Stell dir vor, dein Verein organisiert regelmässig Anlässe, die immer beliebter werden. Bald merkt ihr, dass Freiwillige nicht mehr ausreichen, um alles zu bewältigen. Ihr stellt eine Person ein – aber was bedeutet das eigentlich für den Verein? Plötzlich seid ihr als Verein Arbeitgeber und müsst euch um mehr kümmern, als nur um die Veranstaltungen. Wir zeigen euch, welche Pflichten ihr als Arbeitgeber habt, und wie ihr diese verantwortungsvollen Aufgaben entweder selbst erfüllen, oder auch auslagern könnt.
Wann wird ein Verein zum Arbeitgeber?
Vereine können zur Erreichung des Vereinszwecks Personen anstellen oder beauftragen. Sobald ein Verein Angestellte hat, kann sich einiges ändern. Aber ab wann ist das der Fall?
Es geht schneller als du denkst. Ein Verein wird zum Arbeitgeber, sobald er für eine erbrachte Arbeitsleistung zahlt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Vergütung als Lohn, Honorar, Sitzungsgeld, Entschädigung oder Spesenpauschale bezeichnet wird. Ausgenommen sind natürlich Personen, die selbständig tätig und als solche gemeldet sind oder bei einem Unternehmen angestellt sind und über dieses abgerechnet werden.
Sobald das der Fall ist, unterliegt der Verein denselben Pflichten, wie ein Unternehmen, welches Mitarbeitende beschäftigt. Dazu gehören die Bezahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, der Anschluss an eine Pensionskasse (falls nötig) und der Abschluss einer obligatorischen Unfallversicherung. Der Vereinsvorstand ist für die Einhaltung der arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften verantwortlich. Bei Nichtbeachtung kann der Vorstand haftbar gemacht werden.
Was muss ein Verein als Arbeitgeber beachten?
Arbeitsverhältnis und Arbeitsvertrag
Ein Arbeitsverhältnis entsteht sehr schnell. Es entsteht, wenn jemand gegen Entgelt für den Verein nach dessen Weisung tätig wird. Das gilt auch, wenn die Tätigkeit nur wenige Stunden umfasst oder in unregelmässigen Abständen erfolgt. Ein Arbeitsvertrag kann mündlich, schriftlich oder stillschweigend geschlossen werden. Wenn also eine Person gegen ein Entgelt für deinen Verein tätig wird, entsteht ein Arbeitsverhältnis. Um Unklarheiten zu vermeiden, empfehlen wir, dies schriftlich festzuhalten.
Auch mündlich gültig: Ein Arbeitsvertrag kann auch mündlich oder per Handschlag abgeschlossen werden. Wir empfehlen jedoch, das Abgemachte schriftlich festzuhalten.
Sobald ein Arbeitsverhältnis besteht, müssen die Sozialversicherungsbeiträge abgerechnet und die gesetzlichen Bestimmungen (Artikel 319ff. OR) des Arbeitsvertragsrechts wie Kündigungsfristen und Lohnanspruch bei Ferien oder Arbeitsunfähigkeit eingehalten werden. Für die ausbezahlten Löhne und Entschädigungen muss ein Lohnausweis erstellt werden.
Wichtig ist die Abgrenzung zur Freiwilligenarbeit. Diese wird unentgeltlich geleistet und stellt somit kein bestehendes Arbeitsverhältnis dar.
Ein Arbeitsverhältnis zwischen dem Verein und dem Arbeitnehmer kommt auch dann nicht zustande, wenn der Arbeitnehmer selbstä
ndig erwerend ist oder über ein Unternehmen abgerechnet wird.
Pflichten als Arbeitgeber und Sozialversicherungen
Vereine, die jemanden anstellen, sind genauso wie andere Arbeitgeber verpflichtet, AHV/IV/EO- und ALV-Beiträge sowie Beiträge an die Familienausgleichskasse abzurechnen. Zudem muss für die Arbeitnehmenden eine Unfallversicherung abgeschlossen werden, auch wenn sie bereits bei einem anderen Arbeitgeber versichert sind.
Ab einem Jahreslohn von mehr als CHF 22’050 (2024) besteht zudem eine Versicherungspflicht bei einer Pensionskasse. Zusätzlich lohnt es sich für den Verein, den Abschluss einer Krankentaggeldversicherung zu prüfen. Die Krankentaggeldversicherung ist zwar eine freiwillige Versicherung, bietet aber sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer finanzielle Sicherheit im Krankheitsfall.
Besonderheiten bei tiefen Stellenprozenten
Für Arbeitnehmende mit sehr tiefen Beschäftigungsgraden fallen allenfalls einige Verpflichtungen weg.
Grundsätzlich müssen von jeder Lohnzahlung AHV/IV/EO- und ALV-Beiträge abgezogen werden. Beträgt der Lohn jedoch weniger als CHF 2’300 pro Jahr, sind diese Beiträge nicht zu entrichten. Der/die Arbeitnehmer:in kann aber die Abgabe verlangen.
So kann dein Verein vorgehen, um Personen anzustellen
Für einen Verein, der zum ersten Mal Arbeitgeber wird, kann der Prozess etwas überwältigend sein. Vor allem, wenn man über wenig Fachwissen verfügt, können die Aufgaben und Pflichten als Verein als Arbeitgeber sehr komplex sein. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Eigene Organisation
Ja, wir wissen, das klingt kompliziert. Aber keine Sorge: Wir führen euch Schritt für Schritt durch den Dschungel der Arbeitgeberpflichten.
Bestimmt zunächst im Vorstand eine Person, die dafür zuständig ist, und geht nach folgenden Schritten vor:
- Arbeitsvertrag erstellen
Erstelle einen klaren Arbeitsvertrag, der die wichtigsten Punkte wie Aufgabenbeschreibung, Arbeitszeit, Lohn, Kündigungsfristen und Ferienanspruch regelt. Der Vertrag kann schriftlich oder mündlich abgeschlossen werden. Wir empfehlen jedoch die schriftliche Form. Vitamin B, die Fachstelle für Vereine, stellt einen Musterarbeitsvertrag zur Verfügung. - Bei Sozialversicherungen anmelden
Melde deinen Verein bei den entsprechenden Sozialversicherungen an. Diese sind für alle Arbeitnehmenden ab dem ersten Franken obligatorisch. Dazu gehören die AHV/IV/EO (Alters- und Hinterlassenenversicherung / Invalidenversicherung / Erwerbsersatzordnung), die ALV (Arbeitslosenversicherung) und die Familienausgleichskasse. Diese sind kantonal. Bei einem Jahreslohn von mehr als CHF 22’050 ist der Verein bei einer Pensionskasse anzumelden. - Unfallversicherung abschliessen
Schliesse eine obligatorische Unfallversicherung für die Vereinsangestellten ab, sofern die wöchentliche Arbeitszeit mehr als 8 Stunden beträgt. Für Personen, die weniger arbeiten, ist dies nicht notwendig, kann aber trotzdem sinnvoll sein. - Lohnabrechnungen und Lohnausweise
Führe regelmässig Lohnabrechnungen durch und stelle am Jahresende einen Lohnausweis für deine Mitarbeitende aus. Diese werden für die Steuererklärung der Arbeitnehmenden benötigt. - Krankentaggeldversicherung
Denke über den Abschluss einer Krankentaggeldversicherung nach, um den Verein und die Angestellten im Krankheitsfall finanziell abzusichern. Diese Versicherung ist freiwillig, wird aber empfohlen. - Einhaltung der Arbeitsgesetze
Achte darauf, die gesetzlichen Bestimmungen des Arbeitsvertragsrechts einzuhalten. Dazu gehören Regelungen zu Kündigungsfristen, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und die Einhaltung der maximalen Arbeitszeiten. Vitamin B hat die genauen Gesetze und Vorgaben übersichtlich zusammengefasst.
Im Idealfall denkt ihr über eine zusätzliche Lohnbuchhaltungssoftware nach. Diese ermöglicht euch eine korrekte und halb automatisierte Lohnabrechnung. Bei den meisten Vereinssoftwares, wie auch in Webling, gibt es diese Funktion leider nicht, da nur sehr wenige Vereine auch Arbeitgeber sind.
Vorteile der internen Lohnbuchhaltung mit eigener Lohnsoftware:
- Eigene Expertise: Die Fachkompetenz ist intern durch die Vereinsmitglieder bzw. Vereinsvorstände gewährleistet.
- Direkte Kontrolle: Es besteht eine umfassende Kontrolle über alle Aspekte der Lohnabrechnung.
- Keine externen Kosten: Die Auslagerung der Lohnbuchhaltung ist häufig mit zusätzlichen Kosten verbunden, die durch die interne Abwicklung entfallen.
Prozesse auslagern
Die Anmeldung bei der Ausgleichskasse, der Abschluss der Versicherungen und die monatliche Berechnung und Auszahlung der Löhne sind zeit- und kostenintensiv. Im Idealfall verfügt man zudem über ein gewisses Know-how, sonst kann der Prozess schnell ausufern. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen und Vereine dafür, diese Aufgaben auszulagern.
Vorteile der ausgelagerten Lohnbuchhaltung:
- Weniger Aufwand: Eure Buchhalter:in oder ein anderes Vorstandsmitglied müssen keine zusätzlichen Aufgaben übernehmen.
- Keine Softwarekosten: Ihr braucht neben euer Vereinssoftware keine zusätzliche Software.
- Mehr Zeit für die Kerntätigkeit: Ihr braucht keine Zeit, um euch das notwendige Wissen anzueignen.
- Garantierte Korrektheit: Unfallmeldungen, Familienzulagen, Quellensteuer werden professionell abgewickelt.
Arbeitnehmende anstellen mit quitt Business
Das Auslagern der Aufgaben muss nicht immer an eine:n teure:n gebunden Treuhänder:in sein. Die Lösung von quitt Business bietet umfangreiche Dienstleistungen für Vereine zu einem Preis von nur CHF 19 pro Arbeitnehmer:in pro Monat, zuzüglich einer Kommission von 0.1% pro gewählter Versicherung.
Bequem und übersichtlich: Die Schweizer Firma quitt Business übernimmt für deinen Verein alle Aufgaben eines Arbeitgebenden.
Die angebotenen Dienstleistungen umfassen:
Komplette Lohnbuchhaltung:
- Abrechnung mit den Ausgleichskassen und Versicherungen
- Auszahlung der Löhne
- Erstellung der Lohnabrechnungen und des Lohnausweises
- Anmeldung für die Quellensteuer
- Beantragung der Familienzulagen
Zusätzliche Dienstleistungen:
- Auswahl der Versicherungspartner
- Abschluss der erforderlichen Versicherungen
- Abwicklung von Schadensfällen
- Individuelle Arbeitsverträge
- Individuelle Teamvertrag
- Individuelles Spesenreglement
- Täglicher Support via Chat, Mail und Telefon
- Lohnjournal und Kostenübersicht
- Zugriff auf die Web-App für Arbeitgebende und Arbeitnehmende
Über quitt Business: Die ServiceHunter AG, ein Spin-off der ETH Zürich, übernimmt seit 2011 mit quitt für Privatpersonen die korrekte Anmeldung, Versicherung und Lohnabrechnung ihrer Haushaltshilfen. Seit 2023 unterstützt quitt Business nun auch Vereine, AGs und GmbHs.
Damit alles korrekt und schnell abgehandelt ist: Das Team von quitt bietet deinem Verein eine All-in-One-Lösung für die Lohnadministration.
Augen auf beim Arbeitsrecht!
Es ist möglich, dass dein Verein zum Arbeitgeber wird. Bei den meisten Vereinen ist das nicht der Fall. Trotzdem ist es wichtig zu wissen, ab wann Arbeitgeberpflichten bestehen und diese korrekt wahrzunehmen. Für Vereine ist es wichtig, die Mitarbeitenden korrekt zu behandeln, faire Verträge abzuschliessen und geregelte Arbeitsverhältnisse zu haben.
Habt ihr als Verein schon Personen angestellt? Wie hat das funktioniert? Habt ihr die Verwaltung selbst übernommen oder ausgelagert? Teilt eure Erfahrungen in den Kommentaren.
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