Der Kassier oder die Kassierin sieht der Revision im Verein oft mit ängstlichen Blicken entgegen. Das muss nicht sein. Wenn die Buchhaltung gut vorbereitet ist, wird aus der gefürchteten Revision eine kameradschaftliche Kontrolle bei einem guten Essen. Wir erklären dir die sechs wichtigsten Punkte, die du beachten musst, damit die Revision deiner Vereinsbuchhaltung reibungslos verläuft.
1. Anfangsstand der Buchhaltung
In der Buchhaltung muss der Anfangsstand der Bilanz genau dem Stand am Ende des Vorjahres entsprechen. Wenn der Kassenbestand Ende 2021 genau 364.00 beträgt, muss der Kassenbestand Anfang 2022 ebenfalls genau 364.00 betragen. Dasselbe gilt für alle Bilanzkonten. Als Finanzverantwortliche:r deines Vereins solltest du deshalb den Abschluss des Vorjahres für die Revision bereithalten.
2. Aktueller Stand von Kasse und Bankkonten
Der Endsaldo in der Buchhaltung muss immer mit dem Kontoauszug übereinstimmen. Wenn das Bankkonto Ende Jahr genau 8623.40 beträgt, muss das Bankkonto in der Buchhaltung ebenfalls exakt den Stand 8623.40 aufweisen. Dasselbe gilt für die Kasse. Eigentlich ist das gar nicht so schwer, wird aber leider nicht immer so gemacht.
3. Belege stichprobenartig kontrollieren
Belege sind für die Buchhaltung sehr wichtig. Die Buchhalterin pflegt zu sagen: „Keine Buchung ohne Beleg“. Ein strenger Revisor oder eine strenge Revisorin wird darauf beharren. Im normalen Vereinsumfeld benötigt man für jede Buchung einen Beleg, soweit es Sinn ergibt. Im Vereinsumfeld gibt es jedoch keine formellen Anforderungen an einen Beleg.
Ein Beleg kann also vieles sein:
- Eine Rechnung
- Eine Quittung vom Detailhändler
- Ein Bahnbillett
- Eine handgeschriebene Quittung eines Vereinsmitglieds
- Eine ausgedruckte Bestellbestätigung per E-Mail
- Ein selbst ausgefülltes Blatt Papier (Eigenbeleg, nur wenn es wirklich nicht anders geht)
- …und noch weiteres
Wenn Vereinsmitglieder Geld ausgeben, erhalten sie fast immer eine Quittung. Wenn nicht, soll ein Beleg verlangt werden. Ein handgeschriebenes Stück Papier mit dem Text „200.– für XYZ dankend erhalten“ und der Unterschrift des Empfängers genügt bereits.
Grundsätzlich sollten Spesen nur gegen Beleg ausbezahlt werden. Falls dies in eurem Verein noch nicht üblich ist, solltet ihr auf jeden Fall damit beginnen.
Der Revisor oder die Revisorin wird in die Buchhaltung schauen und für einige Buchungen die Belege sehen wollen. Dann wird er oder sie sich die Belege anschauen und die Buchungen dazu sehen wollen. Es wäre übertrieben, alle Belege zu kontrollieren. Deshalb wird hier jeweils stichprobenartig vorgegangen.
4. Kontrolle der Buchungsadditionen
In den einzelnen Konten werden die Buchungen addiert. Auch hier wird nicht alles bis ins letzte Detail nachgerechnet. Der Revisor oder die Revisorin deines Vereins kontrolliert stichprobenartig, ob richtig gerechnet wurde.
5. Bei Vereinen mit doppelter Buchhaltung: Übereinstimmung des Gewinns in der Erfolgsrechnung und in der Bilanz
In der doppelten Buchführung erscheint der Gewinn in der Erfolgsrechnung (Aufwand und Ertrag) und in der Bilanz (Aktiven und Passiven). Der Gewinn muss auf beiden Seiten gleich sein. Ist dies nicht der Fall, ist die Eröffnungsbilanz nicht korrekt oder es wurde falsch gerechnet.
6. Wie steht der Verein finanziell da?
Der Revisor oder die Revisorin erstellt für die nächste Mitgliederversammlung einen kurzen Revisionsbericht. Er oder sie berichtet, ob die Buchhaltung gut geführt ist und ob es andere relevante Dinge gibt, die die Mitgliederversammlung wissen sollte. Dazu gehört, ob der Verein finanziell gesund ist oder ob Überschuldung und Konkurs drohen, ob das Vermögen erheblich geschrumpft ist, etc.
Dies ist der Teil der Revision des Vereins, der vom Buchhalter oder der Buchhalterin des Vereins nicht wesentlich beeinflusst werden kann. Der Kassier oder die Kassierin des Vereins verbucht nur, was ausgegeben wurde.
Ein finanziell gesunder Verein hat genügend Geld auf dem Bankkonto, keine oder nur wenig Schulden und gibt weniger aus als er einnimmt.
Warnzeichen für eine schlechte finanzielle Lage des Vereins sind zum Beispiel folgende:
- Hohe Debitoren, die darauf hindeuten, dass Rechnungen oder Mahnungen gar nicht oder nicht rechtzeitig verschickt wurden
- Wenig Geld auf dem Bankkonto, deutlich gesunkener Kontostand gegenüber dem Vorjahr
- Sehr hohe Ausgaben und tiefe Einnahmen
- Stark gewachsene Werte in der Bilanz (mehr Aktiven und mehr Passiven)
Natürlich können diese Dinge auch in einem gesunden Verein vorkommen. Wenn jedoch eines dieser Warnzeichen auftritt oder die Buchhaltung andere Auffälligkeiten aufweist, ist es dringend notwendig, die Sache genauer unter die Lupe zu nehmen.
Revision im Verein klingt kompliziert, ist es aber nicht
Das ganze sieht nach viel Arbeit aus. Das muss aber nicht sein. Mit einer gut geführten Buchhaltung und gut zusammengestellten Unterlagen ist die Revision schnell erledigt. Die Vereinssoftware Webling hilft dir dabei, deine Buchhaltung übersichtlich zu halten, damit die Revision besonders effizient gelingt. So könnt ihr schneller zum gemütlichen Teil übergehen.
Welches sind deine Erfahrungen mit der Revision im Verein? Hast du weitere Ideen für eine effiziente Kontrolle, eine schnelle Durchführung oder einen passenden Rahmen? Lass es uns in der Kommentarspalte wissen.
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