Die Vereinssoftware, die auch der nächste Vorstand noch öffnet
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Was ist eine Vereinssoftware?
Eine Vereinssoftware ist ein Programm, in dem ein Verein Mitglieder, Beiträge, Buchhaltung, Termine und Kommunikation an einem Ort verwaltet. Der ganze Vorstand arbeitet mit denselben Daten, meist direkt im Browser. Die Rechnung für den Jahresbeitrag entsteht aus der Mitgliederliste, und die Zahlung landet ohne zweite Erfassung in der Buchhaltung.
In vielen Vereinen liegt die Mitgliederliste in Excel, die Kasse in einem Programm auf dem PC des Kassiers und das Protokoll im Postfach des Aktuars. Das geht gut bis zur nächsten Übergabe. Dann bekommt die neue Kassierin einen USB-Stick und ein Passwort, das nur ihr Vorgänger kannte.
Ab wann lohnt sich eine Vereinssoftware?
Mehrere Personen pflegen Mitgliederdaten
Der Kassier gleicht Zahlungen von Hand ab
Im Vorstand steht eine Übergabe an
Adressänderungen kommen per E-Mail
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Worauf solltest du bei der Auswahl einer Vereinssoftware achten?
Liegen Mitglieder, Rechnungen und Buchhaltung in einer Software?
Entsteht die Rechnung in einem Programm und wird die Zahlung in einem anderen verbucht, tippt jemand jeden Betrag zweimal ab.
Bei Webling: Rechnungen und Zahlungen sind mit der Buchhaltung verbunden. Eine eingegangene Zahlung ist bereits verbucht.
Kostet jeder zusätzliche Benutzer extra?
Steigt der Preis pro Login, arbeitet am Ende wieder nur eine Person im System, und die anderen schicken ihr E-Mails.
Bei Webling: Jedes Abo enthält unbegrenzt viele Benutzer:innen.
Sind alle Funktionen im Preis enthalten?
Manche Anbieter verkaufen Buchhaltung, Mitgliederportal oder E-Mail-Versand als Zusatzmodul. Vergleiche den Preis mit allen Modulen, die dein Verein braucht.
Bei Webling: Jedes Abo ab 100 Mitgliedern enthält alle Funktionen. Extra kostet nur der SMS-Versand.
Wie viel Buchhaltung muss euer Kassier können?
Ein allgemeines Buchhaltungsprogramm setzt Soll und Haben voraus und kennt keine Mitglieder. Für einen kleinen Verein genügt oft eine Liste der Einnahmen und Ausgaben. Wer eine Bilanz, ein Budget oder die MWST abrechnet, braucht eine doppelte Buchhaltung.
Bei Webling: Doppelte Buchhaltung mit fertigem Kontenrahmen, Budget und MWST. Der Buchungsassistent führt durch schwierige Buchungen, und bei wiederkehrenden Zahlungen schlägt Webling Konto und Buchungstext selbst vor. Was das Gesetz verlangt und wann eine einfache Rechnung reicht, steht im Ratgeber Vereinsbuchhaltung.
Kennt die Software QR-Rechnung und camt?
Schweizer Mitglieder zahlen mit der QR-Rechnung, und die Bank liefert den Kontoauszug als camt-Datei. Prüf das besonders bei Software, die für Deutschland gebaut ist.
Bei Webling: Webling erstellt QR-Rechnungen mit Vereinslogo, liest camt.053-Dateien von praktisch allen Schweizer Banken ein und verbucht TWINT-Zahlungen über RaiseNow.
Wo liegen die Daten, und wer hat Zugriff?
Mitgliederdaten sind Personendaten. Dein Verein braucht einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung und sollte wissen, in welchem Land die Server stehen.
Bei Webling: Eigene Server in einem Rechenzentrum in der Schweiz, tägliche verschlüsselte Backups und Login mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. Die Zusatzvereinbarung zur Datenverarbeitung deckt nDSG und DSGVO ab.
Gibt es die Software auf Französisch und Italienisch?
In vielen Vorständen und Verbänden arbeiten Leute aus mehreren Sprachregionen zusammen. Läuft die Software nur auf Deutsch, bleiben die Sektionen in der Romandie und im Tessin aussen vor.
Bei Webling: Vorstand und Mitglieder stellen Webling im Menü auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch um.
Läuft die Software in der Cloud oder auf einem einzelnen PC?
Ein Programm, das auf einem einzigen PC installiert ist, geht mit diesem PC. Wer das Amt übernimmt, muss es erst auf dem eigenen Rechner einrichten, samt Lizenz und Datenbank.
Bei Webling: Webling ist eine Cloud-Vereinssoftware und läuft im Browser, auf Windows, macOS, Linux, Tablets und Smartphones. Installiert wird nichts.
Lassen sich Rechte pro Amt vergeben?
Die Trainerin braucht die Telefonnummern ihrer Gruppe, die Buchhaltung braucht sie nicht. Der Aktuar pflegt die Adressen und muss nicht buchen können.
Bei Webling: Rechte pro Mitgliedergruppe und Bereich, lesend oder schreibend, für alle Mitglieder oder nur für eine Gruppe.
Kann der übrige Vorstand in die Kasse schauen?
Sieht nur der Kassier die Buchhaltung, fällt ein Fehlbetrag erst an der Revision auf oder gar nicht. Präsidium und Revisor brauchen Einblick, ohne etwas zu verändern.
Bei Webling: Präsidium und Revisor bekommen Lesezugriff auf die Buchhaltung. Das Änderungsprotokoll zeigt, wer welche Buchung geändert hat.
Kommst du jederzeit an deine Daten?
Wechselst du später die Software, brauchst du einen vollständigen Export. Frag danach, bevor du deine Mitgliederliste importierst.
Bei Webling: Mitgliederdaten exportierst du jederzeit nach Excel, Bilanz und Erfolgsrechnung als PDF oder Excel. Über die REST-API holst du die Daten auch automatisiert ab.
Was kostet eine Vereinssoftware?
Die meisten Anbieter rechnen nach der Anzahl Mitglieder ab, manche zusätzlich pro Benutzer oder pro Modul. Vergleiche deshalb den Preis für deine Mitgliederzahl mit allen Funktionen, die ihr braucht.
Webling kostet ab 14.90 CHF pro Monat im Jahresabo und ist bis 50 Mitglieder gratis, mit eingeschränkten Funktionen. Jedes Abo ab 100 Mitgliedern enthält alle Funktionen, der Preis richtet sich nach der Anzahl Mitglieder.
Im Preis von Webling sind E-Mail-Support, Backups, Updates und unbegrenzt viele Benutzer:innen enthalten. Extra kostet nur der SMS-Versand. Zur Mitgliederzahl zählen alle Adressen in eurem Webling, auch Sponsoren und Lieferanten.
Gibt es eine kostenlose Vereinssoftware?
Gratisversion eines Anbieters
Webling ist bis 50 Mitglieder gratis, mit Mitgliederverwaltung, Mitgliederportal und Kalender.
Nachteile
- Eingeschränkter Funktionsumfang.
Open-Source-Software
Programme wie JVerein oder Admidio kosten keine Lizenz, und der Verein bestimmt selbst, wo die Daten liegen.
Nachteile
- Jemand im Verein installiert die Software und spielt die Updates ein.
- Backups und Datensicherheit liegen beim Verein.
- Hilfe gibt es im Forum der Community, einen Support mit Antwortzeit nicht.
- Gibt die zuständige Person ihr Amt ab, fehlt das Wissen für den Betrieb.
Excel und Word
Excel und Word hat fast jeder Verein schon, und eine Mitgliederliste ist an einem Abend angelegt.
Nachteile
- Arbeiten zwei Personen an der Liste, gibt es zwei Stände.
- Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltung gleichst du von Hand ab.
- Die Datei liegt auf einem PC oder in einem privaten Postfach.
- Mitglieder können ihre Adresse nicht selbst ändern.
Eine Mitgliederliste für den ganzen Vorstand
Beiträge verrechnen und verbuchen in einem Durchgang
Für jedes Amt der passende Zugang
Die Mitglieder pflegen ihre Daten selbst
Was hilft, wenn niemand Kassier werden will?
«Da nun ein Kassierwechsel ansteht und die neue Kassierin das Datenbankprogramm „Access“ wohl nicht auf ihrem Rechner hat, muss ich mich nach etwas Neuem umsehen.»
Die Arbeit verteilt sich auf mehrere Logins
Das Wissen steht im System
Belege hängen an der Buchung
Die Übergabe ist ein neues Login
Welche Vereinssoftware passt zu welchem Verein?
Sportverein
Musikverein, Chor und Kulturverein
Gemeinnütziger Verein
Verband mit Sektionen
Kleiner Verein
Teste Webling unverbindlich
Wie wechselt ein Verein zu einer neuen Vereinssoftware?
Aufschreiben, wer was macht
Notier, wer im Verein Rechnungen verschickt, Adressen nachführt und die Buchhaltung prüft. Daraus ergeben sich später die Rechte.Datenfelder anlegen
Neben Name und Adresse braucht dein Verein vielleicht Mitgliedsart, Eintrittsdatum oder IBAN. Diese Felder legst du an, bevor du importierst.Mitgliederliste importieren
Exportier die Liste aus Excel oder der alten Software und lade sie in Webling hoch. Du ordnest die Spalten den Feldern zu und teilst die Mitglieder danach in Gruppen ein.Buchhaltung einrichten
Wähl einen Kontenrahmen, ergänze fehlende Konten und erfasse die Eröffnungssalden aus dem letzten Abschluss.Vorstand einladen
Jede Person bekommt ein eigenes Login mit den Rechten, die ihr Amt braucht.
Wer arbeitet mit Webling?
Rund 9000 Vereine verwalten ihre Mitglieder mit Webling, vom Elternverein bis zum kantonalen Sportverband. Zu den Verbandspartnern gehören der Zürcher Turnverband, der Zürcher Kantonalverband für Sport, BirdLife Zürich und Swiss Taekwondo.
Entwickelt wird Webling seit 2008 in Winterthur. Der Support beantwortet deine Fragen an Werktagen per E-Mail, ohne Aufpreis. Stimmen von Vereinen findest du bei den Referenzen.