Die neue Kassierin sitzt am Küchentisch, vor sich die Jahresrechnung ihres Vorgängers. Bei den Ausgaben steht eine Position «Diverses», daneben 4’800 Franken. Sie geht die Belege durch: ein Blumenstrauss, eine Standgebühr, eine Reparatur am Rasenmäher, zwei Quittungen ohne Vermerk. In drei Wochen ist Generalversammlung, und irgendjemand wird fragen, wofür diese 4’800 Franken draufgegangen sind.
Ihr Vorgänger ist im Frühling weggezogen. Wie oft kann sie ihn anrufen, bevor es unangenehm wird?
Solche Positionen sind die Zeilen eines Kontenplans, und der ihres Vorgängers hatte für alles ausser Miete und Beitrag nur diese eine. Wenn dort «Anlässe» stünde und daneben «Standgebühr Herbstmarkt», müsste sie ihn gar nicht anrufen.
Warum eine einzige Zahl nicht reicht
Wofür haben wir das Geld ausgegeben? Diese Frage stellt an jeder Generalversammlung jemand, sobald der Kassenbericht auf dem Tisch liegt. Ein Kassenbuch mit einer Spalte kann sie nicht beantworten, weil es nur festhält, wann wie viel geflossen ist, und nicht, wofür.
Das «wofür» weiss im Moment der Buchung noch jeder. Zwei Monate später nicht mehr, und im Dezember gar niemand.
Die Versammlung ist nicht die Einzige, die so fragt. Der Revisor stellt dieselbe Frage an jeden einzelnen Beleg, und er merkt als Erster, ob sie schon beantwortet ist. Wenn die Belege nach Kategorien liegen, nimmt er sich eine Zeile vor, zählt zusammen und vergleicht die Summe. Sonst schlägt er jeden Beleg einzeln auf.
Das Budget hängt an derselben Ordnung. Ein Soll-Ist-Vergleich braucht auf beiden Seiten dieselben Kategorien, sonst vergleicht der Vorstand die Zeile «Anlässe» aus dem Budget mit einer Sammelposition aus der Buchhaltung. Und bei der Übergabe entscheidet der Kontenplan darüber, ob die Nachfolgerin die Jahresrechnung liest und versteht, oder ob drei Jahrgänge Belegordner vor ihr liegen.
Ein Beispiel mit zehn Zeilen
Ihr Verein hat 150 Mitglieder, ein Vereinshaus zur Miete und drei Anlässe im Jahr. So sähe ein Kontenplan dafür aus, mit zehn Zeilen:
| Kategorie | Typische Buchungen |
|---|---|
| Mitgliederbeiträge | Jahresbeiträge der 150 Mitglieder |
| Sponsoring und Spenden | Zahlungen lokaler Firmen, Einzelspenden |
| Miete | Miete fürs Vereinshaus |
| Nebenkosten | Strom, Heizung, Wasser |
| Material | Trikots, Bälle, Trainingsgeräte |
| Kommunikation | Website, Porto, Drucksachen |
| Anlässe | Vereinsfest, Weihnachtsfeier |
| Versicherungen | Haftpflicht, Sachversicherung |
| Verwaltung | Buchhaltungssoftware, Bankspesen |
| Diverses | Ausgaben, die sonst nirgends passen |
Bis auf die Miete steht jede dieser Zeilen so oder ähnlich auch in einem Verein ohne eigenes Haus. Nur die Beträge sind andere.
Wenn eine Ausgabe jedes Jahr wiederkehrt, bekommt sie eine eigene Zeile. Ein Sportverein mit eigenen Schiedsrichtern braucht eine Zeile für Schiedsrichterspesen, weil die jede Saison anfallen und sonst unter «Diverses» verschwinden. In einem Musikverein gibt es diesen Posten gar nicht.
Warum zehn Kategorien reichen
Jede zusätzliche Kategorie ist eine Entscheidung, die jemand bei jeder einzelnen Buchung neu treffen muss. Die Rechnung für die Vereinswebsite zeigt das: Sie passt unter «Kommunikation» und sie passt unter «Verwaltung». Bei zehn breiten Kategorien stellt sich diese Frage selten, weil die Grenzen weit auseinanderliegen. Wer dreissig enge Kategorien führt, trifft diese Entscheidung bei fast jeder Buchung neu, und in zwei Jahren steht dieselbe Rechnung dann einmal unter «Kommunikation» und einmal unter «Verwaltung».
Das trifft Vereine härter als Firmen, weil das Kassier-Amt alle paar Jahre wechselt. Der Kassier, der dreissig feine Unterkategorien aufgebaut hat, erinnert sich bei jeder Zeile an den Fall, für den er sie erfunden hat. Seine Nachfolgerin bekommt nur die Liste.
Musstest du im letzten Jahr mehr als drei Mal überlegen, in welche von zwei Kategorien eine Zahlung gehört? Dann hat dein Kontenplan zu viele Zeilen.
Die Sponsoring-Zahlung fürs Vereinsfest
Eine Firma zahlt 2’000 Franken Sponsoring, zweckgebunden fürs Vereinsfest. Gehört das unter «Sponsoring» oder unter «Anlässe»?
Nimm «Sponsoring». Die Kategorie beschreibt, woher das Geld kommt, und danach fragt die Generalversammlung, wenn sie wissen will, wie stark der Verein von Firmen abhängt. Unter «Anlässe» würde dieselbe Zahlung den Eindruck erwecken, das Fest habe sich selbst getragen.
Wer sich anders entscheidet, hat auch ein Argument, und dann gilt diese Wahl für jede weitere zweckgebundene Zahlung. Wenn die Zuordnung von Fall zu Fall wechselt, verschwindet genau die Vergleichbarkeit, für die der Kontenplan überhaupt existiert.
Schreib die Regel neben die Kategorie. Ein Satz reicht, sonst weiss in zwei Jahren wieder nur eine Person, warum das Sponsoring dort steht, wo es steht.
Was «Diverses» bis Dezember anrichtet
«Diverses» beginnt das Jahr leer. Beim Vorgänger lagen dort im Dezember zwanzig Posten, und mit dem Plan von oben wären achtzehn davon woanders gelandet: der Blumenstrauss und die Standgebühr unter «Anlässe», die Reparatur unter «Material». Nur bei den zwei Quittungen ohne Vermerk weiss es heute niemand mehr.
Wer abends um elf noch acht Belege vor sich hat, klickt «Diverses» an. Das dauert eine Sekunde. Die richtige Zuordnung dauert eine Minute. Im Dezember holen sich Revisor und Versammlung diese Minute zurück, und zwar mit Zinsen, weil dann beide wissen wollen, was in der Zeile steckt.
Warum du den Kontenplan über Jahre stehen lässt
«Material» im Jahr 2026 muss dasselbe meinen wie «Material» im Jahr 2023, sonst sagt der Vergleich der beiden Zahlen nichts darüber, ob die Ausgaben steigen. Für diesen Vergleich führt ein Verein die Kategorien überhaupt.
Deshalb kostet eine Änderung mehr als die Umstellung selbst. Sie kostet den Vorjahresvergleich, und zwar so lange, bis die übernächste Jahresrechnung vorliegt. Bis dahin steht in der Vergleichsspalte eine Zahl, die etwas anderes misst als die daneben.
Wie du eine Änderung einführst, ohne die Zeitreihe zu zerlegen
Solange eine Änderung an der Jahresgrenze beginnt, ist sie richtig, und irgendwann braucht jeder Kontenplan eine. Was dich übers Jahr stört, sammelst du bis zum Herbst.
Im Herbst legst du die gesammelten Punkte dem Vorstand vor, und er bestätigt sie an einer Sitzung. Das ist keine Formalie: Der Beschluss steht danach im Protokoll, mitsamt der Begründung, warum es die neue Zeile braucht. Genau diese Begründung fehlt sonst, sobald du das Amt abgibst.
Die neue Kategorie gilt ab dem 1. Januar. Wer sie rückwirkend anwendet, muss das ganze Vorjahr neu buchen.
Was sich in einer Buchhaltungs-App ändert
Eine Buchhaltungs-App organisiert Kategorien technisch anders als ein Blatt Papier. Sie vergibt Kontonummern, erlaubt Unterkategorien und rechnet den Kassenbericht selbst aus den verbuchten Zahlungen zusammen. Welche Kategorien es gibt, entscheidest trotzdem du. Die App zählt sie nur aus.
Die Kategorien in der App müssen dabei exakt den bisherigen entsprechen. Bau den Kontenplan nicht im selben Jahr um, in dem du die Software wechselst. Sonst zeigt der Vorjahresvergleich eine Abweichung, und niemand kann sagen, ob die neue Software oder die neue Kategorie sie verursacht hat.
Die zehn Zeilen oben sind Aufwand und Ertrag. Wer doppelte Buchhaltung führt, braucht dazu die Bestandeskonten für Kasse, Bank und Vereinsvermögen, sonst geht die Bilanz nicht auf. Webling bringt für beide Fälle fertige Kontenrahmen mit, etwa KMU-CH, und du passt sie an deinen Verein an.
Zurück zu den 4’800 Franken
Die Kassierin wird ihre Generalversammlung überstehen. Sie wird sagen, dass sie diese Position nicht aufschlüsseln kann, weil sie die Belege geerbt und nicht gebucht hat, und dieses Argument trägt genau einmal.
Bei 150 Mitgliedern und drei Anlässen kommen im Jahr etwa 120 Zahlungen zusammen. Wenn die Kassierin ab Januar jede davon sofort einer der zehn Zeilen zuordnet und dafür eine Minute braucht, kostet sie das im ganzen Jahr zwei Stunden. Dafür steht im nächsten Kassenbericht keine Zeile mehr, die nur sie erklären könnte. Und ihre Nachfolgerin wird sie nicht anrufen müssen.
Häufige Fragen
Was ist ein Kontenplan im Verein?
Ein Verzeichnis aller Konten. Es hält fest, welche Kategorien es gibt, damit der Kassier jede Zahlung schon beim Verbuchen einer davon zuweist.
Wie viele Kategorien sollte ein Kontenplan haben?
Wir empfehlen zehn, weil sich dann bei den meisten Zahlungen die Zuordnungsfrage gar nicht erst stellt. Kleine Vereine kommen oft mit acht aus, grosse mit zwölf.
Darf ich den Kontenplan während des Jahres ändern?
Besser nicht. Eine neue Kategorie im Juni bedeutet, dass die Zahlen von Januar bis Mai nach einer anderen Ordnung gebucht sind als die von Juni bis Dezember. Änderungen starten deshalb am 1. Januar.
Wer entscheidet über neue Kategorien?
Der Kassier schlägt vor, der Vorstand bestätigt an einer Sitzung. Der Beschluss steht im Protokoll, damit die Begründung nicht wieder an einer Person hängt.
Was mache ich mit der Kategorie «Diverses»?
Sie bleibt für echte Einzelfälle reserviert. Wenn dort jedes Jahr Ausgaben derselben Art auftauchen, bekommen sie am nächsten 1. Januar eine eigene Zeile.
Muss ich denselben Kontenplan verwenden wie mein Vorgänger?
Am Anfang ja, sonst lässt sich dein erstes Jahr nicht mit seinem letzten vergleichen. Was dich stört, sammelst du bis zur Jahresgrenze.
Was, wenn eine Zahlung in zwei Kategorien passt?
Nimm die Kategorie, die den Zweck der Zahlung beschreibt, und schreib die Regel neben die Kategorie. Dann findet sie auch deine Nachfolgerin.
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