E-Rechnung für Vereine 2025: Das muss dein Verein beachten.

Die Digitalisierung macht auch vor Vereinen nicht halt – und das ist gut so! Ab dem 1. Januar 2025 wird das Einlesen und Verarbeiten von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) für Vereine in Deutschland schrittweise verpflichtend. Deshalb beantworten wir alle Fragen rund um die E-Rechnung für Vereine: von Fristen über Pflichten bis hin zu Softwarelösungen für E-Rechnungen.

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung übermittelt Rechnungsinformationen elektronisch und ermöglicht es, diese automatisiert zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Somit erleichtert sie die digitale Bearbeitung von der Rechnungserstellung bis zur Bezahlung der Rechnungsbeträge.

Dabei werden die Rechnungsinhalte nicht wie bisher als PDF- oder Bilddatei dargestellt, sondern in strukturierten, maschinenlesbaren Datensätzen.

Das Besondere daran: E-Rechnungen können von Softwarelösungen automatisch verarbeitet werden, was Fehler minimiert und Zeit spart. Ausserdem werden längerfristig Kosten reduziert und Ressourcen gespart.

Formate der E-Rechnungen

E-Rechnungen werden in Deutschland in zwei standardisierten Formaten übermittelt: XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate sind gesetzlich anerkannt, unterscheiden sich aber optisch: Die XRechnung ist rein datenbasiert und wird maschinell verarbeitet. ZUGFeRD ist eine hybride Variante, die strukturierte Daten mit einer bildlichen PDF-Darstellung kombiniert. Die Variante ist besonders praktisch, wenn in einem Verein oder Unternehmen noch keine passende Software im Einsatz ist.

Die XRechnung ist das Standardformat für E-Rechnungen in Deutschland, speziell für den öffentlichen Sektor. Ferner basiert sie auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und enthält ausschliesslich strukturierte, maschinenlesbare Daten im XML-Format. Eine XRechnung wird ohne visuelle Darstellung geliefert, ist jedoch ideal für die automatische Verarbeitung durch Software.
Quelle: Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), www.kosit.org

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert strukturierte Daten (XML) mit einer PDF-Darstellung der Rechnung. Dieses hybride Format ermöglicht es, Rechnungen sowohl maschinell zu verarbeiten als auch visuell zu lesen.
Quelle: Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), www.ferd-net.de.

Warum ist die E-Rechnung für Vereine wichtig?

Mit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU hat die Bundesregierung die verpflichtende Einführung der E-Rechnung in Deutschland beschlossen. Dadurch sollen Prozesse vereinfacht, die Digitalisierung vorangetrieben und Steuerbetrug eingedämmt werden.

Für Vereine bedeutet das: Wenn du Rechnungen an Unternehmen oder Behörden stellst, musst du dich bald an die neuen Vorgaben halten.

Was beinhaltet die Abwicklung der E-Rechnung?

Zur Abwicklung der E-Rechnung gehört zunächst das Erstellen einer E-Rechnung. Dies geschieht über eine Vereinssoftware, mit der der Rechnungsversand geplant und durchgeführt wird. Deshalb ist es sinnvoll, ab 2026, spätestens 2027 eine Vereinssoftware zu haben, die Rechnungen in diesem Format erzeugen kann.

Der Empfang einer E-Rechnung – die erste Anforderung, die du im Verein umsetzen musst – ist gar nicht so kompliziert. Wir erklären euch, wie das geht.

Anschliessend folgt das Bezahlen einer E-Rechnung: Hier ändert sich nichts. Eine E-Rechnung kann per E-Banking, Lastschrift oder auf andere Weise bezahlt werden.

Und schlussendlich muss die E-Rechnung noch richtig archiviert werden.

Umstellung auf die E-Rechnung für Vereine: Übergangsfristen im Überblick

Eines vorweg: Dein Verein muss vorerst keine weiteren Schritte unternehmen. Ihr könnt eure Rechnungen bis Ende 2026 wie bisher per PDF oder per Post versenden.

Dabei solltest du aber den folgenden Zeitplan beachten:

Wichtige Fristen zur Umsetzung von E-Rechnungen in Deutschland ab 2025.

Ab 01. Januar 2025: Empfang von E-Rechnung

Ab 1. Januar 2025 müssen alle Rechnungsempfänger:innen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Bis 31.12.2026: Übergangsfrist
Versand von Rechnungen im bisherigen Format zulässig.

Die Übergangsregelung erlaubt es dem Rechnungsaussteller weiterhin herkömmliche Rechnung auszustellen. Dadurch darf dein Verein in dieser Übergangszeit Rechnungen wie bisher erstellen und versenden.

Mit Webling kannst du schon vor Ende 2026 E-Rechnungen generieren. Am 1. Januar 2026 können kleine und grosse Vereine mit Webling E-Rechnungen generieren. Den aktualisierten Zeitplan findest du hier: Zeitplan E-Rechnungen Webling.

Bis 31.12.2027: Übergangsfrist
für Vereine mit geringem Jahresumsatz

Vereine mit einem Jahresumsatz von weniger als 800 000 Euro dürfen auch im ganzen Jahr 2027 noch Rechnungen in einem alten Format versenden. Für kleine Vereine ist der Versand von E-Rechnungen erst ab dem 1. Januar 2028 verpflichtend. Bei höherem Jahresumsatz muss dein Verein ab dem 1. Januar 2027 Rechnungen im E-Rechnungsformat ausstellen.

Quelle: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab 1. Januar 2025.

Von den E-Rechnungen ausgenommen

In folgenden Fällen ist auch nach Ablauf der Fristen keine E-Rechnung erforderlich:

• Kleinbetragsrechnungen: Alles unter 250 Euro braucht weiterhin keine E-Rechnung. Und wenn gewünscht, muss der Empfänger zustimmen.
• Umsatzsteuerfreie Einnahmen (im ideellen Bereich)
• Rechnungen, die dein Verein ins Ausland schickt oder dein Verein aus dem Ausland bekommt
• Rechnungen an Privatpersonen
• Barverkäufe

E-Rechnungen im Verein empfangen

Das Empfangen von E-Rechnungen ist nicht so kompliziert, wie es scheint. Dank der Übergangsfrist für Firmen dürfen auch Unternehmen bis Ende 2026 ihre Rechnungen in herkömmlichen Formaten verschicken: Nachfragen lohnt sich. Falls dein Verein dennoch eine E-Rechnung erhalten soll, erfährst du im folgenden Abschnitt, wie du vorgehen musst.

Übermittlung von E-Rechnungen

Das Gesetz sieht bei der Übermittlung von E-Rechnungen keinen bestimmten Weg vor. Daher kommen laut Bundesfinanzministerium «z. B. der Versand per E‑Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes, die Übergabe z. B. auf einem USB‑Stick oder der Download über ein Internetportal in Betracht.» Nichts Neues also, und kein Problem für deinen Verein.

Lesen der E-Rechnung im Verein

Für das Lesen von E-Rechnungen gibt es zwei Varianten:

Variante 1:
Du bekommst die E-Rechnung für deinen Verein im ZUGfERD-Format. Die E-Rechnung ist also ein PDF und du kannst sie wie eine herkömmliche Rechnung lesen.

Variante 2:
Du erhältst die E-Rechnung im Format einer XRechnung
Das bedeutet etwas mehr Arbeit, da man die Rechnung nicht bildlich erfassen kann. Aber auch hier gibt es einfache Lösungen: Konverter für XRechnungen. Das sind Plattformen im Internet, auf die man die XML-basierte Rechnung hochladen kann und die XRechnungen in visuell lesbare Formate umwandeln. Wir empfehlen euch, den Umwandler des Deutschen Vergabeportals zu verwenden.

Aufbewahrung von E-Rechnungen im Verein

E-Rechnungen werden in ihrer ursprünglich empfangenen Form gespeichert und aufbewahrt.

Folgende Bedingungen sollen dabei erfüllt sein:

• sie sind jederzeit lesbar und maschinell auswertbar
• sie sind unveränderbar
• die Zugriffskontrolle auf den Aufbewahrungsort ist gewährleistet
• Es ist nachvollziehbar, wer sie wann gespeichert hat

Die Aufbewahrungsfristen von E-Rechnungen entsprechen den aktuellen Fristen für Rechnungen.

E-Rechnungspflicht für Vereine kurz zusammengefasst

Die Vereinfacher, Vereinsexpert:innen aus Deutschland, haben die wichtigsten Punkte rund um die E-Rechnung nochmals kurz und verständlich zusammengefasst. Folglich möchten wir dir dieses Video natürlich nicht vorenthalten:

Die E-Rechung ab 2025 ©vereinfacher.de

E-Rechnung im Verein: nur halb so kompliziert wie es scheint

Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz und Nachhaltigkeit – auch für Vereine. Ausserdem ist mit der korrekten Vorbereitung und einer passenden Software wie Webling die Umstellung ein Kinderspiel.

Unser wichtigstes Learning für Vereine:
Es gibt grosszügige Übergangsfristen, insbesondere für kleinere Vereine. Dadurch haben Vereine genügend Zeit für eine stressfreie Umstellung. Es muss nichts überstürzt werden.

Hast du weitere Fragen rund um die Umstellung zur E-Rechnung?
Das Webling-Team und unsere Community beantworten sie dir gerne in den Kommentaren.