Vom Beleg zur Buchung: Geordneter Zahlungsablauf im Verein

Am 3. März kauft der Trainer zehn Trainingsbälle für 340 Franken, bezahlt mit seiner eigenen Karte und schickt dem Kassier ein Foto der Quittung. Der Kassier überweist ihm das Geld zurück. Drei Monate später zeigt der Revisor auf eine Zeile im Kontoauszug: 340.00 an den Trainer, ohne Vermerk. Das Foto findet niemand mehr. Ohne Beleg kann der Revisor nicht bestätigen, dass die 340 Franken für den Verein ausgegeben wurden, und genau das soll er der Generalversammlung in seinem Bericht bestätigen.

Mit einem geordneten Zahlungsablauf im Verein findet der Revisor die Quittung sofort. Der Ablauf hat drei Teile: den Beleg selbst, die Zahlung und die Buchung. Die Quittung für die Trainingsbälle durchläuft alle drei und bekommt dabei die Nummer 47, die auch neben der Buchung steht. Über diese Nummer kommt der Revisor von der Zeile im Kontoauszug zum Beleg.

Wie sieht ein geordneter Zahlungsablauf im Verein aus?

1. Beleg: Die Quittung kommt rein, der Kassier prüft sie und fragt bei einer unklaren Position bei der Person nach, die die Ausgabe ausgelöst hat. Ausserdem prüft er, ob die Ausgabe wirklich über den Verein abgerechnet werden darf.
2. Überweisen: Je nach Unterschriftsberechtigung zeichnet der Kassier allein oder zusammen mit einem zweiten Vorstandsmitglied, dann geht die Zahlung raus.
3. Ablegen und buchen: Der Kassier gibt dem Beleg eine Nummer und legt ihn ab. Dann bucht er die Ausgabe auf das passende Konto und notiert die Nummer dazu. So findet der Revisor zu jeder Buchung den Beleg und sieht, wofür das Geld ausgegeben wurde.

Was muss auf einem Beleg stehen?

Jede Zahlung braucht einen Beleg, im Obligationenrecht Buchungsbeleg genannt. Damit die Revision eine Ausgabe nachvollziehen kann, zeigt er:

• Aussteller: wer das Geld bekommen hat, etwa der Name des Geschäfts
• Datum: wann gekauft oder bezahlt wurde
• Betrag: wie viel bezahlt wurde
• Zweck: welche Ware oder Leistung
• Empfänger: der Verein, bei einer Rechnung. Auf einer Ladenquittung über einen kleinen Betrag fehlt er meist.
• Unterschrift: wenn jemand Geld ausgelegt hat, bar oder mit der eigenen Karte

Die Quittung für die Trainingsbälle erfüllt das: Name des Sportgeschäfts, 3. März, 340 Franken, «zehn Trainingsbälle», dazu die Unterschrift des Trainers.

Ein Beleg ohne Datum oder ohne Betrag ist kein Beleg, sondern ein Zettel. Ein Beispiel ist der handgeschriebene Zettel vom Vereinsfest-Stand, auf dem nur «Getränke, 85 Franken» steht, ohne Datum. Dieser Zettel geht zurück an die Person, die ihn abgegeben hat, mit der Bitte, das Datum nachzutragen, bevor der Kassier den Betrag auszahlt oder bucht.

Wie legt der Kassier Belege ab?

Zu einem geordneten Zahlungsablauf im Verein gehört eine Ablage, digital oder auf Papier. Jeder Beleg bekommt darin eine Nummer, und diese Nummer erscheint später in der Buchhaltung. So lässt sich jede Buchung jederzeit bis zum Beleg zurückverfolgen. Die Quittung für die Trainingsbälle bekommt zum Beispiel die Nummer 47, notiert auf dem Papier oder im Dateinamen des Fotos. Wer die Vereinsbuchhaltung mit einer Software wie Webling führt, lädt das Foto der Quittung direkt zur Buchung hoch oder trägt dort einfach die Belegnummer ein. Der Kassier legt die Belege jede Woche ab, denn ein Papierstapel von vierzig Belegen im Dezember lässt sich nicht mehr zuverlässig einer Zahlung zuordnen.

Was tut der Kassier, wenn ein Beleg unklar ist?

Nicht jeder Beleg ist sofort klar. Wenn eine Position unklar ist oder ein Betrag nicht zum Budget passt, fragt der Kassier bei der Person nach, die die Ausgabe ausgelöst hat, bevor er zahlt. In vielen Vereinen bewilligt bei grösseren Anschaffungen zusätzlich das zuständige Vorstandsmitglied den Beleg, etwa mit einer kurzen Unterschrift oder einem Vermerk darauf. Ab welchem Betrag das gilt, legt jeder Verein selbst fest.

Wer gibt eine Zahlung im Verein frei?

Die Zahlung braucht eine Vollmacht und, je nach Unterschriftsberechtigung, eine zweite Unterschrift. Am häufigsten ist die Kollektivunterschrift zu zweien: Zwei Vorstandsmitglieder zeichnen gemeinsam, etwa Kassier und Präsidentin, damit keine einzelne Person allein eine Zahlung auslösen kann.

Wie bucht der Kassier einen Beleg?

Nach der Zahlung ordnet der Kassier den Beleg einem Konto im Kontenplan zu, etwa Miete, Material oder Kommunikation. Die Quittung für die Trainingsbälle landet unter «Material», mit der Belegnummer 47 direkt daneben.

Eine Buchung ohne Beleg gehört nicht in die Buchhaltung, egal wie klein der Betrag. Genau das prüft der Revisor bei der Revision im Verein: ob zu jeder Buchung ein Beleg existiert. In Webling bekommt der Revisor dafür einen eigenen Zugang mit reinen Leserechten und sieht zu jeder Buchung den angehängten Beleg.

Was ist ein Eigenbeleg, und wann braucht ihn der Verein?

Ein Eigenbeleg, auch Ersatzbeleg genannt, ersetzt eine verlorene oder nie ausgestellte Quittung. Ihn schreibt die Person, die das Geld ausgegeben hat. Er bleibt eine Notlösung für den Einzelfall. Wenn der Verkäufer eine Kopie schicken kann, ist sie der bessere Beleg.

Auf den Eigenbeleg gehören:

• das Datum der Ausgabe und der Betrag
• wofür und bei wem das Geld ausgegeben wurde
• warum der Originalbeleg fehlt
• das Datum, an dem der Eigenbeleg entsteht, und die Unterschrift der Person, die ihn ausstellt

Für die verlorene Quittung der Trainingsbälle schreibt der Trainer einen Eigenbeleg: 3. März, 340 Franken, zehn Trainingsbälle, Quittung verloren, dazu seine Unterschrift.

Warum sollte der Kassier laufend buchen?

Der Zahlungsablauf im Verein funktioniert nur, wenn der Kassier laufend bucht. Eine Quittung in der Woche zu buchen, in der sie kommt, dauert fünf Minuten. Zwanzig Belege im Dezember kosten einen Nachmittag. Und manchmal fehlt eine Erklärung, die niemand mehr geben kann.

In Webling liest der Kassier dafür jede Woche die Datei seiner Bank ein, übernimmt die Bankbewegungen mit wenigen Klicks und hängt die Belege an.