Der Jahresabschluss ist gemacht und schon steht die nächste grosse Aufgabe für den Vereinsvorstand an: die Vereinsversammlung. Warum muss sie eigentlich abgehalten werden? Und wie gestalte ich sie so, dass viele Mitglieder daran teilnehmen?
Grundlagen der Vereinsversammlung
Die Vereinsversammlung ist ein wichtiger Bestandteil der Vereinsarbeit und dient dazu, den Mitgliedern über die Aktivitäten des vergangenen Jahres zu berichten und gemeinsame Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Auch gesetzlich ist sie vorgeschrieben: In Deutschland ist dies im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) festgelegt, in der Schweiz im Zivilgesetzbuch (ZGB).
Die Mitgliederversammlung nimmt alle Aufgaben wahr, die nicht durch die Satzung (Statuten) dem Vorstand übertragen sind. Dazu gehören insbesondere:
- Wahl des Vorstandes und anderer Organe
- Kontrolle des Vorstandes sowie die Entgegennahme der Rechenschaftsberichte, meist in Form von Jahresberichten
- Entlastung des Vorstandes.
- Änderungen der Satzung (Statuten) des Vereins
- Beschlussfassung über Fusion oder Auflösung des Vereins
- Festsetzung der Höhe der Mitgliedsbeiträge
- Beschlussfassung über das Budget
- Änderungen des Vereinszwecks
Kein Verein ohne Mitgliederversammlung. Auch Online-Versammlungen sind nicht (mehr) zulässig, wenn sie nicht explizit in den Statuen vorgesehen sind. Sie wird deshalb jährlich abgehalten und genau protokolliert.
Die Vereinsversammlung ist das Gefäss für frische Ideen, neue Vereinsziele oder strategische Neumitglieder- und Sponsorengewinnung. Sie kann die Identifikation mit dem Verein und die Zugehörigkeit aller Mitglieder stärken. Deshalb ist es auch wichtig, dass möglichst viele Vereinsmitglieder – alteingesessene und ganz neue – anwesend sind.
Die Traktanden: Jahresbericht, Finanzbericht und Revision
Lange Vorträge über das Budget, die Revision und die Entwicklung der Mitgliederzahlen sowie Einzelberichte der Vorstandsmitglieder können die Versammlung in die Länge ziehen. Deshalb ist es sinnvoll, alle Unterlagen vorab zu verschicken, damit die Punkte schneller abgehandelt werden. Die Mitglieder können ausserdem ihre konkreten Fragen dazu schon vorbereiten.
Zum Jahr und damit zum Jahresbericht gehören nämlich nicht nur Zahlen, sondern vor allem auch Bilder. Lasst Videos und Fotos für sich sprechen. Legt den Fokus auf gemeinsame Erlebnisse: auf eure Events, auf eure Erfolge und auf Menschen.
Etwas unkonventioneller
Lass den Jahresbericht von einer KI vorlesen. Das bringt die Mitglieder zum Schmunzeln und erspart der Präsidentin am Ende der Versammlung einen trockenen Mund.
Wichtig im Ehrenamt: Danke sagen!
Ein Vereinsjahr bringt viel Arbeit mit sich und die Vereinsversammlung ist der ideale Anlass, um Danke zu sagen. Aber nicht nur der Vorstand hat Arbeit geleistet, auch die vielen engagierten Mitglieder haben ein Dankeschön verdient. Wertschätzung ist ein wichtiger Aspekt der Ehrenamtlichkeit. Kleine Geschenke und eine persönliche Würdigung des Engagements kommen besonders gut an.
Etwas unkonventioneller
Besonders engagierte Vereinsmitglieder mit Preisen auszeichnen. Das darf auch mal lustig und nicht ganz ernst sein. Eine solche Preisverleihung bringt Abwechslung in die Versammlung. Zum Beispiel der Preis für die meisten Kuchen im Vereinsjahr, eine Medaille für die meisten (schlechten) Witze oder eine Urkunde für die meisten besuchten Trainings.
Abwechslung in die Mitgliederversammlung bringen
Abwechslung macht viel aus. Baut interaktive Elemente in die Versammlung ein. Da jede Person mit einem Smartphone ausgerüstet ist, eignen sich zum Beispiel Quizze zu Mitgliederzahlen oder digitale Abstimmungen besonders gut.
Kennst du diese Tools für Interaktionen an solchen Verssammlungen schon?
Kahoot.it: Digitales Quiz, einfach zu erstellen und jede Person kann über den Browser mit dem Smartphone teilnehmen. Inklusive Rangverkündigung.
Mentimeter: Ideal für Live-Umfragen und Abstimmungen während der Jahresversammlung.
Etwas unkonventioneller
Buzzword-Bingo: Wie Bingo mit Zahlen, nur mit Wörtern, die von den vortragenden Personen genannt werden. Die erste Person, die an der Reihe ist, steht auf und ruft laut Bingo. Hier die genaue Anleitung.
Mit spannendem Rahmenprogramm locken
Macht die Jahresversammlung zu einem spannenden Event. Eine Verkostung oder Betriebsbesichtigung kann für die Mitglieder sehr spannend sein. Ein kleiner Apéro oder ein Bowlingturnier locken viele Mitglieder an.
Auch die Verbindung mit einem leckeren Abendessen mit dem ganzen Verein – wie in der Schweiz meistens bereits üblich – kann verlockend sein. Abende unter der Woche eignen sich dafür besonders, da sich da die meisten etwas Zeit freischaufeln können. Wenn dann neben Zuhören und Abstimmen auch noch Geselligkeit und Freizeit auf dem Programm stehen, ist das Training auch leichter abgesagt und die Organisation eines Babysitters lohnt sich gleich doppelt.
Ein Gruppenfoto aller anwesenden Mitglieder als Programmpunkt kann ebenfalls eine Auflockerung sein und direkt für den nächsten Jahresbericht verwendet werden.
Fazit: Vereinsversammlungen werden zum Highlight
Macht aus eurer Jahresversammlung ein Happening. So freuen sich die Mitglieder jedes Jahr auf einen spannenden Event. Wir haben euch hier einige Tipps gesammelt, die sicher helfen. Welche Erfahrungen habt ihr mit Vereinsversammlungen gemacht? Wie gestaltet ihr diese spannend? Was ist der Geheimtipp?
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