Mitgliederbeiträge verrechnen, in einem Durchgang
Webling berechnet den Beitrag aus den Mitgliederdaten, verschickt die QR-Rechnungen und markiert sie beim Bankabgleich als bezahlt.
Jetzt testenDie Liste mit den Häkchen kannst du löschen.
In vielen Vereinen führt der Kassier eine zweite Liste: wer bezahlt hat, mit einem Häkchen daneben. Die Rechnungen liegen in einer Datei, die Zahlungen im E-Banking, und dazwischen steht diese Liste. Sie stimmt nur, solange jemand sie nachführt. In Webling hängen Rechnung und Zahlung am Mitglied, und du siehst den offenen Betrag neben der Adresse.
Webling berechnet den Betrag aus den Mitgliederdaten
Webling berechnet den Betrag aus den Mitgliederdaten: aus der Gruppenzugehörigkeit, dem Lizenzstatus oder der Trainingsteilnahme. Du legst die Sätze einmal fest, danach stellt Webling allen Mitgliedern in einem Durchgang Rechnung.
QR-Rechnung mit eigenem Logo
Sobald die QR-IBAN deines Vereinskontos hinterlegt ist, trägt jede Rechnung den Schweizer QR-Code und dein Vereinslogo. Als Serien-Mail geht sie mit persönlicher Anrede raus, und im eigenen Serienbrief-Editor gestaltest du die gedruckte Fassung.
Zahlungen ordnen sich selbst zu
Du liest den Kontoauszug als camt.053 ein, und Webling ordnet die Zahlungen den offenen Rechnungen zu. Dank ISO 20022 (CAMT) klappt das mit praktisch allen Schweizer Banken.
Du siehst, wer noch nicht bezahlt hat
In der Rechnungsliste steht zu jedem Mitglied, ob die Rechnung offen, teilweise bezahlt oder bezahlt ist. Den säumigen Mitgliedern schickst du aus der Liste heraus eine Mahnung.
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Webling berechnet den Beitrag aus den Mitgliederdaten
Den Beitragssatz legst du einmal fest, je nach Gruppe, Lizenzstatus oder Trainingsteilnahme. Danach stellst du den Jahresbeitrag allen Mitgliedern in einem Durchgang in Rechnung. Wechselt ein Junior zu den Aktiven, steht auf seiner nächsten Rechnung der Aktivbeitrag, ohne dass du etwas nachträgst.
Beitrag nach Gruppe, Lizenzstatus oder Trainingsteilnahme
Serienrechnung für eine Gruppe, eine gespeicherte Suche oder den ganzen Verein
Mehrere Positionen auf einer Rechnung, etwa Beitrag plus Kursgebühr
Einzelne Mitglieder mit abweichendem Betrag oder Ehrenmitgliedschaft
Dieselbe Rechnung für Postfach und Briefkasten
Die Vorlage gestaltest du einmal, mit Logo, Farben und eigenen Texten, und die Rechnung sieht aus wie das Briefpapier deines Vereins. Platzhalter setzen für jedes Mitglied Anrede, Vorname oder ein anderes Feld aus den Mitgliederdaten ein. Danach geht jede Rechnung als Serien-Mail raus oder in den Druck für den Postversand.
Logo, Farben und Texte im Serienbrief-Editor gestalten
Platzhalter für Anrede, Name und weitere Mitgliederfelder
Dieselbe Vorlage für E-Mail und Postversand
Der Abgleich läuft über den Kontoauszug
Beim Geldeingang hört die Handarbeit auf. Den Kontoauszug liest du ein, von praktisch jeder Schweizer Bank. Webling ordnet die Zahlungen den offenen Rechnungen zu und markiert sie als bezahlt. Übrig bleiben die Mitglieder, denen du eine Mahnung schickst.
CAMT- oder CSV-Datei der Bank importieren
Webling ordnet die bezahlten Mitgliederbeiträge der richtigen Person zu
Jede Rechnung ist verbucht, die Buchhaltung stimmt ohne zweite Erfassung
Die QR-Rechnung erstellt Webling automatisch
Deine Mitglieder scannen den Code und bezahlen im E-Banking, ohne eine einzige Zahl abzutippen.
Personalisierte QR-Rechnung mit eigenem Vereinslogo
Versand per E-Mail als PDF oder gedruckt
Referenznummer pro Rechnung, damit die Zahlung eindeutig zugeordnet wird
Die Rechnung per TWINT begleichen
Mit einem kostenlosen RaiseNow-Konto erweiterst du den QR-Code, und deine Mitglieder bezahlen die Rechnung mit dem Handy. RaiseNow überweist die Zahlungen auf euer Vereinskonto, und über den RaiseNow-Import gleichst du sie in Webling ab.
QR-Rechnung mit TWINT-Code anreichern
Kostenloses RaiseNow-Konto für den Empfang
Über denselben Import gleichst du PayPal- und Kreditkartenzahlungen aus dem RaiseNow Hub ab
Auch für Spenden und Sammlungen an Vereinsanlässen, siehe TWINT für Vereine
Mahnungen gehen wie die Rechnungen raus
Wer nicht bezahlt hat, steht in der Rechnungsliste. Die Mahnung verschickst du von dort auf demselben Weg wie die Rechnung, als Serien-Mail oder gedruckt.
Offene Rechnungen als Empfängerliste
Mahnung per E-Mail, als Brief oder per SMS
Dieselbe Vorlage wie für die Rechnung
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Tipps von Vereinsexpert:innen zu den Beitragsrechnungen
Unsere Vereinsexpert:innen unterstützen dich bei den Beitragsrechnungen. Hier findest du ihre wichtigsten Tipps.
Räum die Mitgliederliste auf, bevor du die Rechnungen erstellst
Austritte per Jahresende und Eintritte aus dem Dezember entscheiden darüber, wer überhaupt eine Rechnung bekommt. Prüf dabei die E-Mail-Adressen, denn eine Rechnung an eine tote Adresse fällt dir sonst erst auf, wenn du mahnst.
Regle vorher, was Neumitglieder unter dem Jahr zahlen
Wer im Oktober eintritt, will selten den ganzen Jahresbeitrag zahlen. Leg einmal fest, ob es der volle, der halbe oder ein anteiliger Beitrag ist, sonst entscheidest du jeden Fall einzeln.
Verschicke die Beitragsrechnung früh im Jahr
Viele Vereine rechnen erst nach der Generalversammlung ab. Wer die Rechnung stattdessen im Januar verschickt, hat das Geld auf dem Konto, bevor der Verein die ersten Rechnungen bezahlt, und muss vor der Generalversammlung nicht mehr mahnen.
Schreib auf die Rechnung, bis wann du das Geld brauchst
Eine Rechnung ohne Datum bleibt liegen. Nenn eine Frist. Wann du mahnst, legst du gleich mit fest. Was gilt, wenn jemand gar nicht zahlt, steht in euren Statuten, und dort schaust du besser vor der Generalversammlung nach als danach.
Erinnere zuerst, mahne danach
Wer nicht bezahlt hat, hat die Rechnung oft einfach vergessen. Schick zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung. Die Mahnung bleibt für alle, die auch darauf nicht reagieren.
Häufige Fragen zu Rechnungen und Beiträgen
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