Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Vereine in Deutschland?

Gewisse relevante Dokumente aufzubewahren ist auch für Vereine gesetzlich verpflichtend. Aber welche Aufbewahrungsfristen für Vereine müssen nun beachtet werden? Gelten die Vorgaben nur für „analoge“ Dokumente? Oder genauso für die digitale Ablage? Wir haben die wichtigsten Informationen dazu für dich zusammengestellt.

Analoge Archive: Weben den Aufbewahrungsfristen darf ein analoges Archiv nicht komplett weggelassen werden.

Welche Unterschiede in der Aufbewahrungsfrist gelten?

Hin und wieder möchte man alte Akten entsorgen. Diese verstauben sonst nur in irgendeinem Keller. Aber in Deutschland gilt Paragraf 147 der Abgabenordnung auch für Vereine. Und darin ist die Aufbewahrungsfrist in Deutschland geregelt.

Grundsätzlich wird in der Abgabenordnung für steuerlich relevante Unterlagen zwischen einer sechs- und einer zehnjährigen Abgabefrist unterschieden. Aber es ergibt Sinn, auch noch ein paar weitere Unterlagen aufzubewahren. Vielleicht auch noch zusätzliche Dokumente für künftige Vereinsmitglieder oder sogar die Nachwelt.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Grundsätzlich beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Beginn des darauf folgenden Geschäftsjahres. Beispiel: Für eine Rechnung mit dem Datum 28.12.2023 beginnt die Aufbewahrungsfrist am 1.1.2024 und endet am 31.12.2034. 

In der Praxis beginnen die Aufbewahrungsfristen für Vereine meistens später. Nämlich dann, wenn der Jahresabschluss erfolgt ist. Das ist ja bekanntlich nicht am 1. Januar des Jahres. Wird also der Jahresabschluss 2023 erst im Juni 2024 festgestellt, beginnen die Aufbewahrungsfristen am 1.1.2025 und enden dementsprechend erst 2035.

Tipp vom Profi: Idealerweise bewahrt man die Dokumente immer zwei Jahre länger auf, als gesetzlich vorgeschrieben. So ist man auf der sicheren Seite.

Gilt die Aufbewahrungsfrist auch für E-Mails?

Ja, die Frist gilt auch für E-Mails, wenn diese buchhaltungsrelevante Inhalte haben. Oft werden die Rechnungen aber auch in der Vereinssoftware abgelegt. So müssen E-Mails nicht zusätzlich archiviert werden. Prinzipiell ist nämlich auch eine elektronische Archivierung zulässig. Jahresabschlüsse müssen jedoch immer in physischer Form, also ausgedruckt, archiviert werden.

Folgende Dokumente haben eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist

Nicht jeder Schnipsel muss zehn Jahre verfügbar sein. Für folgende Dokumente besteht jedoch in Deutschland eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren:

• Rechnungen
• Quittungen
• Auftragszettel
• Bankauszüge
• Buchungsanweisungen
• Gehaltslisten
• Kassenberichte, Kontoauszüge
• Portokassenbücher
• Aufnahmeanträge sowie Kündigungserklärungen der Mitglieder
• Bilanzen
• Abgelaufene Verträge und Versicherungspolicen
• Eventuell Steuererklärungen und Bescheide
• Zuschussanträge und Förderungsbescheide
• Abrechnungen für Leistungen gemäss SGB (Sozialgesetzbuch) 

Darüber hinaus gilt für gemeinnützige Vereine eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht für folgende Unterlagen:

• Aufzeichnungen der Einzelspenden (Spender:in, Zeitpunkt der Vereinnahmung der Spende, Verwendungsnachweis)
• Duplikat der Zuwendungsbescheinigung
• Bei Sachzuwendungen oder bei Verzicht auf Erstattung von Aufwand und Vergütungen entsprechende Unterlagen

Für Handels- und Geschäftsbriefe, die für buchhaltungspflichtige Vorgänge relevant sind, gilt zudem eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist.

Freiwillige Aufbewahrung

Wenn der Verein Personal beschäftigt, empfiehlt es sich, einige Dokumente länger als die vorgeschriebenen zehn Jahre aufzubewahren. Das betrifft zum Beispiel Lohnnachweise, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen.

Es kann vorkommen, dass jemand beim Beantragen der Rente Lücken feststellt, die geschlossen werden müssen. Dann ist es hilfreich, wenn man als ehemaliger Arbeitgeber die Unterlagen noch vorweisen kann.

Es ist sinnvoll, auch Versicherungspolicen, Arbeitszeugnisse, Ausbildungsnachweise, Mietverträge etc. über die gesetzlichen Fristen hinaus aufzubewahren.

Empfehlenswert ist es auch, Protokolle der Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen sowie Satzungen „ewig“ aufzubewahren.

Auch Fotos, Unterlagen über Ehrungen etc. sollten länger aufbewahrt werden. Wenn ein Verein zu einem Jubiläum eine Chronik erstellen will, wird es der Chronist oder die Chronistin danken, wenn er oder sie auf alte Unterlagen zurückgreifen kann.

Tipps und Links für kluge Archivierung

Vom Verein „Gartenfreunde Schleswig e.V.“ empfehlen wir diesen Link. Dort wird eine umfangreiche Liste der aufzubewahrenden Dokumente geführt und es kann vieles nachgeschlagen werden.

Die Vereinssoftware Webling hilft zusätzlich bei der Archivierung der Unterlagen. Die Jahresabschlüsse, Kontoauszüge etc. können ganz einfach zur Archivierung heruntergeladen werden. In der Dokumentation der Vereinssoftware zum Jahresabschluss des Vereins wird beschrieben, wie es funktioniert.

Die Aufbewahrungsfrist
ist der Zeitraum, innerhalb dessen aufbewahrungspflichtige Schriftstücke geordnet und archiviert werden müssen. Für kaufmännische Dokumente, die auch für Vereine relevant sind, sind die Fristen im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung geregelt.

Welche Erfahrungen hast du mit den Aufbewahrungsfristen für Vereine gemacht? Unterstütze unsere Community mit Tipps oder eigenen Erkenntnissen in den Kommentaren.