Vereins­buchhaltung online mit Webling

Präsidium und Revisoren sehen von überall dieselben Zahlen, und beim Wechsel im Vorstand bleibt die Buchhaltung beim Verein. Webling verbindet sie mit Mitgliederliste und QR-Rechnung.
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Online-Vereinsbuchhaltung auf einem Smartphone, das auf einem Holztisch liegt

Was ist eine Vereinsbuchhaltung?

Die Vereinsbuchhaltung ist die Buchführung eines Vereins über seine Einnahmen, Ausgaben und sein Vermögen. Sie zeigt den Mitgliedern, was mit ihrem Geld geschieht, und ist für jeden Verein Pflicht (Art. 69a ZGB). Der Kassier führt sie im Auftrag des Vorstands, die Revisoren prüfen die Jahresrechnung, und die Generalversammlung genehmigt sie.

In vielen Vereinen besteht die Buchhaltung aus einer Excel-Datei, einem Bundesordner mit Quittungen und dem E-Banking des Kassiers. Jede Ablage stimmt für sich. Zwei Wochen vor der GV sucht trotzdem jemand den Beleg zu einer Buchung vom März.

Hier sind einige der 9000+ Vereine, die mit Webling ihre Vereinsarbeit und den Vorstand stärken:

Muss ein Verein in der Schweiz eine Buchhaltung führen?

Ja, jeder Verein führt Buch über Einnahmen, Ausgaben und Vermögen. Am Ende des Vereinsjahres legt der Kassier der Generalversammlung die Jahresrechnung vor, nachdem die Revisoren sie geprüft haben. Die Belege bewahrt der Verein zehn Jahre auf.

Jede Zahlung buchen

Jede Einnahme und jede Ausgabe mit Datum, Betrag, Konto und Beleg erfassen. So zeigt die Buchhaltung jederzeit, wie viel Geld auf dem Konto und in der Kasse liegt.

Jahresrechnung an der GV

Aus den Buchungen entsteht die Jahresrechnung. Der Kassier legt sie vor, und die Generalversammlung genehmigt sie und entlastet den Vorstand.

Revisoren nach Statuten

Wer die Rechnung prüft, bestimmen die Statuten. Meist sind es zwei Mitglieder. Eine Revisionsstelle verlangt das Gesetz nur in Ausnahmefällen. Worauf die Revisoren achten, steht in der Checkliste für die Revision im Verein.

Belege zehn Jahre aufbewahren

Quittungen, Rechnungen und Kontoauszüge bleiben zehn Jahre beim Verein, auch die eines Kassiers, der längst zurückgetreten ist. PDF und Foto genügen, am besten direkt an der Buchung.
Gesetzesartikel und Grenzwerte stehen im Abschnitt Rechtliche Grundlagen weiter unten.

Milchbüchlein oder doppelte Buchhaltung: was braucht euer Verein?

Gesetzlich reicht den meisten Vereinen ein Milchbüchlein. Die doppelte Buchhaltung zeigt aber mehr: welche Beiträge im Dezember noch offen sind, was das Zeltmaterial noch wert ist und ob das Grümpelturnier Gewinn gemacht hat. Mit der richtigen Software ist sie nicht mehr Arbeit als ein Milchbüchlein.

Milchbüchlein

Jede Einnahme und jede Ausgabe steht in einer Liste, wie auf einem Kontoauszug.

Das zeigt sie

  • wie viel Geld auf dem Konto und in der Kasse liegt
  • was der Verein eingenommen und ausgegeben hat

Doppelte Buchhaltung

Jeder Betrag steht auf zwei Konten, und am Jahresende entstehen daraus Bilanz und Erfolgsrechnung.

Das zeigt sie

  • alles, was das Milchbüchlein zeigt
  • welche Mitglieder noch nicht bezahlt haben
  • was Material und Vereinslokal wert sind
  • ob ein Anlass Gewinn oder Verlust gemacht hat
So sieht die doppelte Buchhaltung in Webling im Alltag aus: Für die Hallenmiete von 300 Franken wählst du die Konten «Miete» und «Bank», tippst den Betrag ein und hängst die Quittung an. Die Beitragsrechnungen erstellt Webling aus der Mitgliederliste. Liest du den Kontoauszug ein, ordnet Webling die bezahlten Beiträge den Rechnungen zu, und für die übrigen Zahlungen schlägt es Konto und Buchungstext vor. Mehr zur doppelten Buchhaltung für Vereine steht im Vereinswissen.

Welcher Kontenplan passt für einen Verein?

Ein Vereinskontenplan braucht nur so viele Konten, wie der Vorstand für seine Entscheide auseinanderhalten will. Die Bilanzkonten ergeben sich aus dem, was der Verein besitzt und schuldet. Bei Ertrag und Aufwand ist der Verein frei. Weniger Konten heisst weniger Fehlbuchungen.

Aktiven

Was gehört dem Verein?

  • Kasse
  • Bank- oder Postkonto
  • Offene Mitgliederbeiträge
  • Material und Mobiliar

Passiven

Was schuldet der Verein, und was bleibt ihm?

  • Offene Rechnungen
  • Darlehen
  • Vereinsvermögen

Ertrag

Woher kommt das Geld?

  • Mitgliederbeiträge
  • Spenden und Sponsoring
  • Einnahmen aus Anlässen
  • Beiträge von Gemeinde und Verband

Aufwand

Wofür gibt der Verein Geld aus?

  • Miete und Hallenkosten
  • Anlässe
  • Versicherungen und Verbandsbeiträge
  • Porto, Druck und Büromaterial
In Webling wählst du einen fertigen Kontenrahmen, etwa den KMU-Kontenrahmen, und löschst, was dein Verein nicht braucht. Kontonummern sind freiwillig. Die Leitfragen für einen eigenen Kontenplan stehen in der Anleitung zum Kontenplan.

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Worauf solltest du bei einer Buchhaltungssoftware für Vereine achten?

Prüf zuerst, ob die Buchhaltung mit der Mitgliederliste verbunden ist, denn sonst tippt jemand jeden Mitgliederbeitrag zweimal ab. Danach zählen die Belege, die Nachvollziehbarkeit für die Revision und der Schweizer Zahlungsverkehr.

  1. Ist die Buchhaltung mit der Mitgliederliste verbunden?

    Ein allgemeines Buchhaltungsprogramm kennt keine Mitglieder. Die Beitragsrechnungen entstehen woanders, und der Kassier überträgt jede Zahlung von Hand.

    Bei Webling: Webling stellt die Beiträge aus der Mitgliederliste in Rechnung, und eine eingegangene Zahlung ist bereits verbucht. Wie das im Detail läuft, zeigt die Seite Rechnungen und Mitgliederbeiträge.

  2. Hängt der Beleg an der Buchung?

    Ein Kassier wünscht sich im Forum einer Vereinssoftware, die Belege «nicht mehr in einem Bundesordner sammeln, sondern gerne digital als PDF ablegen» zu können. Liegen Quittungen und Buchungen an zwei Orten, fehlt bei der Revision immer ein Stück.

    Bei Webling: Quittung und Rechnung lädst du direkt zur Buchung hoch. Der Revisor öffnet die Buchung und sieht den Beleg daneben.

  3. Liest die Software den Kontoauszug ein?

    «Gehen 100 Einzahlungen ein sind das 100 manuelle Buchungen», schreibt ein Leser im Webling-Blog. Ohne Referenz auf der Rechnung bleibt nur der Betrag, und den ordnet jemand von Hand zu.

    Bei Webling: Webling liest den Kontoauszug als camt.053 oder camt.054 von praktisch allen Schweizer Banken ein und ordnet Zahlungen mit QR-Referenz der richtigen Rechnung zu. Bei den übrigen Zahlungen schlägt Webling Konto und Buchungstext vor.

  4. Kommen TWINT und PayPal sauber in die Buchhaltung?

    Ein Kassier im Buchhaltungsforum stellt fest, dass RaiseNow die TWINT-Zahlungen «erst eine Woche später in einer Transaktion auf unser Bankkonto überweist». Auf dem Kontoauszug steht dann eine Summe statt vieler einzelner Zahlungen.

    Bei Webling: Über den RaiseNow-Import kommt jede einzelne Zahlung in die Buchhaltung, für TWINT, PayPal und Kreditkarte. Die Sammelgutschrift auf dem Bankkonto verbuchst du über ein Durchlaufkonto, siehe TWINT für Vereine.

  5. Sieht die Revision jede Änderung?

    Wird eine Buchung nachträglich korrigiert oder gelöscht, wollen die Revisoren wissen, wer das war und wann.

    Bei Webling: Webling speichert von jeder Buchung und jeder Rechnung die Originalversion und jede spätere Änderung, auch Löschungen. Die Liste liegt im Archiv der Buchhaltung, das du nach jedem Jahresabschluss herunterlädst.

  6. Können Präsidium und Revisoren lesen, ohne zu ändern?

    Sieht nur der Kassier die Buchhaltung, fällt ein Fehlbetrag erst an der Revision auf oder gar nicht.

    Bei Webling: Präsidium und Revisoren bekommen Lesezugriff auf die Buchhaltung. Jedes Abo enthält unbegrenzt viele Benutzer:innen, auch für die Revision.

  7. Rechnet die Software die MWST ab?

    Mehrwertsteuerpflichtig wird ein Verein ab 100'000 Franken Umsatz im Jahr. Nicht gewinnstrebige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine sowie gemeinnützige Institutionen erst ab 250'000 Franken (Art. 10 MWSTG).

    Bei Webling: Die Steuersätze hinterlegst du einmal. Beim Erfassen des Belegs berechnet Webling die MWST und wertet sie pro Quartal und Steuersatz aus, als Grundlage für die Abrechnung.

  8. Lassen sich Anlässe und Sektionen getrennt auswerten?

    Das Grümpelturnier soll seine eigene Rechnung haben, und die Erfolgsrechnung des ganzen Vereins muss trotzdem stimmen.

    Bei Webling: Kostenstellen trennen Anlässe und Bereiche. Für Sektionen mit eigener Kasse führst du mehrere getrennte Buchhaltungen im selben Webling, ab Webling 500 sind es zehn.

  9. Kommst du jederzeit an alle Zahlen?

    Wechselt der Verein später die Software, braucht er Buchungen, Belege und Berichte vollständig.

    Bei Webling: Das Archiv der Buchhaltung enthält die Auswertungen, alle Buchungen, die Belege, die Rechnungs-PDFs und die Änderungsliste in einer ZIP-Datei.

Am meisten verrät ein Test mit den eigenen Zahlen. Erfasse im Testabo die Eröffnungssaldi und eine Handvoll Buchungen vom letzten Monat und schau, ob die Erfolgsrechnung stimmt.
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Was kostet eine Buchhaltungssoftware für Vereine?

Rechne den Preis auf Franken pro Mitglied und Jahr um. So vergleichst du Angebote, auch wenn das eine pro Benutzer und das andere pro Mitglied abrechnet. Prüf dabei, ob Beitragsrechnungen, Bankimport, Zugang für die Revisoren und Speicher für die Belege im Preis enthalten sind.

Webling kostet ab 14.90 CHF pro Monat im Jahresabo und ist bis 50 Mitglieder gratis, mit eingeschränkten Funktionen. Jedes Abo ab 100 Mitgliedern enthält alle Funktionen, der Preis richtet sich nach der Anzahl Mitglieder.

Wie viele Mitglieder verwaltest du?

Webling 10014.90CHF pro Monat, mit Jahresabo

  • Mitgliederverwaltung bis 100 Adressen
  • Buchhaltung
  • Mitgliederportal
  • Kalender
  • 2 getrennte Buchhaltungen / Mandanten
  • 4 GB Speicher
  • Unbegrenzt Benutzer
  • E-Mail Support inbegriffen
Alle Funktionen
Alle Preise von Webling im Überblick
Preise pro Monat in CHF. Die Zahl im Abo-Namen ist die maximale Anzahl Mitglieder, Webling Free gilt bis 50 Mitglieder. Jedes Abo ab 100 Mitgliedern enthält alle Funktionen.
AboJahresaboMonatsabo
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Webling 5000199.90235.00
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Webling Free ist bis 50 Mitglieder gratis und eingeschränkt. Enthalten sind:

  • Mitgliederverwaltung bis 50 Adressen
  • Testversion Buchhaltung
  • Ohne E-Mailversand
  • Mitgliederportal
  • Kalender
  • 4 MB Speicher
  • Unbegrenzt Benutzer
  • E-Mail Support inbegriffen

Mehr als 10'000 Mitglieder? Schreib an support@webling.ch

Ein Turnverein mit 180 Mitgliedern braucht Webling 250 und zahlt 310.80 CHF im Jahr, also 1.73 CHF pro Mitglied.

In der Gratisversion bis 50 Mitglieder gibt es sie nur als Testversion. Unbegrenzt viele Benutzer:innen sind in jedem Abo dabei, auch für Präsidium und Revisoren.

Wie läuft ein Buchhaltungsjahr in Webling ab?

Das Vereinsjahr beginnt mit den Schlusssalden des Vorjahres und endet mit der Jahresrechnung an der Generalversammlung. Dazwischen liegen Beiträge, Belege und Kontoauszüge.

  1. Kontenplan und Eröffnung

    Du wählst einen Kontenrahmen, etwa den KMU-Kontenrahmen, und passt ihn an. Nach dem Jahresabschluss übernimmt Webling die Schlusssalden als Anfangssaldi ins neue Jahr.

  2. Beiträge in Rechnung stellen

    Webling berechnet den Beitrag aus den Mitgliederdaten und erstellt die QR-Rechnungen in einem Durchgang, für den Versand per E-Mail oder Post.

  3. Belege laufend erfassen

    Eine Ausgabe buchst du mit Betrag, Konto und Beleg. Bei schwierigen Fällen wie transitorischen Buchungen führt dich der Buchungsassistent.

  4. Kontoauszug einlesen

    Die camt-Datei der Bank ordnet die Zahlungen den offenen Rechnungen zu. Wer noch nicht bezahlt hat, bekommt aus der Rechnungsliste eine Mahnung.

  5. Jahresabschluss

    Bilanz und Erfolgsrechnung erstellst du mit wenigen Schritten, auf Wunsch mit dem Vorjahr daneben. Danach schliesst du die Buchungsperiode und lädst das Archiv herunter.

  6. Revision und Generalversammlung

    Die Revisoren prüfen mit Lesezugriff direkt in Webling. Die Jahresrechnung exportierst du als PDF für die GV.
Alle Funktionen der Buchhaltung im Detail

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Was macht der Kassier im Verein?

Der Kassier führt die Vereinsbuchhaltung im Auftrag des Vorstands. Er stellt die Beiträge in Rechnung, bezahlt die Rechnungen des Vereins, bucht die Belege und legt am Ende des Vereinsjahres die Jahresrechnung vor. Wie viel er allein ausgeben darf, regeln Statuten oder ein Finanzreglement.

Beiträge einfordern

Beitragsrechnungen verschicken, die Zahlungseingänge überwachen und säumige Mitglieder mahnen.

Rechnungen bezahlen

Rechnungen prüfen und bezahlen, im Rahmen der Ausgabenkompetenz und der Unterschriftenregelung.

Laufend buchen

Belege sammeln und buchen, sobald sie anfallen, und nicht erst im Dezember.

Budget vorbereiten

Für das neue Vereinsjahr ein Budget aufstellen, über das die Generalversammlung abstimmt.

Jahresrechnung vorlegen

Bilanz und Erfolgsrechnung erstellen, der Revision die Unterlagen geben und die Rechnung an der Generalversammlung erklären.

Steuern im Blick behalten

Die Steuererklärung des Vereins einreichen, wenn der Kanton sie verlangt, und bei Bedarf die MWST abrechnen.

Wie übergibt der Kassier die Buchhaltung?

Die Nachfolgerin bekommt ein eigenes Login und findet die Vorjahre so, wie sie gebucht wurden, mit Belegen und Änderungsliste. Einen Bundesordner, einen USB-Stick oder ein Passwort braucht sie dafür nicht.
«Da ich noch nicht lange Kassier von diesem Verein bin, kann ich nicht sagen wie die aktuellen Werte zustanden gekommen sind und habe auch noch keine Antwort dazu von meinem Vorgänger.»
Ein neuer Kassier im Buchhaltungsforum, Januar 2019

Jede Zahl hat ihren Beleg

Die Quittung hängt an der Buchung. Die Nachfolgerin sieht zu jedem Betrag, woher er kommt, auch für Buchungen von vor drei Jahren.

Die Änderungsliste zeigt den Weg

Im Archiv steht zu jeder Buchung, wer sie wann geändert hat. Damit lässt sich jede Buchung der letzten Jahre nachvollziehen, ohne den Vorgänger zu fragen.

Rechte statt Passwörter

Die Nachfolgerin bekommt ein Login mit den Rechten des Kassiers. Der Vorgänger behält Lesezugriff oder gar keinen, und niemand gibt ein Passwort weiter.

Ein kurzes Übergabeprotokoll

Festhalten müsst ihr nur noch, was nicht in Webling steht: Bargeld in der Kasse, Kontostand am Stichtag und die Vollmachten bei der Bank.

Rechtliche Grundlagen der Vereinsbuchhaltung in der Schweiz

Die Buchführungspflicht des Vereins steht in Art. 69a ZGB, die Regeln des Obligationenrechts gelten sinngemäss. Wie viel ein Verein davon erfüllen muss, hängt davon ab, ob er im Handelsregister steht und wie gross er ist.

Buchführungspflicht (Art. 69a ZGB)

Der Vorstand führt die Geschäftsbücher des Vereins. Die Vorschriften des Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung gelten sinngemäss.

Milchbüchlein genügt (Art. 957 Abs. 2 OR)

Vereine, die sich nicht ins Handelsregister eintragen müssen, führen nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch.

Handelsregister (Art. 61 Abs. 2 ZGB)

Ins Handelsregister muss ein Verein, der für seinen Zweck ein kaufmännisches Gewerbe betreibt oder revisionspflichtig ist, etwa weil er dauerhaft ein öffentliches Restaurant führt. Ein Fest mit Festwirtschaft zählt nicht dazu. Dann führt er die Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung.

Revisionspflicht (Art. 69b ZGB)

Eine ordentliche Revision braucht ein Verein, der in zwei Jahren hintereinander zwei von drei Grössen überschreitet: 10 Millionen Franken Bilanzsumme, 20 Millionen Franken Umsatz und 50 Vollzeitstellen. Eine eingeschränkte Revision kann ein Mitglied verlangen, das persönlich haftet oder nachschusspflichtig ist.

Aufbewahrung (Art. 958f OR)

Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Revisionsbericht bewahrt der Verein zehn Jahre auf. Bücher und Belege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit wieder lesbar sind. Der Revisionsbericht wird schriftlich und unterzeichnet aufbewahrt.

Gewinnsteuer (Art. 71 Abs. 2 und Art. 56 DBG)

Bei der direkten Bundessteuer bleiben Gewinne eines Vereins unter 5000 Franken steuerfrei. Gemeinnützige Vereine können sich befreien lassen. Die Kantone haben eigene Freigrenzen.

Mehrwertsteuer (Art. 10 MWSTG)

Mehrwertsteuerpflichtig wird ein Verein ab 100'000 Franken Umsatz im Jahr. Nicht gewinnstrebige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine sowie gemeinnützige Institutionen erst ab 250'000 Franken.
Das ist eine Übersicht und keine Rechtsberatung. Was eure Statuten zur Jahresrechnung und zur Revision festlegen, gilt zusätzlich.

Wer führt seine Buchhaltung mit Webling?

Rund 9000 Vereine arbeiten mit Webling, vom Quartierverein mit einem Bankkonto bis zum Verband mit mehreren Sektionen. Zu den Verbandspartnern gehören der Zürcher Turnverband, der Zürcher Kantonalverband für Sport, BirdLife Zürich und Swiss Taekwondo.

Entwickelt wird Webling seit 2008 in Winterthur, auf eigenen Servern in zwei Rechenzentren in Zürich. Der Support beantwortet deine Fragen zur Buchhaltung an Werktagen per E-Mail, ohne Aufpreis.

Häufige Fragen zur Vereinsbuchhaltung

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Stand der Angaben: Oktober 2026

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