Wir stellen uns einen Verein vor, der ein neues Rechnungsjahr eröffnet und eine Rechnung für die Mitgeliederbeiträge erstellt. Dabei zeigen wir ebenfalls wie ESR-Einzahlungsscheine gedruckt werden. Zum Abschluss schauen wir uns noch an, wie man bezahlte Beiträge in der Buchhaltung erfasst.

Kontenrahmen anpassen
Ist ein Webling neu registriert, wurde bereits ein Standard-Kontenrahmen mit diversen Konten eingerichtet. Wahrscheinlich passt dieser nicht genau auf Ihren Verein. Aus diesem Grund befassen wir uns zuerst mit dem Anpassen der Konti. Dazu klicken wir in der Buchhaltung links in der Navigation auf Kontenrahmen. Am unteren Rand finden wir den Knopf um den Kontenrahmen zu bearbeiten. Klicken wir darauf, öffnet sich ein Dialog in welchem wir die verschiedenen Konti bearbeiten oder löschen können. Bitte beachten Sie, dass nur Konti gelöscht werden können, die keine Buchungen enthalten.

Rechnungsperiode Erstellen
Wir starten mit unserem Beispielverein in ein neues Rechnungsjahr und erstellen also erstmal eine Rechnungsperiode. Dazu öffnen wir mit einem Klick in der Navigation links die Übersicht der Buchungsperioden. Eine erste Rechnungsperiode wird bereits angezeigt. In diesem Fall erstellen wir keine neue, sondern passen diese Beispielsperiode an unsere Bedürfnisse an. Wir bearbeiten die Periode mit einem Klick auf das Icon Icon der Rechnungsperode. Im Bearbeitedialog passen wir nun den Namen an und setzen den Beginn und das Ende der Periode fest.
Nun brauchen wir nur noch die Eröffnungsbilanz anzupassen. Mit einem Klick auf "Eröffnungsbilanz" am oberen Rand des Dialogs können wir das auch gleich erledigen. Danach brauchen wir das Ganze nur noch zu Speichern und wir können ins neue Rechnungsjahr starten.

Debitoren erstellen (Mitgliederbeiträge)
In diesem Beispiel erstellen wir mehrere Debitoren gleichzeitig und zeigen im gleichen Zug wie es möglich ist ESR-Einzahlungsscheine zu Drucken. Dabei gehen wir davon aus, dass die Mitgliederbeiträge fällig sind und wir an sämtlichen Mitglieder eine ESR-Rechnung schicken. Mit einem Klick auf Debitoren in der Navigation sehen wir eine Übersicht der Debitoren in der aktiven Rechnungsperiode. Wir klicken auf "Mehrere Debitoren erfassen" und gelangen damit in ein Dialogfenster. In diesem Fall tippen wir im Buchungstext "Mitgliederbeiträge 2013", wählen den Einheitsbetrag aus und setzen diesen auf den gewünschten Betrag. Bei der Kategorie wählen wir die Kategorie "Mitgliederbeiträge". Falls diese noch nicht existiert, kann sie an dieser Stelle mit einem Klick auf "Neue Kategorie erstellen" hinzugefügt werden. Nun noch die richtigen Konti auswählen, das Rechnungsdatum sowie das Fälligskeitsdatum eintragen und dann auf "weiter" klicken. Im nächsten Schritt die gewünschten Mitglieder auswählen und erneut mit "weiter" bestätigen. Im nun letzten Schritt gibt es nicht nur die Möglichkeit die Beiträge nochmals zu kontrollieren, sondern ebenfalls, gewisse Mitglieder aus der Rechnungsstellung zu entfernen oder einzelne Beiträge von Hand anzupassen.

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Materialverwaltung

Materialverwaltung

Die Materialverwaltung ist ein schlichte und einfache Möglichkeit das Vereinsinventar zentral zu verwalten. Es stehen beliebig viele Kategorien zur Verfügung, in welchen Artikel erfasst werden können

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Kontakt

Rückmeldungen

Wir freuen uns über Anregungen und Rückmeldungen und versuchen entsprechende Änderungen auch zeitnah umzusetzen. Sofern möglich passen wir auch gerne den Verlauf der Weiterentwicklung den Wünschen unseren Kunden an.

Kontakt

Das Webling Team ist über unsere Kontaktseite, das Feedback- Formular in Webling selber oder per Email (support@webling.ch) erreichbar.

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