Seit 1. September 2023 ist das neue Schweizer Datenschutzgesetz gültig. Dieses Gesetz, das lange in der Diskussion und Planung war, stärkt den Datenschutz der Bürgerinnen und Bürger und reguliert den Umgang mit personenbezogenen Daten in der digitalen Welt. Doch was bedeutet das neue Gesetz konkret für Vereine? Wir haben dir die wichtigsten Punkte zusammengefasst.
Was bedeutet das neue Schweizer Datenschutzgesetz für deinen Verein?
Vereine verwalten und verarbeiten Daten ihrer Mitglieder, die diese dem Vereinsvorstand anvertrauen. Bei der Bearbeitung von Mitgliederdaten ist deshalb besonders auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu achten. Die Verarbeitung umfasst nicht nur die Veränderung von Daten, sondern auch deren Speicherung, Verwaltung und Nutzung. Wir haben für dich Informationen, die wichtigsten Massnahmen und hilfreiche Dokumente zusammengestellt, damit du deine Vereinstätigkeit rechtskonform ausüben kannst.
Verantwortung für den Datenschutz im Vorstand klären
Die Verantwortung für die Einhaltung des Datenschutzes liegt beim Vereinsvorstand. Benennt eine Person im Vorstand, die sich um den Datenschutz kümmert. Diese wird Ansprechpartner:in für Fragen zum Thema und behält den Überblick über die Umsetzung der Massnahmen in eurem Verein. Der oder die Datenschutzbeauftragte liest sich in die Thematik ein. Vitamin B, die Fachstelle für Vereine in der Schweiz, hat im Dokument «Datenschutz: Was müssen Vereine beachten?» die wichtigsten Informationen übersichtlich zusammengefasst.
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Datenschutz bei Webling
Webling speichert die Daten deiner Vereinsmitglieder. Datenschutz und Sicherheit haben bei uns deshalb höchste Priorität und wir setzten uns intensiv damit auseinander.
Webling war gut auf das neue Gesetz vorbereitet und hat sowohl technische als auch organisatorische Massnahmen definiert, umgesetzt und dokumentiert, damit eure Daten sicher sind. Du kannst direkt in deinem Webling-Konto den sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschliessen, der für die Einhaltung des neuen Datenschutzgesetzes wichtig ist. Du findest ausserdem alle Informationen rund um den Datenschutz in der Dokumentation.
Und in Zukunft?
Zwei Dinge solltest du in deinem Verein in Zukunft unbedingt beachten. Damit erfüllt ihr als Verein bereits viele datenschutzrechtliche Anforderungen.
1) Beitrittsformular für neue Vereinsmitglieder anpassen
Einige Zustimmungen zur Datenverarbeitung durch den Vereinsvorstand könnt ihr bereits beim Eintritt eines neuen Vereinsmitglieds einholen. Mit einer Einverständniserklärung, die beim Beitritt bestätigt wird, kann das ganz einfach gelöst werden.
2) Weniger Daten – mehr Sicherheit
Achte darauf, nur jene Daten zu sammeln, die wirklich nötig sind. Bei jeder Datenerfassung hilft es, kurz zu überlegen, ob ihr Daten wie z.B. Geburtsdatum, Postanschrift oder Telefonnummer wirklich braucht, oder ob es auch ohne geht. Denn je weniger Daten ihr sammelt und verwaltet, desto besser.
Wie sieht es bei dir im Verein aus? Hast du dich bereits mit dem Thema auseinandergesetzt? Wir freuen uns, von deinen Erfahrungen und zusätzlichen Tipps zu hören.
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