Doppelte Buchhaltung für Vereine

Die doppelte Buchhaltung stellt für viele kleinere Vereine eine Herausforderung dar. Gerade wenn ein neuer Kassenwart oder eine neue Kassenwartin mit wenig Buchhaltungserfahrung das Amt übernimmt, stellt sich die Frage: Lohnt sich der Aufwand für die doppelte Buchführung überhaupt? Dabei ist die doppelte Buchhaltung gar nicht so kompliziert, wie es auf den ersten Blick scheint.

Was ist die doppelte Buchhaltung?

Die doppelte Buchhaltung (auch doppelte Buchführung) ist eine Form der Buchhaltung, bei der jeder Geschäftsvorfall auf zwei verschiedenen Konten verbucht wird: Auf dem Konto und dem Gegenkonto.

So ist die Bilanz immer ausgeglichen. Damit erhält man eine detaillierte Darstellung der finanziellen Situation des Vereins und die Kassierin behält immer den Überblick.

Die doppelte Buchführung ist aber nicht so kompliziert, wie sie klingt. Die Buchungen werden nämlich NICHT doppelt gemacht, sondern lediglich zwei Konten zugeordnet.

Definition Bilanz
Die Bilanz ist die Gegenüberstellung der Vermögenswerte, Schulden und des Eigenkapitals einer Organisation zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Was ist der Unterschied zwischen doppelter und einfacher Buchhaltung?

In der «Milchbüechlirechnung», EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) oder einfachen Buchhaltung werden alle Einnahmen und Ausgaben einmal erfasst. Aus der einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung geht deshalb lediglich hervor, ob ein Gewinn oder ein Verlust entstanden ist. Die Ursache dafür ist darin nicht ersichtlich. Damit ist es schwierig, den Überblick über die finanzielle Situation des Vereins zu behalten und Probleme frühzeitig zu erkennen.

Bei der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall auf zwei Seiten dokumentiert. Einmal auf der Einnahmeseite und einmal auf der Ausgabeseite. Dadurch gibt die Buchhaltung viel mehr Informationen preis. Man weiss, auf welchem Konto die Bewegung stattgefunden hat, ob es sich z. B. um Bargeld, eine Kreditkartenzahlung oder eine Banküberweisung handelt und wofür das Geld verwendet wurde. Das bedeutet aber nicht, dass jede Buchung doppelt gemacht werden muss.

Ist als Verein eine doppelte Buchhaltung verpflichtend?

Für Unternehmen ist die doppelte Buchführung vorgeschrieben. Für einen Verein gilt dies nicht zwingend. Eine einfache Buchführung kann genügen. Sobald aber der Verein in der Schweiz im Handelsregister eingetragen ist und in Deutschland einen Gewinn von 60 000 Euro oder einen Umsatz von 600 000 Euro überschreitet, ist er dazu verpflichtet.

Lohnt sich eine doppelte Buchführung für den Verein?

Die doppelte Buchhaltung ist nicht komplizierter als die einfache Buchhaltung und sie hat viele Vorteile. Buchhaltungstools wie eine Vereinssoftware sind sogar dafür ausgelegt. Wir empfehlen deshalb auch kleinen Vereinen das Arbeiten mit mehreren Konten in der Aufwands-/Ertragsrechnung, also die doppelte Buchhaltung. Dadurch wird die Buchhaltung übersichtlicher und die einzelnen Kategorien können einfacher ausgewertet werden. Dank der übersichtlichen Auswertung können Entscheidungen in finanziellen Angelegenheiten einfacher getroffen werden.

Zusätzlich ist es bei der doppelten Buchführung sehr einfach, selbst zu kontrollieren, ob alles stimmt. So muss der Kontostand bei der Bank oder in der Vereinskasse nach der Buchung mit dem Saldo in der Buchhaltung übereinstimmen. Diese Kontrolle erleichtert nicht nur die Arbeit des Kassenwarts, sondern auch die Revision.

Wie funktioniert die doppelte Buchhaltung?

Um die doppelte Buchführung zu verstehen, muss man sich mit einigen Grundkonzepten der Buchführung vertraut machen.

Kontenarten

In der doppelten Buchführung gibt es zwei Arten von Konten, die Bestandskonten und die Erfolgskonten. Während die Bestandskonten zeigen, wo sich welche finanziellen Mittel befinden, dienen die Erfolgskonten dazu aufzuzeigen, welche Aufwendungen und Erträge angefallen sind.

Definition Konto in der doppelten Buchführung
Der Begriff Konto in der Buchhaltung bedeutet nicht, dass der Verein auf der Bank ein separates Bankkonto dafür hat. Das Wort Konto wird hier als Kategorie verwendet.

Die Bestandskonten dokumentieren das Vermögen bzw. das Kapital. Sie werden in Aktiv- und Passivkonten unterteilt. Die Bestandskonten werden in der sogenannten Bilanz aufgeführt.

• Aktivkonten beinhalten die finanziellen Mittel, die der Verein besitzt: Bankguthaben, Kasse, Debitoren (das sind Schuldner, z. B. Mitgliedsrechnungen, die noch nicht bezahlt wurden) oder auch Vorräte, Gebäude etc.

• Passivkonten stellen die finanziellen Verbindlichkeiten und das Eigenkapital dar. Sie zeigen, woher das Geld kommt, das der Verein besitzt. Wenn alles Geld dem Verein gehört, wird nur das Eigenkapital aufgeführt. Wenn das Geld von aussen kommt, kommen weitere Konten hinzu. Das sind z.B. Bankkredite, Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten, Darlehen usw.

Aktiv- und Passivseite sind immer ausgeglichen. Die Aktivseite zeigt, wo sich die finanziellen Mittel befinden, die Passivseite, woher das Geld kommt.

Auf den Erfolgskonten werden die Aufwendungen und Erträge des Vereins dokumentiert. Sie sind in der Erfolgsrechnung aufgeführt.

• Aufwandskonten beinhalten alle Ausgaben, wie Miete für das Vereinslokal, Löhne oder ähnliches.

• Ertragskonten zeigen alle Einnahmen des Vereins, wie zum Beispiel Mitgliederbeiträge, Sponsoring-Einnahmen und mehr.

SOLL und HABEN

In der doppelten Buchführung hat jedes Bestands- und Erfolgskonto zwei Seiten: Soll und Haben. In jeder Buchung wird immer etwas von Soll an Haben gebucht. Eine Buchung ist immer Soll an Haben.

Hier eine Übersicht mit allen Konten, die aufzeigt, auf welcher Seite jeweils das Soll und auf welcher Seite das Haben steht:

Wie du dir einfach merken kannst, was Soll und was Haben ist, erklären wir im Artikel «SOLL und HABEN, wie merke ich mir das«.

Wenn du deine Buchhaltung mit einer Vereinssoftware machst, schlägt dir diese bei jeder Buchung direkt die richtige Seite (Soll oder Haben) des Kontos vor. Du brauchst dich also nicht weiter darum zu kümmern.

Die Buchung

Für jede Transaktion solltest du jeweils sicherstellen, dass sie auf mindestens zwei Konten gebucht wird: Auf einem Konto für die erhaltene Leistung oder die Zahlung, und auf einem zweiten Konto für die entsprechende Gegenleistung oder Quelle der Zahlung.

Damit es etwas verständlicher ist, haben wir drei Beispielsituationen für Vereine mit den entsprechenden Buchungen dargestellt:

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Beispiel 1: Bargeld als Spende erhalten

Angenommen, ein Verein erhält eine Spende in Höhe von CHF 500 in bar in die Kasse.

1. Die Buchung erfolgt in die Kasse. Die Kasse ist deshalb an erster Stelle in der Buchung (Soll). Die Einnahme wird auf das Ertragskonto «Spendeneinnahmen» verbucht, welches das zweite Konto in der Buchung (Haben) ist.
2. Die Buchung lautet: Kasse an Spende CHF 500.

Beispiel 2: Mitgliederbeiträge in bar erhalten

Eine Person bezahlt ihren Mitgliederbeitrag in bar.

1. Die Buchung geht in die Kasse. Die Kasse ist also zuerst in der Buchung (Soll) und die Einnahme soll auf das Ertragskonto «Mitgliedsbeiträge» verbucht werden. Das ist somit das zweite Konto in der Buchung (Haben).
2. Die Buchung lautet: Kasse an Mitgliedsbeiträge CHF 200

Beispiel 3: Erstellen einer Rechnung für einen Mitgliedsbeitrag

Dein Verein stellt eine Rechnung über CHF 100 für einen jährlichen Mitgliedsbeitrag aus.

1. Beim Erstellen der Rechnung wird der Betrag zu einer Forderung (= Debitoren). Die Forderung ist also zuerst in der Buchung (Soll). Das Ertragskonto «Mitgliedsbeiträge» ist das zweite Konto in der Buchung (Haben).
2. Die Buchung lautet: Debitoren an Mitgliederbeiträge

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Wie führe ich die Buchhaltung für meinen Verein?

Nun fehlt nur noch die Umsetzung der doppelten Buchhaltung. Wir haben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur doppelten Buchführung im Verein zusammengestellt. So kannst du das in diesem Artikel beschriebene Wissen richtig anwenden.

1. Erstelle einen Kontenplan, der zu deinem Verein passt.

Ein Kontenplan ist die Gesamtheit der Konten, die du in deiner Buchhaltung führst. Um zu wissen, welche Kontenpläne sinnvoll sind, gibt es sogenannte Kontenrahmen. Kontenrahmen sind Vorlagen für Kontenpläne.

Wähle in deiner Vereinssoftware einen möglichst einfachen Kontenrahmen mit möglichst wenigen Konten aus. Damit hast du bereits die wichtigsten Konten erfasst. Diesen passt du dann so an deinen Verein an, dass er alle relevanten Einnahmen, Ausgaben, Vermögen und Verbindlichkeiten eures Vereins abdeckt.

In den meisten Buchhaltungssoftwares kannst du auch jederzeit zusätzliche Konten hinzufügen. Eine Ausnahme ist, wenn du mit einem standardisierten Kontenrahmen wie dem KMU-Kontenrahmen in der Schweiz oder dem SKR42 in Deutschland arbeitest.

Die empfohlenen Konten, die eine gute Grundlage für eine doppelte Buchführung im Verein darstellen, haben wir hier aufgelistet.

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So könnte dein Kontenplan in deiner Buchhaltung aussehen

Umlaufvermögen sind Mittel, die schnell «flüssig» sind. Dazu gehören Bargeld, ein Bankkonto oder ähnliches.

Anlagevermögen sind Mittel, die nicht so leicht flüssig gemacht werden können, z. B. ein Vereinshaus, Geräte, Fahrzeuge etc.

Debitoren sind Gelder, die noch eingehen werden, also Forderungen. Hier sind überwiegend offene Rechnungen gemeint (z.B. noch nicht bezahlte Mitgliedsrechnungen).

Das Eigenkapital kann weitgehend ignoriert werden, wenn man mit einer Buchhaltungssoftware arbeitet, da diese das Eigenkapital automatisch abbucht. Woher es kommt und wie man damit umgeht, steht im Artikel zum Eigenkapital.

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2. Mache die Buchung, sobald sie anfällt.

Erledige deine Buchungen regelmässig. Sobald ein paar Rechnungen bezahlt sind oder eine Spende eingeht, ist es sinnvoll, diese direkt zu verbuchen. Jede finanzielle Transaktion sollte im Buchhaltungssystem erfasst werden, damit sie nicht vergessen wird.

3. Verwende das doppelte Buchhaltungsprinzip.

Hab keine Angst vor der doppelten Buchhaltung. Überlege dir immer: Woher kommt das Geld und wohin lege ich es? Nutze Merkblätter oder die Übersicht in diesem Artikel, wenn du dir unsicher bist.

Praktische Übungen für Einsteiger:innen gibt es hier: www.bookyto.com

Tipp: Wenn du mit der Webling Vereinssoftware arbeitest, kannst du einen zweiten Mandanten erstellen, den du als «Spielwiese» nutzt. Teste darin deine Buchungen und kontrolliere, ob sie richtig herauskommen.

4. Verwende eine Buchhaltungssoftware.

Viele Geschäftsfälle wiederholen sich und die Art der Buchung wird schnell klar. Eine Buchhaltungssoftware wie Webling schlägt dir die entsprechende Buchung beim Erstellen der Rechnung direkt vor. Das macht die Buchführung sehr viel einfacher und schont die Nerven des Kassiers.

Tipp: In Webling findest du auch einen Buchhaltungsassistenten. Darin findest du eine Liste mit Vorlagen für Buchungen, die in einem Verein anfallen könnten. Damit wird die Buchung beim Erstellen richtig vorgeschlagen.

Doppelte Buchführung für Vereine – mehr Übersicht mit wenig Mehraufwand

Am Ende des Jahres folgt der Jahresabschluss mit Bilanz und Erfolgsrechnung (ER) oder in Deutschland die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Dieser hält für unerfahrene Buchhalter:innen noch einmal ein paar Herausforderungen bereit. Mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Jahresabschluss in Webling ist aber auch dieser machbar.

Die doppelte Buchführung mag auf den ersten Blick einschüchternd wirken. Sie ist aber ein mächtiges Instrument für Vereine, um ihre Finanzen effizient zu verwalten. Mit einer guten Anleitung, einem einfachen und übersichtlichen Kontenplan und ein paar Testbuchungen ist sie auch gar nicht so schwer zu verstehen. So können auch Buchhaltungslaien die doppelte Buchführung in ihrem Verein erfolgreich umsetzen.

Welche Tipps und Tricks haben dir und deinem Verein bei der Buchhaltung geholfen? Hast du noch offene Fragen?
Wir freuen uns über deinen Kommentar.