Austritt aus dem Verein: die Checkliste für den Vorstand

Ein Austritt aus dem Verein ist in einem Satz erklärt: «Ich trete zum Jahresende aus.» Bei den meisten Mitgliedern muss der Vorstand danach nur den Namen aus der Liste streichen und prüfen, ob noch Rechnungen offen sind.

Hatte die Person dagegen einen Aufgabenbereich, etwa Sponsoring oder die Website, braucht es eine Übergabe, solange sie Kontakte, Zugänge und offene Absprachen noch selbst weitergeben kann. Noch mehr hängt am Austritt eines Vorstandsmitglieds, denn dann muss der Verein jemanden finden, der das Amt übernimmt.

Wie lange es dauert, bis die Kündigung wirksam ist, steht meist in den Statuten, ebenso, bis wann der Mitgliederbeitrag noch geschuldet ist.

Checkliste für den Austritt aus dem Verein

Bei jedem Austritt

• Frist prüfen: Was sagen die Statuten? Steht dort nichts, gilt eine Frist von sechs Monaten zum Jahresende. Kommt eine Kündigung knapp zu spät, mit dem Mitglied reden.
• Prüfen, ob noch Rechnungen offen sind, und wenn nötig die letzte Rechnung stellen.
• Austrittsdatum eintragen oder das Mitglied in die Gruppe «Ehemalige» verschieben.
• Erst wenn das geklärt ist, die Austrittsbestätigung schicken: Dank, Datum des Austritts, offene Punkte.
• Bei langjährigen Mitgliedern: persönlich danken, Ehrung oder Ehrenmitgliedschaft prüfen.

Zusätzlich bei einem Aufgabenbereich

• Nachfolge suchen, die austretende Person nach Ideen fragen.
• Übergabetermin mit beiden festlegen.
• Erst danach Zugänge sperren, Material und Schlüssel zurückholen, Kontaktangaben auf Website und Flyern ersetzen.
• Ohne Nachfolge: Aufgabe verkleinern, Übergangslösung bis zur nächsten GV vereinbaren.

Zusätzlich bei einem Vorstandsmitglied

• Unterschriftenregelung bei der Bank anpassen.
• Ersatz regeln: Der Vorstand setzt bis zur nächsten GV selbst jemanden ein, oder eine ausserordentliche Versammlung wählt, je nach Statuten.

Wie bestätigt der Vorstand einen Austritt aus dem Verein?

Mit der Kündigung hat sich das Mitglied zwar verabschiedet, doch die Antwort des Vorstands bleibt als letzter Eindruck vom Verein hängen. Wer sich fair verabschiedet fühlt, empfiehlt den Verein eher weiter oder unterstützt ihn später wieder als Sponsor.

Deshalb beantwortet der Vorstand jede Kündigung, auch wenn die Statuten das nicht verlangen. In der Austrittsbestätigung dankt er dem Mitglied zuerst, nennt dann das Datum, ab dem der Austritt wirksam wird, und weist auf offene Punkte hin, etwa noch offene Beiträge oder Schlüssel, die zurückkommen müssen.

Eine persönliche Zeile zahlt sich zusätzlich aus, denn ein Austritt ist selten für immer. Dafür reicht ein einziger Satz, etwa: «Danke, dass du all die Jahre das Sommerturnier organisiert hast.»

Vorlage für die Austrittsbestätigung

Auf das Austrittsschreiben eines Mitglieds kann der Vorstand etwa so antworten:

Liebe Anna

Danke, dass du in den letzten fünf Jahren das Sommerturnier organisiert hast. Ohne dich hätte es viele Turniere nicht gegeben.

Deinen Austritt aus dem Verein bestätigen wir zum 31. Dezember 2026. Den Mitgliederbeitrag für dieses Jahr hast du bereits bezahlt. Offen ist nur noch der Hallenschlüssel: Kannst du ihn bis Monatsende bei Marco abgeben?

Wir würden uns freuen, dich bei einem Turnier wieder einmal zu sehen.

Herzliche Grüsse
Sandra, Präsidentin

Was muss der Vorstand beim Austritt eines einfachen Mitglieds tun?

Bei einem Mitglied ohne Aufgabenbereich erledigt der Vorstand vor der Bestätigung nur noch das:

• Mitgliederliste anpassen und Austrittsdatum eintragen.
• Letzte Rechnung stellen, wenn noch Beiträge offen sind.

Wer diese zwei Punkte abhakt, hat den Fall erledigt, denn ohne Aufgabenbereich gibt es weder Zugänge noch Material, die zurückkommen müssten. In einer Mitgliederverwaltung wie Webling trägt der Vorstand das Austrittsdatum in ein eigenes Datenfeld ein oder verschiebt das Mitglied in eine Gruppe «Ehemalige», statt es gleich zu löschen. So kann der ganze Vorstand nachsehen, wer wann ausgetreten ist.

Gelöscht werden Ehemalige trotzdem, meist nach einem bis drei Jahren: Ihre Adressen zählen weiter zum Limit des Abos, und der Datenschutz kann das Löschen ohnehin verlangen. Wer die Liste vorher nach Excel exportiert und in den Webling-Dokumenten ablegt, behält ein Archiv, das nicht mehr zum Limit zählt.

Was gilt, wenn das Mitglied einen Aufgabenbereich hatte?

Hatte das Mitglied einen Aufgabenbereich, etwa das Sponsoring, die Website oder den Platz, sucht der Vorstand zuerst eine Nachfolge. Dann setzt er die austretende Person und die Nachfolge für die Übergabe an einen Tisch. Erst danach sperrt er Zugänge und holt Material und Schlüssel zurück.

Nachfolge finden

Meist kommt so ein Austritt nicht ganz überraschend. Wer an Sitzungen öfter fehlt oder bei der letzten GV gesagt hat, dass es zeitlich knapp wird, hat sich angekündigt. Im besten Fall hat der Vorstand dann schon jemanden im Blick, etwa die Person, die beim letzten Sponsorenlauf mitgeholfen hat. Oft weiss auch die austretende Person selbst am besten, wer passen würde.

Hat der Vorstand niemanden, hilft eine kurze Beschreibung der Aufgabe. Die austretende Person schreibt auf eine A4-Seite, was sie gemacht hat, wie viele Stunden im Monat das ungefähr waren und welche Termine jedes Jahr fix anstehen. Mit dieser Seite fragt der Vorstand gezielt an, am besten im persönlichen Gespräch, denn dort fühlt sich die angefragte Person direkt angesprochen und kann ihre Fragen gleich stellen.

Die Übergabe: beide an einen Tisch

Steht die Nachfolge fest, bringt der Vorstand die beiden zusammen. Der Termin gehört fest in den Kalender, sonst verschiebt er sich zwischen zwei Vorstandssitzungen ins Nichts. Bei der Übergabe gehen die beiden diese Punkte durch:

• Kontakte: Sponsoren, Lieferanten, Hallenvermietung, Ansprechpersonen bei der Gemeinde, jeweils mit Telefonnummer.
• Zugänge: Website, Social-Media-Konten, gemeinsame Ablage. Die Nachfolge meldet sich gleich selbst an und ändert das Passwort.
• Offene Absprachen: was zugesagt ist und was noch auf eine Antwort wartet.
• Termine der nächsten Monate: Vertragsverlängerungen, Anlässe, Rechnungen, die fällig werden.

Die Punkte kommen in ein kurzes Protokoll in der gemeinsamen Ablage. Was dabei nicht im Protokoll steht, geht mit der Person aus der Tür, und niemand merkt das, bis die nächste Sponsorenanfrage unbeantwortet bleibt. Bei derselben Gelegenheit vereinbart der Vorstand, ob die austretende Person für Rückfragen noch erreichbar ist, etwa bis zur nächsten GV.

Zugänge und Material zurückholen

Bis zur Übergabe braucht die austretende Person ihre Zugänge noch. Danach räumt der Vorstand auf:

• Zugänge sperren oder Passwörter ändern: Vereinskonto, gemeinsame Ablage, Mailingliste, Website.
• Vereinsmaterial und Schlüssel zurückfordern und die Rückgabe im Protokoll vermerken.
• Name und Telefonnummer der Person auf Website, Flyern und Kontaktlisten durch die Nachfolge ersetzen.

Wenn sich keine Nachfolge findet

Manchmal meldet sich trotz allem niemand. Dann hilft es, die Aufgabe kleiner zu machen. Der Vorstand geht die A4-Seite durch und streicht, was ein Jahr warten kann: Die Website zeigt nur noch Termine und Kontakt, die bestehenden Sponsoren betreut jemand weiter, neue sucht vorerst niemand. Was übrig bleibt, lässt sich oft auf zwei oder drei Personen verteilen, und für eine kleine Aufgabe von ein paar Stunden im Jahr sagt eher jemand zu als für einen ganzen Aufgabenbereich.

Bis eine Lösung steht, übernimmt ein Vorstandsmitglied das Dringendste, mit einem klaren Ende, etwa bis zur nächsten GV. Ohne dieses Ende wird aus der Übergangslösung schnell ein zweites Amt. Die Zugänge sichert der Vorstand in jedem Fall, auch wenn die Aufgabe ruht, sonst fängt die nächste Person in zwei Jahren bei null an.

Bei der GV kommt die offene Stelle als eigener Punkt auf die Tagesordnung, zusammen mit der Folge, die alle verstehen: Ohne Platzwart markiert vor dem Heimspiel niemand die Linien. Manchmal zeigt die Diskussion auch, dass der Verein die Aufgabe nicht mehr braucht. Dann streicht die GV sie, und der Vorstand hat eine Sorge weniger.

Welche Kündigungsfrist gilt beim Austritt aus dem Verein?

Zuerst gilt die Frist in den Statuten. Steht in den Statuten nichts, gilt Artikel 70 Absatz 2 ZGB: Das Mitglied kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende des Kalenderjahres austreten oder, wenn die Statuten eine Verwaltungsperiode vorsehen, auf deren Ende. Statuten dürfen diese Frist verkürzen, verlängern dürfen sie sie nicht.

Zuerst in den eigenen Statuten nachschauen

Viele Statuten verlangen eine Kündigung zum Ende des Kalenderjahres, mit einer Frist von ein bis drei Monaten davor. Wer diese Frist in den eigenen Statuten nachliest, weiss sofort, ab wann eine Kündigung wirksam wird und ob die austretende Person bis dahin noch Beiträge schuldet.

Im Vereinsalltag ist die Frist allerdings selten so fix, wie sie in den Statuten steht. Kommt eine Kündigung zwei Wochen zu spät, ruft der Vorstand das Mitglied besser an, statt auf dem Stichtag zu beharren und ein weiteres Jahr Beitrag zu verlangen. Im Gespräch lässt sich meist ein Austritt zum Jahresende vereinbaren, und das Mitglied geht im Guten.

Was sonst in die Statuten gehört, steht im Artikel über Statuten für deinen Verein.

Was die Statuten nicht verlangen dürfen

Die gesetzliche Frist lässt sich nicht verlängern, denn das Austrittsrecht gehört zu den Persönlichkeitsrechten und lässt sich nicht wegbedingen. Einen Grund braucht die austretende Person für den ordentlichen Austritt nicht, sie schuldet dem Vorstand keine Erklärung, nur die Einhaltung der Frist.

Muss ein austretendes Mitglied den Mitgliederbeitrag noch zahlen?

Ja, der Beitrag läuft weiter, bis der Austritt wirksam wird. Kündigt ein Mitglied im März und wird der Austritt laut Statuten erst Ende Dezember wirksam, schuldet es den vollen Jahresbeitrag, denn die Mitgliedschaft besteht bis zu diesem Stichtag weiter. Eine anteilige Rückerstattung gibt es nur, wenn die Statuten das ausdrücklich vorsehen.

Am saubersten regeln die Statuten das ausdrücklich, etwa mit dieser Klausel:

«Wer austritt, zahlt den vollen Jahresbeitrag, bis der Austritt gilt. Die Kündigungsfrist beträgt drei Monate zum Ende des Kalenderjahres, die Kündigung muss also bis zum 30. September beim Vorstand sein.»

Kann ein Mitglied fristlos aus dem Verein austreten?

Ja, aus wichtigem Grund. Diesen fristlosen Austritt nennt das Gesetz nicht ausdrücklich, die Rechtsprechung lässt ihn zu, wenn der weitere Verbleib im Verein für das Mitglied unzumutbar wird, etwa nach einem schweren Vertrauensbruch durch den Vorstand.

Das Bundesgericht hat das so entschieden. Der Vorstand kann diesen Austritt nicht ablehnen und muss ihn wie eine ordentliche Kündigung behandeln, nur eben ohne die sonst übliche Frist.

Was ändert sich, wenn ein Vorstandsmitglied austritt?

Tritt ein Vorstandsmitglied aus, reichen die Schritte für ein einfaches Mitglied nicht mehr aus, denn mit dem Amt geht oft die Unterschriftsberechtigung für Bank und Vereinskonto verloren. Die Bank braucht eine neue Unterschriftenregelung, sonst bleiben Zahlungen liegen, bis die nächste Person offiziell eingetragen ist. Manche Statuten erlauben dem Vorstand, bis zur nächsten Generalversammlung selbst jemanden einzusetzen, andere verlangen eine ausserordentliche Versammlung mit der Ersatzwahl auf der Tagesordnung.

Wie sich die Unterschriftsberechtigung im Verein regeln lässt, steht ausführlich im Artikel dazu. Wie der Rücktritt selbst abläuft, samt Rücktritts- oder Demissionsschreiben, erklärt der Artikel zum Rücktritt aus dem Vereinsvorstand.

Wie würdigt der Vorstand ein langjähriges Mitglied beim Austritt?

Wer zwanzig Jahre lang die Kasse geführt oder das Vereinsheim instand gehalten hat, verdient mehr als eine Streichung aus der Mitgliederliste. Ein Dankesbrief oder eine Erwähnung bei der nächsten GV zeigt, dass die Arbeit gesehen wurde. Manche Statuten kennen dafür die Ehrenmitgliedschaft, andere überlassen die Form dem Vorstand.

Die Austrittsbestätigung darf hier ruhig länger und persönlicher ausfallen. Wie sich Verdienste richtig würdigen lassen, ohne jemanden zu vergessen, steht im Artikel über Ehrungen im Verein.