Budget im Verein erstellen: Ganz einfach und Schritt für Schritt

Mit dem Budget im Verein legt die GV fest, wie viel der Verein im Jahr wofür ausgeben darf. Wenn die Mitglieder mehr Geld für die Junioren wollen, erhöhen sie an der GV den Budgetposten für die Junioren. Der Vorstand sieht danach bei jeder Ausgabe, ob sie im Plan liegt. Wenn er Ende Juni Budget und Buchhaltung vergleicht, sieht er schon zur Jahresmitte, ob ein Konto aus dem Ruder läuft.

Wie erstellt man ein Budget im Verein?

Die meisten Vereine erstellen ihr Budget aus den Einnahmen und Ausgaben des Vorjahres. Das hat sich bewährt, weil Einnahmen und Ausgaben eines Vereins von einem Jahr zum nächsten meist ähnlich bleiben. Du nimmst ein Excel mit den Einnahmen und Ausgaben des letzten Jahres, fügst eine Spalte «Budget» an, rundest die Beträge vorsichtig und planst die Änderungen fürs nächste Jahr ein. Danach schaust du, ob das Budget im Minus ist und ob du etwas vergessen hast. Dann geht der Entwurf in den Vorstand.

1. Einnahmen und Ausgaben des Vorjahres kopieren und eine Spalte fürs Budget anfügen
2. Änderungen fürs nächste Jahr einplanen
3. Prüfen, ob das Budget im Plus oder im Minus ist
4. Den Entwurf im Vorstand bereinigen

Schritt 1: Einnahmen und Ausgaben des Vorjahres kopieren und eine Spalte fürs Budget anfügen

Das Budget sieht auf den ersten Blick so aus wie die Einnahmen und Ausgaben des letzten Jahres, einfach mit runden Zahlen. Am einfachsten geht das in Webling, denn dort ist die Budgetplanung in der Buchhaltung schon eingebaut (so geht es in Webling). Sonst nimmst du ein Excel mit den Einnahmen und Ausgaben des letzten Jahres und fügst eine neue Spalte «Budget» ein. So stehen im Budget dieselben Konten wie in der Buchhaltung, also Posten wie «Miete» oder «Anlässe» (mehr dazu im Artikel zum Kontenplan). Nur so lässt sich das Budget während des Jahres einfach mit der Buchhaltung vergleichen.

Dann runde für jedes Konto den Betrag des Vorjahres, am besten vorsichtig: Runde die Einnahmen etwas ab und die Ausgaben etwas auf. Damit hast du den grössten Teil deines Budgets schon geschafft.

Schritt 2: Änderungen fürs nächste Jahr einplanen

Geh jetzt jedes Konto durch und frag dich: Weiss ich heute schon, dass dieses Konto im nächsten Jahr höher oder tiefer ausfällt? Der Vermieter hat einen Aufschlag angekündigt oder Neumitglieder sind seit dem Herbst dazugekommen. Trag den neuen Betrag in die Spalte «Budget» ein. In eine dritte Spalte «Begründung» schreibst du kurz, warum sich der Betrag ändert, zum Beispiel «Mietaufschlag laut Brief des Vermieters». Für Konten ohne Änderung belässt du einfach den Wert aus Schritt 1.

Dann frag dich: Gibt es im nächsten Jahr aussergewöhnliche Ausgaben, an die ich noch nicht gedacht habe? Etwa für ein Jubiläum oder die Sanierung der Clubhütte. Budgetiere sie auf dem Konto, auf das sie gehören, und schreib in die Spalte «Begründung», welcher Teil des Betrags einmalig ist. Ohne diese Bemerkung verzerren sie den Vorjahresvergleich: Im Folgejahr sähe es so aus, als hätte der Verein bei «Anlässe» 3’000 Franken gespart.

Schritt 3: Prüfen, ob das Budget im Plus oder im Minus ist

Zieh die Ausgaben von den Einnahmen ab. Dann siehst du, wie viel Gewinn oder Verlust dein Verein budgetiert hat. Budgetiere wenn möglich einen Gewinn. Wenn das Budget einen Verlust zeigt, wirf einen Blick aufs Vereinsvermögen: Reicht es, um das Minus zu decken? Spätestens an der GV will das jemand wissen.

Wenn nicht, schau, ob ihr etwas einsparen oder die Einnahmen erhöhen könnt, zum Beispiel mit einem Antrag auf einen höheren Mitgliederbeitrag.

Schritt 4: Den Entwurf im Vorstand bereinigen

Leg den Entwurf an einer Vorstandssitzung vor. Notier dir die Fragen, die dort gestellt werden, denn genau die kommen vermutlich an der GV wieder. Der Vorstand hilft dir ausserdem, Vergessenes zu ergänzen: Vielleicht plant jemand ein Projekt, von dem du noch gar nichts wusstest. Danach beschliesst der Vorstand den Entwurf zuhanden der GV. Die Begründungen kommen ins Protokoll, damit sie beim nächsten Budget noch da sind.

So sieht ein fertiges Budget zum Beispiel aus

Für einen Verein mit 150 Mitgliedern und einem Jahresbeitrag von 80 Franken:

So geht es in Webling

In der Vereinsbuchhaltung von Webling ist die Budgetplanung eingebaut. Du erfasst das Budget direkt in der Buchhaltung, auf denselben Konten, auf denen du das ganze Jahr buchst. Die Übersicht zeigt die aktuellen Einnahmen und Ausgaben neben dem Budget. Damit entfallen die Excel-Tabelle aus Schritt 1 und der Abgleich zweier Listen. Für die GV exportierst du einfach die Datei mit der Auswertung.

Das Budget an die GV bringen

Wenn eure Statuten es verlangen, geht das Budget mit der Einladung zur GV an die Mitglieder. Schick es auch sonst mit, dann gibt es für die Teilnehmer an der Generalversammlung weniger Überraschungen.

Das Budget während des Jahres nutzen

Wie funktioniert der Soll-Ist-Vergleich im Verein?

Beim Soll-Ist-Vergleich legst du das Budget (Soll) neben die bisher gebuchten Beträge (Ist). Dann siehst du, wie viel vom Budget bereits ausgegeben oder eingenommen ist. Am besten machst du das regelmässig, Konto für Konto.

Dabei täuschen die Konten, auf denen Geld nur zu bestimmten Zeiten fliesst. Im Beispielverein sind Ende Juni schon 12’100 von 12’400 Franken Mitgliederbeiträgen eingegangen, weil die Rechnungen im Februar verschickt werden. Das ist kein Überschuss. Bei «Anlässe» sind erst 400 von 6’000 Franken ausgegeben, weil das Fest im September stattfindet. Das ist keine Einsparung. Beim Material sind 2’300 von 2’500 Franken weg, und die Trikots für die Herbstsaison fehlen noch. Über dieses Konto muss der Vorstand reden, weil da voraussichtlich deutliche Mehrausgaben anstehen.

In Webling steht das Budget in derselben Übersicht wie die Einnahmen und Ausgaben. Dann legst du im Juni keine zwei Listen mehr nebeneinander, du schaust einfach übers Budget und siehst, was Sache ist.

Ab wann ist eine Budgetabweichung ein Problem?

Kleinere Abweichungen vom Budget sind normal, denn kein Jahr läuft genau nach Plan. Wichtig wird eine Abweichung erst, wenn sich abzeichnet, dass ein Konto bis Ende Jahr deutlich über dem Budget landet. Dann gehört es an die nächste Vorstandssitzung.

Wenn eine Ausgabe nicht im Budget steht oder deutlich teurer wird, muss der Vorstand das besprechen. Je nach Betrag braucht es einen Nachtragskredit, also einen Beschluss, der das Budget erhöht. Wer ihn beschliessen darf, regeln die Statuten und die Finanzkompetenzen des Vorstands.

Dasselbe gilt, wenn Einnahmen wegfallen, etwa weil ein Sponsor abspringt. Dann entscheidet der Vorstand, ob der Verein sparen muss oder andere Massnahmen braucht.

Warum bringt ein Budget Disziplin in den Verein?

Mit einem Budget plant der Verein grössere Ausgaben, bevor das Geld fliesst. Wer im Lauf des Jahres etwas kaufen will, das nicht im Budget steht, muss es zuerst im Vorstand begründen. So landen spontane Anschaffungen auf dem Tisch, solange man noch Nein sagen kann.

Für die Kassierin ist das Budget auch bei der Revision ein wichtiges Mittel. Jede Ausgabe im Rahmen des Budgets hat die GV vorher genehmigt, und für Abweichungen liegt eine Begründung im Protokoll. Die Kassierin muss deshalb keine Rechnung aus dem Gedächtnis rechtfertigen.

Wo kann der Verein kürzen, wenn das Geld nicht reicht?

Wenn der Verein sparen muss, zeigt das Budget, was er sich leisten kann. Ein Teil der Konten ist fest: Miete, Nebenkosten, Versicherungen und Verwaltung zahlt der Verein, egal wie das Jahr läuft. Kürzen lässt sich nur bei den übrigen Konten, etwa bei Anlässen, Material oder Kommunikation.

Im Beispielverein kosten die festen Konten zusammen 9’400 Franken. Die Mitgliederbeiträge von 12’400 Franken decken sie und lassen 3’000 Franken Spielraum. Alles darüber, vom Material bis zum Jubiläum, bezahlt der Verein mit Sponsoring und Reserven. Fällt ein Sponsor weg, sieht der Vorstand damit sofort, bei welchen Konten er ansetzen muss.

Budget, Ist und Vorjahr im Jahresabschluss

Im Jahresabschluss, den du der GV vorlegst, stellst du drei Spalten nebeneinander: die Rechnung des Vorjahres, das Budget und die Rechnung des abgelaufenen Jahres. Dazu kommt das neue Budget, als vierte Spalte oder auf einem eigenen Blatt.

Der Revisor prüft die Rechnung, bevor er seinen Revisionsbericht schreibt. Die Budgetspalte zeigt ihm, bei welchen Konten er nachfragen sollte, nämlich bei denen mit grosser Abweichung. Wenn er fragt, antwortet die Kassierin mit dem Satz, den der Vorstand zu dieser Abweichung ins Protokoll geschrieben hat.

Im nächsten Januar beginnt Schritt 1 mit dem Jahresabschluss dieses Jahres. Dann liegen die Begründungen vom letzten Mal im Protokoll, und du siehst, ob die fünf Neumitglieder geblieben sind und ob der Vermieter tatsächlich 300 Franken mehr verlangt hat.

Häufige Fragen

Was darf der Vorstand ausgeben, solange die GV das Budget nicht genehmigt hat?

Das regeln die Statuten. Wenn sie nichts dazu sagen, handhabt ihr es so, wie es der Verein in den Vorjahren gemacht hat.

Darf ein Budget ein Defizit ausweisen?

Ja, aber nur als Ausnahme. Grundsätzlich sollte ein Budget ausgeglichen sein. Wenn es doch ein Defizit zeigt, legst du es offen vor und schreibst unter das Ergebnis, woraus du es deckst. Bleibt das Defizit auch ohne einmalige Posten, gehört ein Antrag auf einen höheren Beitrag auf die Traktandenliste.

Was passiert, wenn der Vorstand das Budget überschreitet?

Das hängt von den Statuten und den Finanzkompetenzen des Vorstands ab. Je nach Verein braucht er für eine grössere Überschreitung einen Nachtragskredit. Sonst muss er die Überschreitung an der nächsten GV erklären, und sie kommt bei der Entlastung des Vorstands zur Sprache.

Muss das Budget mit der Einladung verschickt werden?

Wenn die Statuten es verlangen, ja. Wir empfehlen es in jedem Fall, weil die Mitglieder dann vorbereitet an die GV kommen.

Wie oft sollte man Soll und Ist vergleichen?

Mindestens zweimal: Ende Juni und beim Jahresabschluss. Vor einer grossen Ausgabe lohnt sich ein zusätzlicher Blick.

Was ist der Unterschied zwischen Budget und Finanzplan?

Das Budget plant die Einnahmen und Ausgaben eines Jahres. Ein Finanzplan zeigt, wann Geld auf dem Konto ein- und ausgeht. Kleine Vereine kommen mit dem Budget aus.

Kann man pro Abteilung budgetieren?

Ja. Gib jeder Abteilung dieselben Konten in einer eigenen Spalte oder Kostenstelle und zähl sie zum Vereinsbudget zusammen.