Mitgliederkommunikation Strategien, Tools und Tipps

Wer kennt das nicht: Jedes Vereinsmitglied hat eigene Erwartungen und Bedürfnisse an die Vereinskommunikation. Damit alle informiert, eingebunden und zufrieden sind, ist eine gute Kommunikation entscheidend. Sie sorgt für Zusammenhalt und Motivation, aber auch für Klarheit in der Organisation. Wir zeigen dir, worauf du bei der Mitgliederkommunikation in deinem Verein achten solltest und geben dir Werkzeuge und Tipps an die Hand.

Wieso ist Mitgliederkommunikation relevant?

«Eine effiziente Administration ist nur die halbe Miete, wenn es um die Schaffung einer lebendigen Vereinskultur geht,» erklärt Emir Buljina, Präsident des FC Kilchberg Rüschlikons in unserem Artikel. Für ihn ist die Kommunikation mit den Mitgliedern das, was den Verein und die Vereinskultur ausmacht. Denn eine gute Vereinskommunikation bringt ganz viele Vorteile:

• Ein lebendiger Austausch fördert eine lebendige Vereinskultur.
• Mitglieder, die sich einbringen können, sind auch motiviert, ehrenamtliche Aufgaben zu übernehmen.
• Motivierte Mitglieder treten seltener aus, das bedeutet weniger Mitgliederverlust für den Verein.
• Informierte Mitglieder tragen Informationen in ihrem Umfeld weiter und der Verein und sein Engagement haben eine grössere Reichweite.

Was macht gute Mitgliederkommunikation aus?

Eine gute Kommunikation mit den Mitgliedern hat viele Vorteile. Aber was ist in diesem Fall «gut»? Um eine gute Kommunikation in deinem Verein zu haben, solltest du auf jeden Fall diese vier Punkte beachten:

• Klarheit: Schreibe verständlich, breche Themen so herunter, dass deine Mitglieder sie verstehen und verzichte auf ellenlange Texte.
  
• Transparenz: Informiere über alles, was im Verein läuft und versuche so transparent, wie möglich zu sein. Gerade jüngere Generationen erwarten eine faire und transparente Kommunikation.
  
• Regelmässigkeit: Informiere regelmässig, nicht nur zu besonderen Anlässen oder wenn du die Unterstützung deiner Mitglieder brauchst.
  
• Zweiseitige Kommunikation: Die Zeiten der einseitigen Kommunikation sind vorbei. Hole Rückmeldung ein, beziehe die Mitglieder in die Kommunikation mit ein und zeige, dass du sie ernst nimmst.

Das Thema Kommunikation sollte regelmässig im ganzen Vorstand besprochen werden. So könnt ihr für eine regelmässige und transparente Kommunikation sorgen.

Kommunikationsstrategie für die Mitglieder

Eine durchdachte Strategie hilft dir, deine Kommunikation zu strukturieren und deine Mitglieder besser zu erreichen. So gehst du vor:

Zielgruppenanalyse

Wer sind deine Mitglieder? Jüngere Menschen erreichst du oft besser über Social Media oder Apps, während ältere Mitglieder vielleicht E-Mails oder sogar klassische Briefe bevorzugen. Überlege dir, wen du erreichen möchtest, bevor du dich intensiver mit dem «Wie» beschäftigst. Wenn du weisst, wer deine Zielgruppe ist, kannst du leichter Kanäle und Inhalte festlegen.

Kommunikationskanäle
Wähle deine Kanäle klug. Nicht jeder Kanal ist für jede Botschaft geeignet. Hier einige Beispiele:

• E-Mail: Ideal für detaillierte Informationen oder regelmässige Newsletter.
• Messenger-Apps: WhatsApp, Telegramm und Co. sind schnell und direkt, aber eher für kurzfristige Absprachen geeignet. Für wichtige und langfristige Informationen sind sie eher ungeeignet.
• Community-Plattform: Sie bieten eine zentrale Plattform für alle wichtigen Informationen. Diese sind oft auch zweiseitig und die Mitglieder können mit dir und anderen interagieren.
• Social Media: Hier kann man interagieren und auch mit Bildern oder Videos kommunizieren. Beachte unbedingt, dass vielleicht nicht alle Mitglieder auf den entsprechenden Kanälen aktiv sind.

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Kommunikation funktioniert nicht beliebig, mit allen Kanälen und allen beteiligten Personen. Der gewählte Kanal soll auch zu deinen Mitgliedern passen.

Inhalte für die Mitgliederkommunikation

Entwickelt im Team einen Content-Plan. Dieser Redaktionsplan hilft dir, die Inhalte zu organisieren. Du kannst zum Beispiel festlegen, dass jeden Monat ein Newsletter, wöchentliche Social-Media-Posts oder vierteljährliche Umfragen geplant werden. So gehen keine wichtigen Informationen unter.

Verantwortlichkeiten

Wie in jedem Projekt, ist es auch für die Kommunikation relevant, Verantwortlichkeiten festzulegen. Lege fest, wer für welche Kommunikation verantwortlich ist, damit sie Informationen zusammengetragen und nicht vergessen werden.

Mitglieder einbeziehen

Frage deine Vereinsmitglieder nach ihren Interessen. Lass sie Themen vorschlagen oder sogar eigene Inhalte erstellen. Das sorgt nicht nur für Abwechslung, sondern fördert auch das Gemeinschaftsgefühl.

Digitale Tools für die Mitgliederkommunikation

Brieftauben sind in der heutigen Zeit nicht mehr ideal für die Kommunikation mit den Vereinsmitgliedern. Die Digitalisierung der Vereine hat Einzug gehalten und es gibt sehr vielseitige und nützliche digitale Kommunikationstools. Ein paar möchten wir euch hier vorstellen.

• E-Mail-Tools: Mit Programmen wie Mailchimp, CleverReach oder Brevo kannst du professionelle Newsletter gestalten. Verschicke Bilder, Grafiken und sonstige Informationen an deine Mitglieder.
  
• Mitgliederzeitung: Viele Vereinsmitglieder freuen sich über eine regelmässig erscheinende Vereinszeitung. In einer Mitgliederzeitung könnt ihr viele Informationen, Berichte, Wissenswertes und Lustiges veröffentlichen. Die Zeitung kann in gedruckter Form erscheinen, ihr könnt aber auch nur oder zusätzlich eine digitale Version versenden.
  
• Vereinssoftware: Software wie Webling hilft dir, Mitglieder zu verwalten und gleichzeitig mit ihnen zu kommunizieren. Personalisierte E-Mails sind kein Problem und über das Mitgliederportal kannst du News posten, Kalender teilen und mehr.
  
• Messaging-Apps: WhatsApp, Telegram oder Signal sind ideal für kleinere Gruppen oder schnelle Absprachen. Hier ist allerdings Vorsicht geboten, was Datenschutz anbelangt.
  
• Videokonferenzen: Für virtuelle Meetings sind Zoom oder Microsoft Teams sind bewährte Klassiker. Stammtische, Austausche oder Informationsveranstaltungen können auch gut digital abgehalten werden, wenn das deiner Zielgruppe entspricht.
  
• Community-Tools: Da in allen Communitys der Austausch zwischen den Mitgliedern eine wichtige Rolle einnimmt, gibt es Tools, die sich genau darauf spezialisiert hat. Wir empfehlen hier BeUnity auszuprobieren.

Informiert, involviert und motiviert – so geht’s

Newsletter: Mit Informationen über vergangene Aktivitäten und kommende Veranstaltungen. Eventuell direkt mit Link zur Anmeldung oder zum Kalender, damit die Termine direkt eingetragen werden können.

Beispiel: Ein Sportverein nutzt den Newsletter, um wöchentliche Trainingspläne und Berichte von Turnieren zu teilen.

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Ein Vereinsnewsletter, auf den alle sehnsüchtig warten? Wenn du deinen Newsletter spannend gestaltest und formulierst, kann das durchaus passieren (Aus der Netflix-Serie «Bridgerton», wo der Newsletter von Lady Whistledown immer mit Spannung erwartet wird).

Digitale Events: Online-Stammtische, Quiz-Abende oder Livestreams von Vereinsaktivitäten. Diese fördern eine ortsunabhängige Vereinsgemeinschaft. Vor allem für jüngere Vereine geeignet.

Beispiel: Ein Kulturverein organisierte ein virtuelles Konzert mit Beiträgen seiner Mitglieder.

Social Media Gruppe: Bei Facebook oder auch LinkedIn gibt es die Möglichkeit, eine Gruppe zu gründen. Einfach alle Mitglieder einladen und posten, liken und interagieren. So weisst du immer, was deine Vereinsmitglieder beschäftigt, welche Fragen sie haben und kannst deine Vereinserlebnisse auch visuell mit ihnen teilen.

Beispiel: Ein kleiner Umweltverein macht eine Facebook-Gruppe für seine Mitglieder. Sie sind damit informiert, können ihre Fragen stellen und auch ganz einfach Inhalte des Vereins weiter teilen.

Vermeide diese Fehler in der Mitgliederkommunikation

Beklagen sich deine Mitglieder über schlechte Kommunikation? Oder ist diese sogar ein Grund für Vereinsaustritte?

Fehler passieren – wichtig ist, dass du aus ihnen lernst. Hier sind einige Fallstricke, die du vermeiden kannst:

• Zu viele Nachrichten: Wenn du deine Mitglieder mit Informationen überhäufst, hören sie irgendwann nicht mehr zu. Weniger Worte, mehr Wirkung.
  
• Zielgruppen ignorieren: Inhalte sollten immer für die jeweilige Zielgruppe relevant sein. Ältere Mitglieder interessieren sich vielleicht für den letzten Vereinsausflug, während Jüngere mehr über Veranstaltungen und Sportangebote wissen wollen.
  
• Unregelmässigkeit: Verliere nicht die Routine in der Kommunikation. Ein klarer Plan schafft Verbindlichkeit und zeigt, dass du deine Mitglieder ernst nimmst.
  
• Intransparenz: Trotz regelmässiger Kommunikation haben die Mitglieder das Gefühl, schlecht informiert zu sein. Gerade für die jüngere Generation ist Transparenz zentral, denn Verlässlichkeit beginnt mit Transparenz.

Mitgliederkommunikation als Schlüssel für Erfolg

Eine klare und durchdachte Kommunikation ist das Herzstück eines erfolgreichen Vereins. Wer seine Mitglieder regelmässig informiert, deren Bedürfnisse ernst nimmt und sie einbezieht, schafft eine starke Gemeinschaft. Das zahlt sich langfristig aus: zufriedene Mitglieder, weniger Konflikte und ein starker Zusammenhalt.

Welche Erfahrungen hast du mit der Mitgliederkommunikation gemacht? Was klappt in deinem Verein, was nicht?

Wir freuen uns auf deine Meinung in den Kommentaren.