Unterschätzter Vorstandsposten: der Aktuar im Verein

Die Vereinspräsidentin ist die Chefin, der Vizepräsident die Vorstandsnummer zwei. Die Kassierin macht die Buchhaltung. Aber was tut die Aktuar im Verein? Die Funktion des Aktuars oder der Aktuarin ist in einem Verein immer unterschätzt, weil sie alles andere als unwichtig ist. Ohne sie läuft nichts, und trotzdem merkt das kaum jemand.

Die Aufgaben einer Aktuarin im Verein

Die Aktuarin führt nicht nur Protokoll. Sie ist das Gedächtnis des Vereins, wenn sich sonst niemand erinnert, was vor zwei Jahren beschlossen wurde.

Verwaltung der Adress- und Mitgliederorganisation

Die erste grosse Aufgabe betrifft die Mitgliederdaten: Adressen nachführen, Ein- und Austritte erfassen, die Liste für den Versand der Einladungen zur Generalversammlung aktuell halten. Wenn die Adresse nicht stimmt, kommt die Einladung nicht an, und das Mitglied verpasst die Abstimmung, um die es selbst ging.

Wer Mitgliederdaten verwaltet, sammelt zwangsläufig auch sensible Angaben: Geburtsdatum, Wohnadresse, manchmal die Bankverbindung für den Mitgliederbeitrag. Die Aktuarin speichert diese Daten nur so lange, wie es einen Grund dafür gibt, und zeigt sie nur den Personen, die sie wirklich brauchen. Das ist keine Kür, das schreibt das Datenschutzgesetz vor, auch für einen kleinen Verein.

Sitzungen, Anlässe und Kommunikation organisieren

Vier Vorstandssitzungen, eine Generalversammlung, acht weitere Anlässe im Jahr, jeder mit Einladung und Anmeldeverfahren. Dazu die Vereinswebsite, die aktuell bleiben muss, und, wenn ein Anlass es wert ist, ein kurzer Bericht für die Lokalzeitung. Ohne die Aktuarin läuft nichts davon: keine Einladung, kein Protokoll, keine Erinnerung daran, was letztes Jahr beschlossen wurde. Man sieht das kaum, und genau das macht den Job manchmal undankbar.

Protokolle führen und verwalten

Bei jeder Vorstandssitzung und an der Generalversammlung sitzt die Aktuarin mit Block oder Laptop dabei und schreibt mit, was der Vorstand bespricht und beschliesst. Das Protokoll ist mehr als eine Gedächtnisstütze. Wenn später Uneinigkeit darüber besteht, was eigentlich beschlossen wurde, zählt, was im Protokoll steht, nicht, woran sich einzelne Mitglieder erinnern. Deshalb gehört zur Aufgabe auch die Archivierung: Alte Protokolle bleiben geordnet nach Datum zugänglich, für den Fall, dass jemand nachschauen muss, was der Verein vor drei Jahren entschieden hat.

Welche Eigenschaften braucht ein Aktuar im Verein?

Genauigkeit gehört an erste Stelle: Wer ein Protokoll schreibt, das später als Beleg dient, kann sich keine Interpretationsspielräume leisten. Ein Beschluss braucht ein klares Ja oder Nein, kein «man war sich einig». Dazu kommt Verlässlichkeit, weil die Einladung zur nächsten Sitzung nicht von selbst verschickt wird, und Diskretion im Umgang mit Mitgliederdaten, die niemanden ausserhalb des Vorstands etwas angehen. Eine gute Aktuarin braucht deshalb auch Geduld: Sie schreibt das Protokoll für alle, aber kaum einer liest es, bevor es Streit gibt.

Wahl und Amtsdauer: Wie wird man Aktuar oder Aktuarin?

Die Generalversammlung wählt die Aktuarin, in der Regel für ein bis zwei Jahre. Wenn die Statuten einen anderen Zeitraum vorschreiben, gilt dieser. Die Wahl steht meist als eigenes Traktandum auf der Einladung, zusammen mit den anderen Vorstandsämtern, und eine Wiederwahl ist der Normalfall: Weil sich die Arbeit mit der Zeit einspielt, bleiben Aktuarinnen oft länger im Amt als andere Vorstandsmitglieder.

Wie baut man ein Vereinsprotokoll auf?

Ein brauchbares Protokoll folgt immer demselben Aufbau: Kopf, Traktandenliste, Beschlüsse, Unterschrift.

1. Kopf: Datum, Ort, wer den Vorsitz führte, wer anwesend war und wer sich entschuldigt hat.
2. Traktandenliste: jeder Punkt einzeln, in der Reihenfolge, in der er behandelt wurde.
3. Zu jedem Traktandum: der Antrag, eine kurze Zusammenfassung der Diskussion (kein Wort-für-Wort-Protokoll) und der Beschluss mit dem genauen Abstimmungsergebnis, also die Zahl der Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen.
4. Abschluss: Unterschrift von Aktuarin und Präsidium.
5. Versand: Das Protokoll geht innerhalb von zwei bis drei Wochen an den ganzen Vorstand, damit Einwände noch vor der nächsten Sitzung Platz haben.

Übergabe des Amts

Beim Abgang einer Aktuarin geht mehr weiter als nur ein Titel. Die Nachfolgerin braucht Zugriff auf das Protokollarchiv der letzten Jahre, die aktuelle Mitgliederliste und, wenn es sie gibt, die Vorlagen für Einladungen und Jahresprogramm. Wenn die Übergabe nur mündlich läuft oder über einen Ordner, der irgendwo im Keller steht, geht genau das verloren, was die Aktuarin all die Jahre zusammengehalten hat. Was beim Rücktritt aus dem Vorstand sonst noch zu regeln ist, beschreibt der Artikel Das passiert bei einem Rücktritt aus dem Vereinsvorstand.

Vereine, die ihre Protokolle und Mitgliederdaten in Webling statt auf einzelnen Laptops führen, geben bei einem Wechsel einen Zugang weiter, keinen Karton. Erst wenn die Aktuarin ihr Amt abgibt, merkt der Vorstand, wie viel an ihr hing: die Adressliste, die sonst niemand kennt, das Protokollarchiv, das plötzlich niemand mehr findet.

Woher kommt der Name Aktuar?

Der Name geht auf das lateinische actuarius zurück, wörtlich ein Schnellschreiber. Ursprünglich bezeichnete er einen Schreiber im römischen Senat, später einen Verwaltungsposten im Militär, im Mittelalter dann den Gerichtsschreiber. Aus derselben Wurzel stammt auch das Wort Akte, beide gehen auf das lateinische actum zurück, das, was verhandelt und beschlossen wurde.

Die Geschichte dahinter beginnt vor über 2000 Jahren im römischen Senat: Dort sass der Actuarius und schrieb Reden mit, schnell und wortgetreu, damit keine Rede und kein Beschluss verloren ging. Die Legionen entdeckten den Titel bald für einen ganz anderen Job. Der Actuarius verwaltete die Getreidespeicher und zahlte die Soldaten aus, immer gegen Quittung, immer mit Buch darüber. Im Mittelalter wanderte der Titel vor Gericht, wo der Gerichtsschreiber einen Eid schwor, bevor er das Verhandelte niederschrieb.

Zwei Berufe trennten sich später vom selben Namen. In der Versicherungsbranche wurde aus dem Aktuar ein Versicherungsmathematiker. Im Schweizer Verein blieb er, was er seit der Antike war: die Person, die festhält, was sonst verloren geht.

Was ist der Unterschied zwischen dem Aktuar im Verein und dem Aktuar als Beruf?

Der Aktuar im Verein und der Aktuar SAV sind zwei unterschiedliche Rollen mit demselben Namen. Der Aktuar SAV ist ein Versicherungsmathematiker mit mehrjährigem Studium und Prüfung bei der Schweizerischen Aktuarvereinigung, er berechnet Risiken für Versicherungen. Der Aktuar oder die Aktuarin im Verein braucht dagegen keine Ausbildung, sondern die Wahl durch die Generalversammlung. Wer «Aktuar» googelt, landet deshalb oft zuerst bei der SAV, obwohl das Vereinsamt gemeint ist.

Deshalb ist eine Aktuarin relevant für jeden Verein

Ein Verein lebt von Kontinuität. Vorstände wechseln, Mitglieder kommen und gehen, aber die Beschlüsse von heute sollen auch in fünf Jahren noch nachvollziehbar sein. Genau das leistet die Aktuarin: Sie sorgt dafür, dass der Verein sich erinnert, auch wenn die Personen wechseln, die sich erinnern müssten. Wie aktuelle Zahlen und Fakten zu Vereinen in der Schweiz zeigen, werden allein im Vereinssport 375’000 Ämter besetzt, 94 % davon ehrenamtlich. Der Job der Aktuarin bekommt selten Applaus. Trotzdem hält er den Verein zusammen, von der ersten Einladung bis zum letzten Protokoll.

Häufige Fragen zum Aktuar im Verein

Wer darf sich Aktuar nennen?

Im Verein darf sich Aktuar oder Aktuarin nennen, wer die Generalversammlung dafür wählt, unabhängig von Ausbildung oder Beruf. Anders sieht es beim Titel «Aktuar SAV» aus: Den trägt nur, wer das mehrjährige Studium der Schweizerischen Aktuarvereinigung und die dazugehörige Prüfung abgeschlossen hat. Das ist ein geschützter Titel für Versicherungsmathematiker, kein Vereinsamt.

Wie viel verdient ein Aktuar bzw. eine Aktuarin in der Schweiz?

Das hängt davon ab, welchen Aktuar du meinst. Im Verein ist die Aktuarin ehrenamtlich tätig, bezahlt wird höchstens eine kleine Spesenentschädigung, wenn die Statuten das vorsehen. Der Aktuar SAV dagegen übt einen Vollzeitberuf in der Versicherungsbranche aus, mit entsprechendem Gehalt. Wer nach dem Lohn für diesen Beruf sucht, sucht nach etwas anderem als dem Vereinsamt.

Der Aktuar / die Aktuarin
Schriftführer, Person, die bei Sitzungen oder Versammlungen (besonders von Vereinen) Protokolle anfertigt und korrekt archiviert. Die Aufgabe kann aber noch sehr viel mehr beinhalten.

Welche Bedeutung hat der Aktuar in deinem Verein? Wie wichtig schätzt du Funktion und Aufgaben der Aktuarin ein? Wir freuen uns über deinen Kommentar.