Digitale Tools können die Vereinsarbeit stark vereinfachen. Man spart Zeit und Nerven und die Zusammenarbeit im Team wird einfacher und besser. Als Verein sollte man sich also mit der Digitalisierung auseinandersetzen. Doch wie kannst du bei einem solchen Projekt vorgehen? Hier findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du deinen Verein digitalisierst.
Anleitung zur Digitalisierung des Vereins
Bei Digitalisierungsprojekten ist es wichtig, nicht einfach draufloszuarbeiten. Überlege zuerst, welche Schritte wichtig sind und wie dein Verein mit den vorhandenen Ressourcen möglichst viel erreicht. Digitalisierungsprojekte brauchen ein methodisches Vorgehen, sonst können sie schnell sehr chaotisch werden, was für alle Beteiligten frustrierend ist.
Schritt 1: Projektteam zusammenstellen
Für eine erfolgreiche Digitalisierung soll sich jemand verantwortlich fühlen. Deshalb ist es wichtig, Personen zu bestimmen, die sich der Sache annehmen: ein Projektteam. Dieses setzt sich idealerweise aus Vorstandsmitgliedern und engagierten Vereinsmitgliedern zusammen. Vielleicht lässt sich sogar eine Person mit IT-Hintergrund aus dem Verein für das Team gewinnen.
Schritt 2: Wichtigen Bereiche evaluieren
In einem zweiten Schritt macht das Projektteam eine Bestandsaufnahme: Welche Bedürfnisse, Prozesse und Arbeiten gibt es im Verein? Welche davon könnt ihr digitalisieren?
In vielen Vereinen sind vor allem die Bereiche der Mitgliederbetreuung (interne Kommunikation, Terminkalender), externe Kommunikation (Website, Social Media, usw.) und der Vereinsverwaltung (Buchhaltung, Mitgliederdaten usw.) wichtig. Aber je nach Art des Vereins kann das auch anders aussehen.
Fragt die Bedürfnisse der Mitglieder und des Vorstands ab, um die einzelnen Digitalisierungsbereiche zu identifizieren. Berücksichtigt hier die Struktur, die Werte und die Geschichte eures Vereins. Im Anschluss könnt ihr die Bereiche priorisieren.
Schritt 3: Planung und Budgetierung des Digitalisierungsprojekts
Nach der Priorisierung der Bereiche geht es an die Planung. Erstellt dazu einen Zeitplan mit Meilensteinen und eine Budgetplanung. Wichtig ist hier, dass ihr eure eigenen Ressourcen gut einschätzt und euch überlegt, was ihr tatsächlich umsetzen könnt.
Beachtet bei der Budgetplanung, dass professionelle Tools kostenpflichtig sind. Im Gegensatz zu selbst gebastelten Lösungen lohnen sie sich aber. Sie sind oft sehr gut auf Vereine zugeschnitten und dein Verein kann sie flexibel auf die eigenen Bedürfnisse anpassen. Zudem werden sie sehr zuverlässig weiterentwickelt. Ausserdem bleibt das Know-how nicht in einer Hand und geht auch bei einer Amtsübergabe nicht verloren.
Schritt 4: Umsetzung
Hier geht’s los: Sucht für den ersten Bereich Tools, probiert diese aus und bewertet sie. Vitamin B, die Fachstelle für Vereine, hat eine übersichtliche Liste über mögliche Tools für Vereine.
Holt bereits in dieser Testphase die Verantwortlichen im Verein ab und geht langsam, Schritt für Schritt vor. Wenn ihr zu schnell vorgeht, riskiert ihr das Scheitern des Projekts. Denn oft werden neue digitale Tools nicht auf Anhieb akzeptiert. Vor allem bei Vereinsmitgliedern, die nicht so digital unterwegs sind, braucht es manchmal etwas mehr Zeit und Feingefühl.
Schritt 5: Analyse und Auswertung
Nachdem ihr ein Teilprojekt umgesetzt habt, ist es wichtig, genau hinzuschauen, ob dies auch sinnvoll war. Prüft in einer Nachbesprechung, ob ihr wirklich die richtige Lösung gefunden habt und euer Verein den entsprechenden Nutzen aus der Digitalisierung zieht. Es ist auch sinnvoll zu evaluieren, inwieweit die Budget- und Zeitplanung eingehalten wurde und wo es Probleme gab. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse können für zukünftige Projekte sehr wertvoll sein.
Die Zusammenarbeit im Verein wird einfacher und macht mehr Spass. Dein Verein erreicht seine Mitglieder einfacher und ihr könnt administrative Aufgaben effizient erledigen.
Digitalisierung als fortlaufender Prozess
Digitalisierung ist aber immer ein kontinuierlicher Prozess. Deshalb sollte sich ein Verein immer wieder mit dem Thema Digitalisierung auseinandersetzen. Das liegt vor allem daran, dass sich sowohl die Technologien als auch die Bedürfnisse der Vereinsmitglieder ändern. Wo früher eine Information per E-Mail ausreichte, ist heute vielleicht eher eine Diskussion in der Community angebracht.
Ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt hat viele positive Ergebnisse. Vereine können ihre interne Organisation verbessern und effizienter arbeiten. Es kann auch einen wichtigen Beitrag zur Bindung und zum Engagement der Vereinsmitglieder leisten. Ein gutes Beispiel dafür ist auch die Erfolgsgeschichte des FC Kilchberg-Rüschlikon.
Welche Herausforderungen musstet ihr überwinden und welche Tools haben sich dabei als besonders nützlich erwiesen? In welchen Bereichen hat sich die Digitalisierung eures Vereins als besonders nützlich erwiesen?
Kommentar schreiben