Die Vereinspräsidentin ist die Chefin, der Vizepräsident die Vorstandsnummer zwei. Die Kassierin macht die Buchhaltung. Aber was tut die Aktuar im Verein? Die Funktion des Aktuars oder der Aktuarin ist in einem Verein immer unterschätzt, weil sie alles andere als unwichtig ist.
Die Aufgaben einer Aktuarin im Verein
In jedem Vereinsvorstand sollte es einen Aktuar oder eine Aktuarin geben. Aber was macht eine Person, die das Amt des Aktuars oder der Aktuarin ausübt? Wer ist für diese Position im Verein geeignet?
In der Hierarchie des Vereinsvorstandes steht der Vereinsaktuar zwar «nur» an dritter Stelle – hinter Präsidium und Schöffenmeister, aber eine drittklassige Aufgabe ist es sicher nicht.
Protokolle führen und verwalten
Der Aktuar führt die Protokolle der Vorstandssitzungen, der Mitgliederversammlungen und aller anderen Versammlungen des Vereins. Das Beherrschen von Rechtschreibung und Grammatik ist deshalb eine wichtige Eigenschaft der Aktuarin. Zusätzlich ist die Aktuarin dafür zuständig, dass keine ungerechtfertigten nachträglichen Änderungen vorgenommen werden. Protokolle und die darin enthaltenen Beschlüsse dürfen nach ihrer Unterzeichnung nicht mehr geändert werden.
Der Aktuar im Verein ist also nicht nur der exakte Schreiber. Er ist auch so etwas wie das historische Gewissen des Vereins.
Verwaltung der Adress- und Mitgliederorganisation
Doch nicht nur die Aufgabe de Schreiberlings fällt dem Aktuar zu. Sehr oft ist er auch für die Verwaltung und Instandhaltung der Adressdatenbank zuständig. Somit sollte ihm auch die Arbeit mit einer Vereinssoftware nicht fern liegen. Was wird also von einem künftigen Aktuar im Verein erwartet? Welches sind seine Aufgaben? Der Eishockey-Club Illnau-Effretikon hat seine Aktuar-Ausschreibung mit folgenden Aufgaben beschrieben:
- Teilnahme an ca. neun Vorstandssitzungen pro Jahr
- Engagement an einer Strategie-Sitzung
- Vorbereitung der jährlichen Generalversammlung
- Eine Sitzung Vorstand / Sportkommission
- Organisation oder mithilfe an Aktivitäten wie Funktionärsessen, Skateathon, etc.
Die Aktuarin führt nicht nur Protokoll, sondern ist für das Gedächtnis des Vereins zuständig. Idealerweise ist der Aktuar pflichtbewusst, zuverlässig und ordentlich.
Die Eigenschaften eines Aktuars im Verein
Wer eignet sich für das Amt des Aktuars? Wir zeigen auf, was ein Aktuar alles mitbringen muss, um seine Aufgaben im Verein wahrnehmen zu können.
Pflichtbewusst – zuverlässig – ordentlich: Auf wen diese Adjektive zutreffen, ist für das Amt des Aktuars bestens geeignet. Der entsprechende berufliche Hintergrund hilft. Idealerweise ist die Aktuarin fit mit den gängigen Computerprogrammen, hat eine schnelle Auffassungsgabe und einen kaufmännischen Hintergrund.
Deshalb ist eine Aktuarin relevant für jeden Verein
Obwohl die Rolle der Aktuarin in einem Vereinsvorstand auf den ersten Blick subtil erscheinen mag, ist die Relevanz einer Aktuarin im Verein nicht zu unterschätzen. Die Aktuarin ist für den reibungslosen Ablauf im Verein zuständig. Oft hat sie auch die Statuen im Hinterkopf und kennt sich mit allen Grundlagen des Vereins aus. Ausserdem ist sie als Geschichtsgedächtnis eines Vereins unverzichtbar. Dies gilt umso mehr in einer Zeit, in der Transparenz und korrekte Dokumentation immer wichtiger werden. Es ist höchste Zeit, dass wir die Bedeutung dieses Amtes erkennen und wertschätzen.
Der Aktuar / die Aktuarin
Schriftführer, Person, die bei Sitzungen oder Versammlungen (besonders von Vereinen) Protokolle anfertigt und korrekt archiviert. Die Aufgabe kann aber noch sehr viel mehr beinhalten.
Welche Bedeutung hat der Aktuar in deinem Verein? Wie wichtig schätzt du Funktion und Aufgaben der Aktuarin ein? Wir freuen uns über deinen Kommentar.
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