Nach dem Rechnungsversand sitzt der Kassier abends vor dem Kontoauszug, fährt mit dem Finger die Zahlungseingänge entlang und hakt in der Mitgliederliste ab, wer bezahlt hat. Das Training, für das er überhaupt in den Verein eingetreten ist, findet derweil ohne ihn statt. Mit QR-Rechnungen und einer QR-IBAN erledigt diesen Abgleich ein Programm wie Webling in wenigen Sekunden. Danach steigt der Kassier aufs Velo und fährt noch rechtzeitig zum Training.
Von Hand ist es oft mühsam, aus dem Kontoauszug herauszufinden, wer bezahlt hat. Der Jahresbeitrag kommt vom gemeinsamen Konto des Ehepaars Meier, der nächste vom Vater für den Sohn Lukas, und am Betrag lässt sich nichts ablesen, wenn fast alle Mitglieder denselben Beitrag zahlen. Wie schafft es Webling trotzdem, in wenigen Sekunden jede Zahlung dem richtigen Mitglied zuzuordnen?
Wie funktioniert der automatische Zahlungsabgleich?
Der automatische Zahlungsabgleich funktioniert über die QR-Referenz, eine 27-stellige Referenznummer. Eine Buchhaltungssoftware wie Webling druckt sie auf jede QR-Rechnung, das Mitglied übernimmt sie mit dem QR-Code ins Online-Banking, und die Bank liefert sie mit der Zahlung in einer camt-Datei zurück. Webling erkennt daran genau und ohne Aufwand, welche Rechnung bezahlt ist.
Die QR-Referenz legt dabei drei Etappen zurück:
- Beim Erstellen der Beitragsrechnungen vergibt Webling jeder Rechnung eine eigene QR-Referenz und druckt sie auf die QR-Rechnung, im QR-Code und daneben lesbar.
- Das Mitglied scannt den Code im Online-Banking, und die QR-Referenz landet automatisch in der Zahlung. Wer die Rechnung von Hand erfasst, tippt sie ab.
- Die Bank liefert die Zahlungseingänge als camt-Datei, ein Format, das Computer lesen können. Darin stehen zu jeder Zahlung Betrag, Datum und QR-Referenz. Webling liest die camt-Datei ein und ordnet jede Zahlung über die QR-Referenz der passenden Rechnung zu.
Welcher Name auf dem Kontoauszug steht, spielt dafür keine Rolle mehr. Webling gleicht die Zahlungen schnell ab, und der Kassier kommt rechtzeitig ins Training.
Was ist eine QR-IBAN?
Die QR-IBAN ist eine zweite IBAN für dasselbe Vereinskonto. Wer auf diese Nummer einzahlt, muss immer eine QR-Referenz mitgeben. Genau das macht den automatischen Abgleich möglich: Jede Zahlung trägt eine Nummer, die zu genau einer Rechnung passt, und Webling ordnet sie innert Sekunden zu.
Ein Vereinskonto hat damit zwei Kontonummern. Die normale IBAN kennst du vom Kontoauszug, über sie laufen etwa Spenden oder Überweisungen ohne Rechnung. Die QR-IBAN kommt dazu, sobald die Bank sie freischaltet. Ein zweites Konto entsteht dabei nicht: Beide Nummern führen auf denselben Kontostand, und jeder Franken landet am selben Ort. Im Kontenplan des Vereins bleibt es deshalb bei einem einzigen Bankkonto.
Für die QR-IBAN gilt eine strenge Regel: Eine Zahlung darauf ist nur mit QR-Referenz gültig. Fehlt die Referenz, nimmt das Online-Banking die Zahlung gar nicht erst an. Was nach Schikane klingt, ist der eigentliche Trick. Weil keine Zahlung ohne Referenz auf die QR-IBAN durchkommt, erreicht jeder Beitrag den Verein mit seiner Nummer.
Webling muss deshalb nicht raten. Es liest die Referenz aus der camt-Datei, findet die Rechnung dazu und hakt sie ab, für hundert Mitglieder genauso schnell wie für zehn. Das klappt auch, wenn der Beitrag vom Konto der Eltern oder des Ehepartners kommt.
Was ist der Unterschied zwischen IBAN und QR-IBAN?
Beide Nummern führen auf dasselbe Konto. Die QR-IBAN verlangt auf der QR-Rechnung zwingend eine QR-Referenz, die normale IBAN nimmt keine QR-Referenz an. Für Mitgliederbeiträge mit automatischem Abgleich brauchst du deshalb die QR-IBAN.
Wie erkennst du eine QR-IBAN?
Du erkennst eine QR-IBAN an den Stellen 5 bis 9. Wenn die Zahl dort zwischen 30000 und 31999 liegt, ist es eine QR-IBAN. In CH44 3199 9123 0008 8901 2 stehen an diesen Stellen zum Beispiel die Ziffern 31999. Am schnellsten findest du deine QR-IBAN im E-Banking unter den Kontodetails. Ob eine Nummer gültig ist, zeigt der IBAN-Prüfer von SIX.
Wie bekommst du eine QR-IBAN?
Die QR-IBAN vergibt die Bank, die das Vereinskonto führt, bei UBS, Raiffeisen oder PostFinance genauso wie bei der Kantonalbank. Falls dein Verein noch keine hat, frag bei deiner Bank nach. Bei manchen Banken geht das direkt im Online-Banking. PostFinance vergibt die QR-IBAN nur für Geschäftskonten und hat ein eigenes Antragsformular, dafür gibt es eine Anleitung zur QR-IBAN bei PostFinance. Die QR-IBAN trägst du in Webling ein, danach steht sie auf jeder gedruckten Rechnung.
Wie ist die QR-Referenz aufgebaut?
Die QR-Referenz hat immer 27 Ziffern und besteht aus drei Teilen: 6 Stellen Kontoteil, 20 Stellen Kundenteil und 1 Prüfziffer. Gedruckt erscheint sie in 5er-Gruppen, das ist reine Lesehilfe und hat mit der Aufteilung nichts zu tun.
| Teil | Stellen | Inhalt |
|---|---|---|
| Kontoteil | 1 bis 6 | Nummer, die die Bank dem Verein zuteilt |
| Kundenteil | 7 bis 26 | zum Beispiel Jahr und Mitgliedernummer, ungenutzte Stellen mit Nullen aufgefüllt; Webling füllt diesen Teil selbst aus |
| Prüfziffer | 27 | fängt Tippfehler ab |
Ein Beispiel: 21 00000 00003 13947 14300 09017. Die 7 ganz am Ende ist die Prüfziffer.
Diese eine Ziffer ist erstaunlich clever, denn sie wacht über alle 26 Ziffern davor. Wenn sich jemand beim Abtippen vertippt, etwa 3040 statt 3004, passt die Prüfziffer nicht mehr, und das Online-Banking hält die Zahlung an, bevor ein Franken fliesst. Jede einzelne falsche Ziffer fällt so auf, und auch fast jeder Zahlendreher.
Berechnet wird die Prüfziffer nach einem festen Verfahren namens Modulo 10 rekursiv. Von links nach rechts wandert ein Übertrag durch eine Tabelle, jede Ziffer verändert ihn nach derselben Regel, und aus dem letzten Übertrag ergibt sich die Prüfziffer. Von Hand rechnet das niemand, Webling erledigt es beim Erstellen der Rechnung.
Seit wann gibt es die QR-IBAN?
Die QR-Rechnung mit QR-IBAN gibt es seit Juni 2020. Seit dem 1. Oktober 2022 ist sie in der Schweiz der einzige Einzahlungsschein, die orangen und roten Einzahlungsscheine sind abgeschafft.
Ganz neu ist das Prinzip trotzdem nicht. Vorher kannten Schweizer Vereine dieselbe Idee unter einem anderen Namen: die ESR-Referenz auf dem orangen Einzahlungsschein, mit derselben Prüfziffer nach Modulo 10 rekursiv und oft derselben 6-stelligen Teilnehmernummer am Anfang, dem heutigen Kontoteil. Die Referenz sass dort in einer festen Codierzeile am unteren Rand, und schon eine leicht verschobene Zeile sorgte für Ärger bei der Bank.
SIX stellte die QR-Rechnung im November 2018 vor, ab Juni 2020 lief sie parallel zu den alten Scheinen. Wer damals schon eine ESR-Nummer hatte, konnte sie meist direkt als Kontoteil der neuen QR-Referenz weiterverwenden. Aus der Codierzeile wurde der QR-Code, und die Nummer, die der Kassier früher von Hand abglich, liest heute die Software.
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